Một công ty mới thành lập có rất nhiều khoản phải lo. Tiền thuê văn phòng, bàn ghế, máy tính, mạng internet, tuyển dụng, marketing, giấy tờ, vận hành… khoản nào cũng thấy cần. Vì thế, chuyện vệ sinh văn phòng nhiều khi được xếp xuống gần cuối danh sách.
Nhưng khi bắt đầu làm việc thực tế mới thấy, văn phòng không thể cứ “tiện thì dọn”. Chỉ vài ngày không xử lý rác, sàn bụi, bàn làm việc lộn xộn, pantry có mùi hay nhà vệ sinh không được chăm sóc là không gian làm việc xuống hẳn.
Ngược lại, một công ty mới có 5 - 7 người mà thuê ngay một nhân viên tạp vụ ngồi cả ngày thì tôi lại thấy khá lãng phí.
Vậy nên, với công ty mới thành lập, câu hỏi đúng không phải là “có cần thuê vệ sinh không?”, mà nên là:
Thuê gói nào để vừa đủ sạch, vừa không tốn quá nhiều chi phí trong giai đoạn đầu?
Theo kinh nghiệm của tôi, cách hợp lý nhất thường là bắt đầu nhỏ, theo dõi lượng việc thực tế rồi mới tăng dần gói dịch vụ. Đừng vội ký một phương án lớn chỉ vì nghĩ “sau này chắc sẽ cần”.
Công ty mới thành lập thực sự cần vệ sinh văn phòng ở mức nào?
Một điều tôi gặp khá thường xuyên là doanh nghiệp hay lấy diện tích văn phòng làm tiêu chí chính để tính lượng vệ sinh.
Ví dụ:
“Văn phòng tôi 80 m² thì cần mấy tiếng?”
Thực ra, chỉ biết 80 m² thì chưa đủ.
Hai văn phòng cùng diện tích 80 m² nhưng lượng việc vệ sinh có thể chênh nhau rất nhiều.
Một nơi chỉ có 6 nhân viên, không nấu ăn, nhà vệ sinh dùng chung với tòa nhà, mỗi ngày ít khách tới. Văn phòng kiểu này dọn khá nhanh.
Nhưng cũng 80 m² đó, nếu có 20 người làm việc, có pantry, toilet riêng, ngày nào cũng họp và tiếp khách thì lượng rác, bụi, cốc chén, dấu tay trên kính hay vết bẩn trên sàn sẽ nhiều hơn hẳn.
Những yếu tố quyết định lượng công việc vệ sinh
Khi khảo sát một văn phòng mới, theo tôi nên nhìn ít nhất những yếu tố sau:
- Diện tích sử dụng thực tế
- Số lượng nhân viên
- Số phòng làm việc
- Số phòng họp
- Có khu lễ tân hay không
- Có pantry, khu ăn uống hay không
- Toilet riêng hay toilet chung của tòa nhà
- Lượng khách, đối tác ra vào
- Văn phòng sử dụng sàn gạch, sàn gỗ hay thảm
- Có nhiều vách kính hay không
- Thời gian làm việc mỗi ngày
- Có làm thứ Bảy, Chủ nhật hay không
Đặc biệt, pantry và toilet là hai khu vực tôi luôn để ý. Có những văn phòng diện tích rất nhỏ nhưng hai khu vực này sử dụng liên tục, nhân viên vệ sinh vẫn phải có mặt gần như mỗi ngày.
Sai lầm thường gặp: hoặc không thuê, hoặc thuê quá nhiều
Công ty mới thường rơi vào hai thái cực.
Một là nghĩ nhân viên văn phòng tự chia nhau dọn cũng được.
Thời gian đầu có thể đúng. Nhưng sau vài tuần, người thì quên đổ rác, người không muốn lau toilet, người nghĩ “hôm qua mình làm rồi”. Cuối cùng chẳng ai thực sự chịu trách nhiệm.
Thái cực thứ hai là thuê luôn một nhân viên vệ sinh 8 tiếng/ngày trong khi tổng lượng việc thực tế chỉ khoảng vài tiếng.
Theo tôi, cả hai cách đều chưa tối ưu.
Công ty mới cần một phương án linh hoạt hơn.
Trước ngày khai trương văn phòng, có nên tổng vệ sinh một lần không?
Nếu văn phòng vừa sửa chữa, vừa lắp nội thất hoặc thuê lại mặt bằng của đơn vị trước, tôi thường khuyên nên tổng vệ sinh một lần trước khi nhân viên vào làm chính thức.
Đây là bước khác hoàn toàn với vệ sinh duy trì hằng ngày.
