Có một câu hỏi mà khá nhiều doanh nghiệp đặt ra khi tìm thuê dịch vụ vệ sinh văn phòng: Nhân viên vệ sinh có thể làm việc ngay trong giờ hành chính, khi mọi người vẫn đang ngồi làm việc, họp hành và tiếp khách hay không?
Thực ra, đây là chuyện rất bình thường tại nhiều văn phòng hiện nay. Bạn thử nghĩ xem, một công ty có vài chục nhân viên, mỗi ngày hàng trăm lượt ra vào nhà vệ sinh, sử dụng khu vực pha trà, uống cà phê, ăn trưa... Nếu chỉ dọn dẹp một lần vào cuối ngày thì liệu có đủ sạch?
Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa cứ bố trí nhân viên vệ sinh vào giờ hành chính là ổn. Có những công việc hoàn toàn có thể thực hiện khi văn phòng đang hoạt động, nhưng cũng có những hạng mục tốt nhất nên chờ đến lúc mọi người ra về.
Vấn đề nằm ở cách tổ chức công việc. Làm sao để văn phòng luôn sạch sẽ mà nhân viên không cảm thấy bị làm phiền? Hãy cùng Dịch vụ Nhà Sạch tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.
Nhân viên vệ sinh có thể làm việc ngay trong giờ hành chính văn phòng không?
Câu trả lời là có. Nhân viên vệ sinh hoàn toàn có thể làm việc trong giờ hành chính, miễn là lịch trình và phạm vi công việc được doanh nghiệp thống nhất trước.
Trên thực tế, rất nhiều văn phòng bố trí một nhân viên tạp vụ làm việc từ sáng đến chiều, cùng khung giờ với nhân viên công ty. Người này phụ trách thu gom rác, lau dọn khu vực chung, kiểm tra nhà vệ sinh, vệ sinh phòng họp và xử lý những công việc phát sinh.
Điều cần phân biệt ở đây là vệ sinh duy trì và vệ sinh chuyên sâu.
Vệ sinh duy trì thường gồm những công việc nhẹ nhàng, thực hiện hằng ngày, ít gây tiếng ồn. Ngược lại, vệ sinh chuyên sâu có thể cần máy móc công suất lớn, hóa chất chuyên dụng và nhiều không gian thao tác.
Theo kinh nghiệm của tôi, doanh nghiệp không nên đặt câu hỏi đơn giản là có được vệ sinh trong giờ hành chính hay không. Câu hỏi chính xác hơn phải là: Công việc nào nên làm trong giờ hành chính và công việc nào cần chuyển sang thời điểm khác?
Chỉ cần phân chia hợp lý, hai hoạt động hoàn toàn có thể diễn ra song song mà không ảnh hưởng đáng kể đến nhau.
Vì sao nhiều doanh nghiệp muốn bố trí nhân viên vệ sinh trong giờ hành chính?
Lý do đầu tiên là nhu cầu làm sạch phát sinh liên tục.
Một văn phòng có 40 đến 50 nhân viên, chỉ cần mọi người cùng sử dụng khu vực pantry vào giờ nghỉ trưa là đã có khá nhiều rác, cốc bẩn và vết nước trên mặt bàn. Nếu không có người xử lý, khu vực này sẽ nhanh chóng trở nên lộn xộn.
Nhà vệ sinh cũng vậy. Một lần dọn vào đầu giờ sáng khó có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng trong cả ngày, nhất là những văn phòng đông người.
Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp muốn nhân viên vệ sinh có mặt để xử lý những tình huống bất ngờ. Chẳng hạn, khách làm đổ cà phê ở phòng tiếp đón hoặc nhân viên làm rơi thức ăn xuống sàn. Nếu phải chờ đến cuối ngày mới dọn thì thật bất tiện!
Một nguyên nhân khác là vấn đề quản lý. Khi nhân viên vệ sinh làm việc trong giờ hành chính, bộ phận hành chính có thể trao đổi trực tiếp, kiểm tra kết quả và điều chỉnh công việc khi cần.
Ngoài ra, không phải văn phòng nào cũng được phép mở cửa cho đơn vị vệ sinh làm việc sau giờ hành chính. Một số tòa nhà có quy định về thời gian ra vào, đăng ký nhân sự và bảo vệ tài sản.
Vì vậy, bố trí nhân viên vệ sinh ban ngày đôi khi lại là phương án thuận tiện nhất.
Những lợi ích khi nhân viên vệ sinh làm việc cùng giờ với nhân viên văn phòng
3.1. Không gian được duy trì sạch sẽ trong suốt ngày làm việc
Điểm dễ nhận thấy nhất là văn phòng không phải chờ đến cuối ngày mới được dọn dẹp.
Thùng rác đầy sẽ được thu gom, sàn có vết bẩn được xử lý, nhà vệ sinh được kiểm tra thường xuyên. Những việc tưởng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng rất nhiều đến cảm nhận của người sử dụng.
3.2. Kịp thời xử lý các vấn đề vệ sinh phát sinh
Đây là lợi ích tôi đánh giá khá cao.
Ví dụ, một nhân viên vô tình làm đổ nước tại hành lang. Nếu có nhân viên vệ sinh trực, khu vực có thể được đặt biển cảnh báo và lau khô ngay, giảm nguy cơ trơn trượt.
Với những văn phòng có khu vực tiếp khách, việc xử lý nhanh còn giúp giữ hình ảnh chuyên nghiệp.
3.3. Dễ kiểm tra, giám sát và trao đổi công việc
Người phụ trách hành chính có thể phản ánh trực tiếp nếu khu vực nào chưa sạch hoặc cần bổ sung công việc.
Tất nhiên, điều này không có nghĩa phải đứng cạnh giám sát nhân viên vệ sinh cả ngày. Chỉ cần có danh sách công việc và người phụ trách rõ ràng là đủ.
3.4. Hạn chế nhu cầu mở cửa văn phòng ngoài giờ
Làm việc ban ngày giúp giảm nhu cầu bàn giao chìa khóa, thẻ ra vào hoặc bố trí người ở lại giám sát sau giờ làm.
Đối với những doanh nghiệp có nhiều tài liệu nội bộ, đây là yếu tố đáng cân nhắc.
3.5. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp khi tiếp đón khách hàng
Một khu vực lễ tân sạch sẽ, nhà vệ sinh được chăm sóc thường xuyên và phòng họp gọn gàng sẽ tạo ấn tượng tốt hơn với khách hàng.
Không cần mọi thứ phải bóng loáng. Đôi khi chỉ cần không có rác, không có mùi khó chịu và các bề mặt luôn sạch là đã tạo được sự khác biệt.
Những bất tiện có thể xảy ra khi vệ sinh văn phòng trong giờ làm việc
Làm vệ sinh trong giờ hành chính có nhiều lợi ích, nhưng cũng không thể bỏ qua những bất tiện.
Đầu tiên là tiếng ồn. Một chiếc máy hút bụi hoạt động ngay cạnh nhân viên đang trao đổi với khách hàng qua điện thoại chắc chắn sẽ gây khó chịu.
Tiếp theo là vấn đề di chuyển. Văn phòng vốn đã có nhiều người đi lại, nếu nhân viên vệ sinh liên tục đẩy xe dụng cụ hoặc kéo dây điện qua lối đi thì rất dễ ảnh hưởng đến công việc.
Sàn ướt cũng là điều cần đặc biệt chú ý. Tôi cho rằng đây là một trong những rủi ro không nên xem nhẹ. Chỉ một người không để ý bước vào khu vực vừa lau cũng có thể bị trượt ngã.
Ngoài ra còn có mùi hóa chất, bụi phát tán khi làm sạch, tiếng kéo bàn ghế và những tình huống liên quan đến tài liệu trên bàn làm việc.
Một số văn phòng thường xuyên họp trực tuyến hoặc tiếp khách. Nếu nhân viên vệ sinh không nắm được lịch hoạt động, việc dọn dẹp rất dễ gây gián đoạn.
Bởi vậy, vệ sinh trong giờ hành chính cần một kế hoạch cụ thể, chứ không đơn thuần là giao cho nhân viên một cây lau nhà rồi để họ tự làm.
Những công việc vệ sinh phù hợp thực hiện trong giờ hành chính
Không phải tất cả các hạng mục đều cần thực hiện khi văn phòng vắng người. Có khá nhiều công việc phù hợp để duy trì trong ngày.