Những trường hợp nên tổng vệ sinh trước khi vào làm
Bạn nên cân nhắc tổng vệ sinh nếu văn phòng:
- Vừa sơn sửa
- Vừa thi công trần, sàn, vách kính
- Vừa lắp bàn ghế, tủ kệ
- Còn bụi xây dựng
- Có vết sơn, keo, xi măng
- Thuê lại văn phòng cũ
- Kính, tủ, góc tường lâu ngày chưa được làm sạch
- Toilet có cặn bẩn hoặc mùi
- Sàn cần làm sạch kỹ trước khi đưa vào sử dụng
Ở giai đoạn này, lượng bụi thường rất khác bụi văn phòng thông thường. Bụi xây dựng mịn, bám cả trên mép tủ, ổ điện, chân kính, khe cửa.
Nếu chỉ thuê một nhân viên vệ sinh theo giờ đến lau thông thường, rất khó làm sạch kỹ trong một ca ngắn.
Tổng vệ sinh ban đầu thường làm những gì?
Tùy hiện trạng, công việc có thể gồm:
- Hút bụi tổng thể
- Làm sạch sàn
- Lau bàn ghế, tủ kệ
- Lau cửa và khung cửa
- Vệ sinh vách kính
- Làm sạch chân tường
- Lau công tắc, tay nắm cửa
- Làm sạch phòng họp
- Vệ sinh pantry
- Vệ sinh toilet
- Làm sạch các góc khuất
- Xử lý một số vết bẩn sau thi công phù hợp với từng bề mặt
Tôi khá thích cách làm này: làm sạch sâu một lần trước, sau đó mới chuyển sang chế độ duy trì.
Như vậy vừa dễ quản lý vừa không bắt nhân viên vệ sinh hằng ngày phải “gánh” phần việc tồn đọng từ trước.
Công ty mới thành lập có những gói vệ sinh nào để lựa chọn?
Thị trường hiện nay có khá nhiều hình thức. Nhưng với công ty mới, tôi thường chia thành 5 nhóm dễ hiểu nhất.
Gói vệ sinh theo giờ
Đây là phương án đầu tiên tôi nghĩ tới khi nói về văn phòng mới hoặc startup.
Thay vì thuê cả ngày, doanh nghiệp thuê nhân viên vệ sinh trong một khoảng thời gian nhất định.
Chẳng hạn:
- 2 giờ/buổi
- 3 giờ/buổi
- 4 giờ/buổi
- 2 - 3 buổi/tuần
- Hoặc vài giờ mỗi ngày
Ưu điểm lớn nhất là linh hoạt.
Văn phòng ít người thì thuê ít giờ. Khi công ty tăng nhân sự có thể tăng số buổi hoặc tăng thời lượng.
Chi phí vì thế cũng dễ kiểm soát hơn.
Tôi đặc biệt thấy gói này phù hợp với văn phòng mới chưa biết chính xác mỗi ngày phát sinh bao nhiêu việc.
Thay vì đoán, cứ vận hành thực tế một thời gian rồi điều chỉnh.
Gói vệ sinh định kỳ 2 - 3 buổi/tuần
Không phải văn phòng nào cũng cần người dọn mỗi ngày.
Nếu công ty chỉ có 3 - 10 nhân viên, ít khách, không có toilet riêng và mọi người không ăn uống nhiều tại văn phòng thì 2 - 3 buổi/tuần có khi đã đủ.
Trong mỗi buổi, nhân viên có thể tập trung:
- Thu gom rác
- Lau bàn khu vực chung
- Hút bụi hoặc quét sàn
- Lau sàn
- Làm sạch phòng họp
- Vệ sinh pantry nếu có
- Lau một số điểm thường xuyên có dấu tay
Đây là gói khá tiết kiệm cho giai đoạn đầu.
Gói vệ sinh hằng ngày 2 - 4 giờ
Khi số lượng nhân sự tăng lên, tôi thường nghiêng về phương án vệ sinh hằng ngày.
Không nhất thiết phải thuê cả ngày.
Chỉ cần 2 - 4 giờ vào đầu buổi sáng, cuối ngày hoặc ngoài giờ làm việc cũng có thể xử lý phần lớn công việc duy trì.
Gói này phù hợp hơn khi:
- Có 10 - 20 nhân viên trở lên
- Có toilet riêng
- Có pantry
- Nhân viên ăn trưa tại văn phòng
- Thường xuyên họp
- Có khách, đối tác đến làm việc
- Rác cần thu gom mỗi ngày
Điểm hay là văn phòng luôn được “reset” lại hằng ngày mà không phải trả chi phí cho một ca 8 tiếng.
Gói tạp vụ cố định nửa ngày hoặc cả ngày
Khi công ty lớn dần, lượng công việc sẽ không chỉ phát sinh vào đầu hoặc cuối ngày.
Ví dụ:
Buổi sáng vừa lau xong thì 10 giờ phòng họp có khách.
Trưa pantry đông người ăn uống.
Chiều toilet cần kiểm tra lại.
Cuối ngày lại phát sinh rác.
Lúc này một nhân viên có mặt cố định nửa ngày hoặc cả ngày sẽ hợp lý hơn.
Tôi thường không khuyên công ty mới vài người bắt đầu ngay bằng gói này, trừ khi mô hình hoạt động thực sự cần.
Gói vệ sinh chuyên sâu định kỳ
Có một số việc không cần làm hằng ngày nhưng cũng không nên bỏ quên.
Chẳng hạn:
- Giặt thảm
- Giặt ghế
- Làm sạch kính
- Đánh sàn
- Làm sạch sâu toilet
- Vệ sinh các vị trí trên cao
- Tổng vệ sinh định kỳ
Những hạng mục này nên tách khỏi công việc hằng ngày.
Theo tôi, đây là cách dễ kiểm soát nhất: vệ sinh duy trì làm thường xuyên, vệ sinh sâu lên lịch riêng.
Vậy công ty mới thành lập nên bắt đầu từ gói nào?
Đây chắc chắn là câu hỏi quan trọng nhất.
Không có một con số đúng cho tất cả văn phòng, nhưng có thể tham khảo cách chia sau.
Văn phòng dưới 50 m², khoảng 3 - 8 người
Nếu không có toilet riêng và nhân viên không ăn uống nhiều tại văn phòng, có thể bắt đầu:
Khoảng 2 giờ/buổi, 2 - 3 buổi/tuần.
Đây là mức khá nhẹ nhàng.
Sau 2 - 4 tuần, nếu thấy sàn nhanh bẩn, rác nhiều hoặc pantry cần xử lý thường xuyên thì tăng buổi.
Đừng tăng giờ ngay nếu vấn đề thực tế là thiếu tần suất.
Văn phòng 50 - 100 m², khoảng 8 - 15 người
Có thể cân nhắc:
2 - 3 giờ/buổi, khoảng 3 - 5 buổi/tuần.
Nếu có toilet riêng, tôi nghiêng về lịch gần như hằng ngày.
Toilet là khu vực khó để cách vài ngày mới dọn, nhất là khi nhiều người sử dụng.
Văn phòng 100 - 200 m² hoặc 15 - 30 người
Thông thường có thể bắt đầu:
3 - 4 giờ/ngày hoặc gói vệ sinh hằng ngày.
Tất nhiên vẫn phải xem cách bố trí.
Một văn phòng mở, ít đồ có khi làm nhanh hơn một văn phòng nhỏ nhưng chia nhiều phòng, nhiều kính, nhiều khu vực.
Văn phòng nhỏ nhưng có toilet, pantry và nhiều khách
Đây là trường hợp tôi muốn nhấn mạnh.
Diện tích nhỏ không có nghĩa là ít việc.
Một văn phòng chỉ 60 m² nhưng 15 người ăn trưa tại chỗ, dùng toilet riêng và ngày nào cũng tiếp khách thì lượng việc có thể nhiều hơn một văn phòng 120 m² chỉ có 10 người.
Vì vậy đừng chọn gói chỉ theo m².
Theo giờ hay ký gói tháng, phương án nào hợp công ty mới hơn?
Nếu công ty mới vận hành, tôi khá thích phương án thử theo giờ hoặc ký gói ngắn trước.
Thuê từng buổi
Ưu điểm:
- Dễ thử
- Dễ thay đổi
- Chưa phải cam kết dài
- Phù hợp khi chưa biết lượng việc
Nhược điểm là lịch nhân sự đôi khi khó ổn định bằng lịch cố định dài hạn.
Thuê theo giờ nhưng cố định theo tháng
Đây là phương án tôi đánh giá khá cân bằng.
Ví dụ:
2 giờ/ngày × 5 ngày/tuần.
Doanh nghiệp vẫn chỉ trả cho lượng thời gian cần thiết, nhưng lịch làm việc ổn định hơn.
Nhân viên vệ sinh quen văn phòng, biết khu vực nào cần ưu tiên, đồ dùng để đâu, khung giờ nào thuận tiện.
Đó là lợi thế lớn.