5.1. Thu gom rác tại các khu vực làm việc
Nhân viên vệ sinh có thể kiểm tra thùng rác, thay túi khi cần và thu gom rác tại những khu vực được phép tiếp cận.
Tuy nhiên, nên hạn chế thu gom vào thời điểm nhân viên đang họp hoặc tiếp khách. Với thùng rác đặt sát bàn làm việc, có thể thống nhất khung giờ cố định để tránh làm phiền.
5.2. Lau bàn ghế, tủ và bề mặt được phép tiếp cận
Những bề mặt chung như bàn tiếp khách, quầy lễ tân, tủ khu vực công cộng có thể được lau trong ngày.
Riêng bàn làm việc cá nhân cần thận trọng hơn. Không nên tự ý nhấc hồ sơ, di chuyển máy tính hoặc sắp xếp lại đồ dùng của nhân viên.
Theo tôi, cách tốt nhất là chỉ lau những khu vực trống, được cho phép hoặc thực hiện khi người sử dụng đã đồng ý.
5.3. Vệ sinh nhà vệ sinh và bổ sung vật tư tiêu hao
Đây là hạng mục rất nên duy trì trong giờ hành chính.
Nhân viên vệ sinh cần kiểm tra bồn cầu, lavabo, gương, sàn, thùng rác và bổ sung giấy vệ sinh, nước rửa tay khi cần.
Tần suất kiểm tra nên dựa vào số lượng người sử dụng thay vì áp dụng một lịch cố định cho mọi văn phòng.
5.4. Lau dọn khu vực pantry, phòng ăn và khu pha chế
Khu vực này thường phát sinh nhiều vết bẩn sau giờ nghỉ giải lao và ăn trưa.
Công việc bao gồm lau mặt bàn, làm sạch bồn rửa, thu gom rác, lau vết nước và xử lý thức ăn rơi trên sàn.
Một lưu ý nhỏ là không nên sử dụng khăn lau nhà vệ sinh để lau khu vực ăn uống. Dụng cụ cần được phân loại rõ ràng nhằm hạn chế nhiễm bẩn chéo.
5.5. Lau cửa kính, tay nắm cửa và các bề mặt tiếp xúc nhiều
Tay nắm cửa, thanh đẩy cửa, công tắc và các bề mặt thường xuyên tiếp xúc cần được lau sạch phù hợp với vật liệu.
Với vách kính, nên chọn thời điểm ít người qua lại để tránh vừa lau xong đã xuất hiện dấu tay.
5.6. Duy trì vệ sinh sảnh, hành lang và khu vực tiếp khách
Sảnh và hành lang là những nơi dễ nhìn thấy bụi, rác và dấu giày.
Nhân viên vệ sinh có thể quét gom rác bằng dụng cụ phù hợp, lau vết bẩn cục bộ và giữ khu vực tiếp khách gọn gàng.
Nếu phải lau ướt diện rộng, cần chia khu vực và đặt biển cảnh báo.
5.7. Xử lý nhanh nước đổ, rác rơi và các vết bẩn phát sinh
Đây là nhóm công việc không nên chờ đến lịch vệ sinh cố định.
Khi có sự cố, nhân viên vệ sinh cần đánh giá mức độ an toàn, đặt cảnh báo nếu cần và xử lý bằng phương pháp phù hợp.
Những sự cố liên quan đến hóa chất không rõ nguồn gốc, vật sắc nhọn hoặc nguy cơ điện phải được báo cho người phụ trách, không tự ý xử lý như vết bẩn thông thường.
Những hạng mục vệ sinh nên chuyển sang ngoài giờ hành chính
Dù có thể vệ sinh văn phòng ban ngày, tôi vẫn khuyên doanh nghiệp nên chuyển một số công việc chuyên sâu sang ngoài giờ.
Chẳng hạn, chà sàn bằng máy công nghiệp có thể tạo tiếng ồn và cần khoảng trống để thao tác. Nếu thực hiện giữa lúc nhân viên đang đi lại liên tục, công việc vừa chậm vừa khó bảo đảm an toàn.
Đánh bóng sàn hoặc phủ hóa chất bảo vệ càng cần được bố trí riêng. Một số sản phẩm yêu cầu thời gian khô, thời gian đóng rắn và điều kiện thông gió cụ thể trước khi đưa khu vực vào sử dụng.
Giặt thảm diện rộng cũng vậy. Thảm cần được làm sạch, hút ẩm và để khô thích hợp. Không nên để nhân viên văn phòng phải đi lại trên thảm còn ẩm.
Các công việc như vệ sinh trần, đèn chiếu sáng, cửa kính trên cao hay di chuyển nhiều bàn ghế cũng nên thực hiện khi khu vực đã được bàn giao.
Tất nhiên, không phải lúc nào cũng bắt buộc làm ngoài giờ. Nếu doanh nghiệp có một khu vực riêng đang tạm ngừng sử dụng, công việc chuyên sâu vẫn có thể tiến hành trong ngày.
Điều quan trọng là phải có đủ không gian, thời gian và biện pháp kiểm soát an toàn.
Nên bố trí nhân viên vệ sinh văn phòng vào khung giờ nào trong ngày?
Không có một lịch làm việc nào phù hợp với tất cả văn phòng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tham khảo cách phân chia dưới đây.
7.1. Đầu giờ sáng trước khi nhân viên bắt đầu làm việc
Đây là thời điểm phù hợp để kiểm tra tổng thể, thu gom rác còn lại, lau các khu vực chung và chuẩn bị nhà vệ sinh.
Nếu nhân viên bắt đầu làm việc lúc 8 giờ, một số hạng mục nên được hoàn thành trước thời điểm đó.
7.2. Giữa buổi sáng khi các khu vực chung bắt đầu phát sinh rác
Khoảng giữa buổi, nhân viên vệ sinh có thể kiểm tra khu pha chế, phòng họp vừa sử dụng và các thùng rác chung.
Nên ưu tiên công việc nhẹ, không gây tiếng ồn.
7.3. Giờ nghỉ trưa khi mật độ sử dụng bàn làm việc giảm
Đây thường là thời điểm thuận lợi để lau một số khu vực làm việc hoặc hành lang.
Tuy nhiên, cần nhớ rằng giờ nghỉ trưa cũng là lúc khu vực ăn uống đông người nhất. Vì vậy, không nên bố trí vệ sinh pantry đúng lúc mọi người đang dùng bữa.
7.4. Đầu giờ chiều để vệ sinh khu ăn uống và nhà vệ sinh
Sau giờ nghỉ trưa, công việc nên tập trung vào phòng ăn, bàn ăn, bồn rửa và nhà vệ sinh.
Các vết thức ăn, nước uống cần được xử lý sớm để tránh bám lâu hoặc phát sinh mùi.
7.5. Cuối giờ chiều khi lượng nhân viên giảm dần
Cuối ngày là thời điểm phù hợp để thu gom rác, làm sạch sàn ở các khu vực đã vắng người và kiểm tra những hạng mục còn lại.
Ví dụ với văn phòng làm việc từ 8h đến 17h:
| Thời gian |
Công việc gợi ý |
| 8h - 9h |
Kiểm tra nhà vệ sinh, sảnh và khu vực chung |
| 9h - 11h |
Thu gom rác, lau bề mặt, kiểm tra pantry |
| 11h - 13h |
Nghỉ và luân phiên vệ sinh các khu vực phù hợp |
| 13h - 14h |
Vệ sinh pantry, khu ăn uống |
| 14h - 16h |
Duy trì nhà vệ sinh, xử lý phát sinh |
| 16h - 17h |
Thu gom rác, kiểm tra và hoàn thiện công việc |
Đây chỉ là lịch tham khảo, không phải định mức bắt buộc. Thời gian nghỉ và thời lượng làm việc thực tế cần được bố trí theo hợp đồng, quy định lao động và lịch hoạt động của doanh nghiệp.
Cách vệ sinh văn phòng trong giờ hành chính mà không làm gián đoạn công việc
Muốn vệ sinh trong giờ hành chính hiệu quả, trước tiên phải hiểu cách văn phòng vận hành.