Khi nào nên chuyển sang nhân viên tạp vụ cả ngày?
Theo tôi, chỉ nên chuyển khi thực sự có nhiều việc rải đều trong ngày.
Nếu nhân viên tạp vụ làm xong toàn bộ công việc từ 9 giờ sáng rồi ngồi chờ đến chiều thì rõ ràng doanh nghiệp đang trả tiền cho thời gian không cần thiết.
Một ca vệ sinh 2 - 3 giờ nên ưu tiên những việc gì?
Đây là điểm rất quan trọng.
Thời gian có hạn thì phải có thứ tự ưu tiên.
Không thể yêu cầu nhân viên trong 2 giờ vừa lau toàn bộ kính, vừa giặt ghế, vừa cọ toilet, vừa vệ sinh từng bàn làm việc thật kỹ.
Bàn làm việc và khu vực chung
Ưu tiên:
- Thu gom rác
- Lau các bề mặt chung
- Sắp xếp gọn khu vực chung trong phạm vi cho phép
Bàn cá nhân nên có quy định rõ. Tài liệu, giấy tờ, máy tính, đồ cá nhân không nên tự ý di chuyển.
Sàn văn phòng
Sàn gần như là hạng mục phải làm thường xuyên.
Tùy loại bề mặt mà dùng:
- Máy hút bụi
- Chổi gom bụi
- Cây lau ẩm
- Dụng cụ phù hợp cho sàn gỗ hoặc thảm
Một văn phòng sạch nhưng sàn đầy tóc, bụi và vết chân nhìn vẫn rất khó chịu.
Phòng họp và khu lễ tân
Tôi thường ưu tiên hai khu này vì đây là nơi khách hàng, đối tác dễ nhìn thấy nhất.
Ghế lệch, mặt bàn bụi, kính đầy dấu tay… đều tạo cảm giác không chỉn chu.
Pantry
Pantry nhỏ thôi nhưng rất dễ có mùi.
Các vị trí cần lưu ý:
- Bồn rửa
- Mặt bàn
- Thùng rác
- Sàn
- Khu để cốc
- Vết nước, đồ ăn rơi
Nếu mọi người ăn trưa tại văn phòng, pantry nên được kiểm tra mỗi ngày.
Toilet
Nếu là toilet riêng thì đây phải là hạng mục ưu tiên cao.
Không chỉ cọ bồn cầu.
Còn phải chú ý:
- Lavabo
- Gương
- Sàn
- Vòi nước
- Tay nắm
- Thùng rác
- Mùi
- Giấy và xà phòng nếu thuộc phạm vi phụ trách
Điểm thường xuyên chạm tay
Đây là những vị trí rất hay bị quên:
- Tay nắm cửa
- Công tắc
- Tay vịn
- Nút bấm
- Cửa kính
- Bề mặt dùng chung
Nhìn qua có vẻ nhỏ, nhưng khi bẩn thì lại khá dễ thấy.
Công ty mới nên tự mua dụng cụ hay để đơn vị vệ sinh cung cấp?
Không có phương án nào luôn tốt hơn.
Quan trọng là phải hỏi rõ ngay từ đầu.
Công ty tự chuẩn bị
Ưu điểm:
- Chủ động vật tư
- Kiểm soát loại hóa chất
- Có thể tiết kiệm nếu sử dụng lâu dài
Nhược điểm:
Phải tự mua và quản lý khá nhiều thứ.
Từ cây lau, khăn, xô, hóa chất cho tới máy hút bụi.
Đơn vị vệ sinh cung cấp
Phương án này tiện hơn với doanh nghiệp mới.
Bạn không phải ngồi nghiên cứu xem sàn này dùng hóa chất gì, kính cần dụng cụ nào.
Nhưng phải hỏi kỹ báo giá đã bao gồm những gì.
Đặc biệt nên làm rõ:
- Hóa chất
- Khăn lau
- Cây lau
- Túi rác
- Máy hút bụi
- Nước rửa tay
- Giấy vệ sinh
- Các vật tư tiêu hao khác
Tôi từng thấy không ít trường hợp báo giá ban đầu nhìn rất rẻ, nhưng sau đó mới phát hiện gần như mọi vật tư đều tính riêng.
Chi phí vệ sinh văn phòng mới được tính như thế nào?
Không nên nhìn một bảng giá trên mạng rồi mặc định văn phòng của mình cũng có giá như vậy.
Chi phí phụ thuộc vào khá nhiều yếu tố.
Số giờ mỗi ca
2 giờ chắc chắn khác 4 giờ.
Số buổi mỗi tuần
Ba buổi một tuần khác với làm từ thứ Hai đến thứ Bảy.