Một văn phòng chuyên làm việc với khách hàng qua điện thoại sẽ có yêu cầu khác với văn phòng thiết kế hoặc bộ phận xử lý hồ sơ.
Vì vậy, trước khi phân ca, người phụ trách nên khảo sát những khu vực thường xuyên sử dụng, khung giờ đông người và thời điểm diễn ra các cuộc họp.
Tiếp theo là chia khu vực vệ sinh. Không nên để nhân viên làm việc theo kiểu thấy chỗ nào bẩn thì chạy đến chỗ đó, trừ các tình huống cần xử lý ngay.
Có thể phân chia khu vực chung, nhà vệ sinh, pantry, phòng họp và khu bàn làm việc. Mỗi khu vực có thời điểm và phương pháp vệ sinh riêng.
Dụng cụ cũng rất quan trọng. Trong giờ hành chính, nên ưu tiên khăn microfiber, cây lau phù hợp, xe dụng cụ gọn và thiết bị có độ ồn thấp.
Khi cần sử dụng máy hút bụi, tốt nhất nên chọn thời điểm khu vực ít người hoặc trao đổi trước với người phụ trách.
Một nguyên tắc tôi luôn đánh giá cao là không tự ý động vào tài liệu và thiết bị của khách hàng. Bàn làm việc có thể còn bụi, nhưng việc tự ý di chuyển hồ sơ quan trọng để lau sạch bằng mọi giá lại không phải cách làm chuyên nghiệp.
Và đừng quên biển cảnh báo sàn ướt. Đây là vật dụng nhỏ nhưng rất cần thiết.
Quy định về an toàn, bảo mật và tác phong của nhân viên vệ sinh trong văn phòng
9.1. Không tự ý xem, chạm hoặc di chuyển tài liệu công việc
Trong văn phòng có thể có hợp đồng, hồ sơ nhân sự, giấy tờ tài chính và nhiều thông tin nội bộ.
Nhân viên vệ sinh chỉ nên làm sạch trong phạm vi được phép. Khi gặp tài liệu cần di chuyển, phải hỏi người phụ trách thay vì tự quyết định.
9.2. Không sử dụng thiết bị, máy tính và đồ dùng cá nhân
Không được tự ý sử dụng máy tính, điện thoại, máy in hoặc các thiết bị thuộc tài sản của khách hàng.
Ngay cả việc rút phích cắm thiết bị để thuận tiện lau sàn cũng cần được xem xét và xin phép.
9.3. Đảm bảo an toàn khi dùng hóa chất và dụng cụ vệ sinh
Hóa chất phải được sử dụng đúng hướng dẫn, đúng nồng độ và đúng bề mặt.
Không pha trộn tùy tiện các loại hóa chất, đặc biệt là sản phẩm chứa clo với axit hoặc amoniac. Nhân viên cần được hướng dẫn sử dụng phương tiện bảo hộ phù hợp.
9.4. Không làm ảnh hưởng đến các cuộc họp và hoạt động tiếp khách
Khi phòng họp đang sử dụng, nhân viên vệ sinh không nên tự ý đi vào.
Nếu cần xử lý sự cố khẩn cấp, nên báo trước cho người phụ trách để phối hợp.
9.5. Tuân thủ nội quy tòa nhà, đồng phục và quy trình ra vào
Nhân viên cần tuân thủ quy định nhận diện, đăng ký ra vào, di chuyển dụng cụ, sử dụng thang máy và tập kết rác.
Tác phong lịch sự, giao tiếp vừa đủ và hạn chế gây tiếng động cũng là những yêu cầu rất quan trọng.
So sánh vệ sinh văn phòng trong giờ hành chính và ngoài giờ hành chính
Mỗi phương án có ưu điểm riêng. Không nên mặc định vệ sinh ban ngày luôn tốt hơn hoặc vệ sinh ngoài giờ lúc nào cũng hiệu quả hơn.
| Tiêu chí |
Trong giờ hành chính |
Ngoài giờ hành chính |
| Ảnh hưởng đến nhân viên |
Cần sắp xếp hợp lý |
Thường ít hơn |
| Xử lý sự cố phát sinh |
Nhanh nếu có người trực |
Phụ thuộc lịch trực |
| Giám sát công việc |
Dễ trao đổi trực tiếp |
Cần nghiệm thu hoặc kiểm tra |
| Vệ sinh chuyên sâu |
Bị giới hạn ở khu vực đông người |
Thuận lợi hơn |
| Kiểm soát ra vào |
Có thể có người quản lý tại chỗ |
Cần bàn giao và phân quyền |
| Chi phí |
Theo ca và phạm vi |
Có thể phát sinh phụ phí ngoài giờ |
Với văn phòng nhỏ, ít người, vệ sinh một lần đầu giờ hoặc cuối ngày có thể đáp ứng nhu cầu.
Ngược lại, những văn phòng đông nhân sự, thường xuyên tiếp khách hoặc có khu vực ăn uống sử dụng liên tục sẽ phù hợp hơn với phương án có nhân viên vệ sinh duy trì trong ngày.
Theo tôi, lựa chọn hợp lý nhất trong nhiều trường hợp là kết hợp cả hai: vệ sinh duy trì vào ban ngày và thực hiện các công việc chuyên sâu theo lịch riêng.
Những văn phòng nào phù hợp thuê nhân viên vệ sinh trong giờ hành chính?
Trước hết là các văn phòng vừa và nhỏ, có nhu cầu giữ sạch không gian chung hằng ngày nhưng không cần sử dụng nhiều máy móc công nghiệp.
Nhóm tiếp theo là văn phòng có đông nhân viên. Khi số lượng người sử dụng nhà vệ sinh, khu pha chế và phòng ăn lớn, việc bố trí nhân viên vệ sinh trong giờ hành chính sẽ thuận tiện hơn.
Văn phòng giao dịch, trung tâm chăm sóc khách hàng hoặc nơi thường xuyên đón tiếp đối tác cũng nên cân nhắc phương án này. Những khu vực khách hàng nhìn thấy cần được duy trì sạch sẽ liên tục.
Đối với văn phòng coworking, nhu cầu còn đặc biệt hơn. Một không gian có nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng thường phát sinh rác và nhu cầu vệ sinh tại các khu vực chung trong suốt ngày làm việc.
Ngoài ra, một số văn phòng trong tòa nhà có quy định kiểm soát ra vào nghiêm ngặt cũng ưu tiên bố trí người làm vệ sinh ban ngày để dễ quản lý.
Tuy nhiên, văn phòng có yêu cầu bảo mật cao, nhiều cuộc họp quan trọng hoặc các khu vực nghiên cứu chuyên biệt cần được đánh giá riêng. Có thể chỉ cho phép vệ sinh khu vực chung trong giờ hành chính, còn khu vực hạn chế sẽ thực hiện theo lịch bàn giao.
Doanh nghiệp nên thuê nhân viên vệ sinh theo giờ, theo ca hay toàn thời gian?
12.1. Thuê vệ sinh theo giờ cho văn phòng ít người
Với văn phòng nhỏ, ít phát sinh rác, doanh nghiệp có thể thuê nhân viên vệ sinh trong một khoảng thời gian nhất định mỗi ngày.
Phương án này phù hợp khi chủ yếu cần thu gom rác, lau sàn, vệ sinh nhà vệ sinh và làm sạch khu vực chung.
12.2. Thuê nhân viên vệ sinh bán thời gian cho văn phòng quy mô vừa
Một số văn phòng cần vệ sinh vào đầu giờ sáng, sau giờ nghỉ trưa hoặc cuối buổi chiều.
Khi đó, bố trí ca bán thời gian có thể giúp đáp ứng nhu cầu mà không cần nhân viên hiện diện liên tục.
12.3. Bố trí nhân viên vệ sinh toàn thời gian cho văn phòng đông người
Với những văn phòng có lượng người sử dụng lớn, nhân viên vệ sinh toàn thời gian sẽ thuận tiện hơn trong việc kiểm tra và xử lý công việc phát sinh.
Tuy nhiên, làm toàn thời gian không có nghĩa lúc nào nhân viên cũng phải liên tục cầm dụng cụ lau dọn. Công việc cần được tổ chức thành các lượt vệ sinh, kiểm tra và thời gian nghỉ hợp lý.
12.4. Kết hợp vệ sinh duy trì ban ngày và vệ sinh chuyên sâu ngoài giờ
Đây là phương án đáng cân nhắc đối với nhiều doanh nghiệp.
Ban ngày tập trung vệ sinh nhà vệ sinh, pantry, khu vực chung và xử lý phát sinh. Ngoài giờ hoặc vào cuối tuần, đơn vị vệ sinh có thể bố trí làm sạch thảm, chà sàn, lau kính và tổng vệ sinh.
12.5. Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê nhân viên vệ sinh
Chi phí không chỉ phụ thuộc vào diện tích văn phòng.
Một văn phòng 200 m² có 15 nhân viên sẽ có nhu cầu khác với văn phòng cùng diện tích nhưng có 60 người làm việc.
Ngoài diện tích, cần tính đến số nhà vệ sinh, lượng người sử dụng, tần suất vệ sinh, yêu cầu máy móc, vật tư tiêu hao và thời gian làm việc.
Doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ thông tin để đơn vị dịch vụ xây dựng phương án sát thực tế, tránh thuê thiếu người hoặc phát sinh những khoản chi không cần thiết.
Kinh nghiệm bố trí và quản lý nhân viên vệ sinh trong giờ hành chính hiệu quả
Trong quá trình tổ chức vệ sinh văn phòng, điều dễ gây rắc rối nhất thường không phải là thiếu nhân viên mà là phân công công việc thiếu rõ ràng.
Có những nơi yêu cầu nhân viên vệ sinh vừa lau sàn, vừa rửa cốc, vừa dọn phòng họp, lại phải liên tục xử lý công việc phát sinh. Nếu mọi thứ không được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, rất khó bảo đảm chất lượng.
Theo tôi, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng một danh sách công việc cụ thể. Hạng mục nào cần làm mỗi ngày, hạng mục nào cần kiểm tra nhiều lần và hạng mục nào chỉ thực hiện theo lịch?
Sau đó, chia thời gian theo từng khu vực.
Ví dụ, khu vực nhà vệ sinh và pantry cần được kiểm tra thường xuyên. Trong khi đó, việc lau tủ hồ sơ hoặc vệ sinh vách kính có thể bố trí vào thời điểm ít người qua lại.
Cần có một người đại diện của doanh nghiệp chịu trách nhiệm trao đổi với đơn vị vệ sinh. Nếu mỗi phòng ban đều trực tiếp giao việc cho nhân viên tạp vụ thì rất dễ xảy ra tình trạng công việc chồng chéo.
Một điều nữa tôi muốn nhấn mạnh là không nên đánh giá nhân viên chỉ bằng việc họ có luôn tay làm việc hay không.
Vệ sinh duy trì có những khoảng thời gian tập trung xử lý công việc và những khoảng thời gian kiểm tra, chờ phát sinh theo lịch. Điều quan trọng là kết quả cuối cùng và khả năng đáp ứng những hạng mục đã thỏa thuận.
Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist theo ngày hoặc theo tuần, ghi nhận phản hồi của nhân viên văn phòng và kiểm tra ngẫu nhiên những khu vực quan trọng.
Những lỗi thường gặp cần tránh gồm:
- Yêu cầu chà sàn bằng máy ngay giữa giờ làm việc đông người.
- Không có lịch vệ sinh cố định cho phòng họp.
- Để dụng cụ vệ sinh chắn lối đi hoặc cửa thoát hiểm.
- Giao thêm nhiều việc ngoài phạm vi hợp đồng nhưng không điều chỉnh thời gian.
- Không phân biệt dụng cụ vệ sinh nhà vệ sinh với khu vực ăn uống.
- Thiếu phương án thay thế khi nhân viên nghỉ phép hoặc nghỉ đột xuất.
Chỉ cần xử lý tốt những vấn đề này, việc bố trí nhân viên vệ sinh trong giờ hành chính sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
Dịch vụ Nhà Sạch cung cấp giải pháp vệ sinh văn phòng linh hoạt theo giờ làm việc
Mỗi văn phòng có diện tích, số lượng nhân viên và cách vận hành khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn lịch vệ sinh cũng cần được xem xét dựa trên nhu cầu thực tế, thay vì áp dụng một phương án chung cho tất cả.
Dịch vụ Nhà Sạch hướng tới việc cung cấp giải pháp vệ sinh văn phòng phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp.
Trước khi lựa chọn phương án, doanh nghiệp nên khảo sát diện tích, số lượng nhân viên, các khu vực thường xuyên sử dụng và yêu cầu vệ sinh cụ thể.
Từ những thông tin này, có thể xây dựng lịch làm việc phù hợp, phân chia rõ công việc vệ sinh trong giờ hành chính và những hạng mục cần thực hiện ngoài giờ.
Một kế hoạch tốt không chỉ giúp văn phòng sạch hơn mà còn tránh lãng phí nhân sự, hạn chế làm gián đoạn công việc và tạo thuận lợi cho bộ phận hành chính trong quá trình quản lý.
Nếu doanh nghiệp đang phân vân nên thuê nhân viên vệ sinh theo giờ, theo ca hay toàn thời gian, có thể liên hệ Dịch vụ Nhà Sạch để trao đổi nhu cầu và lựa chọn phương án phù hợp.
Điều quan trọng nhất không phải nhân viên vệ sinh làm việc lúc mấy giờ, mà là công việc được thực hiện đúng lúc, đúng cách và không ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng.
Câu hỏi thường gặp về vệ sinh văn phòng trong giờ hành chính
- Nhân viên vệ sinh có được lau bàn khi nhân viên văn phòng đang làm việc không?
Có thể, nhưng nên được sự đồng ý của người sử dụng. Không tự ý di chuyển giấy tờ, máy tính hay vật dụng cá nhân. Tốt nhất nên lau vào thời điểm bàn làm việc không có người sử dụng.
- Có nên hút bụi văn phòng trong giờ hành chính không?
Có thể hút bụi tại các khu vực ít người hoặc phòng đang trống. Với khu vực đông người, thường xuyên họp và gọi điện, nên chuyển công việc sang thời điểm phù hợp hơn để tránh tiếng ồn.
- Văn phòng 100 m² cần thuê nhân viên vệ sinh mấy tiếng mỗi ngày?
Không thể xác định chỉ dựa trên diện tích. Cần tính thêm số nhân viên, nhà vệ sinh, mức độ sử dụng pantry, tần suất dọn dẹp và danh mục công việc. Sau khảo sát mới có thể đưa ra thời lượng phù hợp.
- Có thể thuê nhân viên vệ sinh chỉ làm vào giờ nghỉ trưa không?
Hoàn toàn có thể nếu đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần bố trí tránh giờ ăn trưa cao điểm và những khu vực vẫn có người sử dụng.
- Thuê vệ sinh văn phòng trong giờ hành chính có đắt hơn ngoài giờ không?
Không có mức chênh lệch cố định. Chi phí phụ thuộc vào thời lượng, nhân sự, phạm vi công việc và chính sách của từng đơn vị cung cấp. Vệ sinh ngoài giờ có thể phát sinh phụ phí trong một số trường hợp.
Kết luận
Nhân viên vệ sinh hoàn toàn có thể làm việc ngay trong giờ hành chính văn phòng. Thậm chí, với những doanh nghiệp đông người và có nhu cầu sử dụng không gian chung liên tục, đây còn là phương án khá hợp lý.
Tuy nhiên, đừng vì muốn văn phòng sạch mọi lúc mà yêu cầu thực hiện tất cả công việc ngay khi nhân viên đang làm việc. Những hạng mục ít tiếng ồn, không gây cản trở nên được ưu tiên ban ngày. Công việc cần máy móc lớn, hóa chất đặc thù hoặc nhiều không gian thao tác nên bố trí vào thời điểm phù hợp hơn.
Một văn phòng sạch không nhất thiết phải có người lau dọn liên tục trước mắt mọi người. Điều đáng quan tâm là mỗi khu vực được chăm sóc đúng lúc, các sự cố được xử lý kịp thời và nhân viên vẫn có không gian làm việc thoải mái.
Đó cũng là mục tiêu mà doanh nghiệp nên hướng đến khi lựa chọn giải pháp vệ sinh văn phòng cùng Dịch vụ Nhà Sạch.
Hotline Bắc: 0943.165.678, hotline Nam: 0939.374.789.