Số lượng nhân viên vệ sinh
Một người làm khác hai người cùng làm.
Diện tích và mật độ sử dụng
Diện tích chỉ là một phần.
Số người sử dụng mới quyết định khá nhiều lượng rác và mức độ bẩn.
Toilet, pantry, thảm và kính
Những khu vực này thường làm tăng khối lượng công việc rõ rệt.
Khung giờ làm việc
Làm trong giờ hành chính và ngoài giờ có thể có cách tổ chức nhân sự khác nhau.
Máy móc, dụng cụ và hóa chất
Phải xác định bên nào cung cấp.
Công việc chuyên sâu
Giặt thảm, giặt ghế, đánh sàn hay vệ sinh kính diện rộng thường không nên mặc định nằm trong ca vệ sinh duy trì.
Tốt nhất hãy yêu cầu một phạm vi công việc rõ ràng thay vì chỉ hỏi:
“Bao nhiêu tiền một tháng?”
Đừng chọn gói vệ sinh chỉ vì giá rẻ
Công ty mới phải tiết kiệm là đúng.
Nhưng tiết kiệm không có nghĩa là cứ báo giá nào thấp nhất thì chọn.
Một gói quá rẻ có thể gặp tình trạng:
- Thời gian không đủ
- Công việc bị cắt bớt
- Không có máy móc cần thiết
- Hóa chất tính riêng
- Không có người thay khi nhân sự nghỉ
- Không quy định rõ hạng mục
- Nhiều việc phải trả thêm
Theo tôi, nên so sánh phạm vi công việc trên cùng một mức giá.
Một bên báo giá thấp mà làm thiếu đầu việc chưa chắc rẻ hơn bên báo giá cao hơn nhưng làm đủ các đầu việc mà doanh nghiệp cần.
Công ty mới nên xây dựng checklist vệ sinh như thế nào?
Checklist không cần quá phức tạp.
Chỉ cần chia theo tần suất.
Công việc hằng ngày
Có thể gồm:
- Thu gom rác
- Làm sạch sàn
- Pantry
- Toilet
- Phòng họp
- Lễ tân
- Điểm tiếp xúc nhiều
Công việc 1 - 2 lần/tuần
Ví dụ:
- Lau kỹ tủ kệ
- Làm sạch chân bàn
- Lau vách kính
- Làm sạch cửa
Công việc theo tháng
- Vệ sinh sâu các góc ít dùng
- Làm sạch kính kỹ hơn
- Xử lý một số khu vực tích bụi
Công việc theo quý hoặc khi cần
- Giặt ghế
- Giặt thảm
- Đánh sàn
- Tổng vệ sinh
- Làm sạch sâu
Khi đã có checklist, doanh nghiệp và bên vệ sinh nói chuyện với nhau dễ hơn hẳn.
Không còn kiểu:
“Sao hôm nay nhìn chưa sạch?”
Mà sẽ cụ thể thành:
“Hạng mục này theo lịch hôm nay đã làm chưa?”
Sau một tháng nên đánh giá lại gói vệ sinh
Đây là bước mà theo tôi nhiều công ty bỏ qua.
Gói đầu tiên không nhất thiết phải là gói dùng mãi.
Sau khoảng một tháng, hãy xem lại.
Nhân viên vệ sinh thường xuyên làm xong quá sớm?
Có thể bạn đang thuê dư giờ.
Ví dụ hợp đồng 4 giờ nhưng gần như ngày nào 2 tiếng rưỡi cũng xong thì nên xem lại phạm vi công việc.
Có khu vực thường xuyên không kịp làm?
Lúc này có hai khả năng:
- Thiếu thời gian
- Checklist đang ôm quá nhiều việc
Có thể tăng thời lượng hoặc tách một số công việc sang lịch tuần.
Toilet và pantry nhanh bẩn?
Đây có khi không phải thiếu giờ mà là thiếu lần vệ sinh.
Ví dụ một người làm 4 giờ vào buổi sáng nhưng đến chiều pantry đã bẩn thì tăng từ 4 lên 5 giờ buổi sáng cũng không giải quyết đúng vấn đề.
Có thể cần chia thành hai khung thời gian.
Công ty vừa tuyển thêm người?
Nhân sự từ 8 lên 20 người thì lượng rác chắc chắn khác.
Nên đánh giá lại.
Khách hàng tới nhiều hơn?
Khi công ty phát triển, khu lễ tân, phòng họp, kính và toilet thường phải ưu tiên hơn.
Gói vệ sinh cũng nên thay đổi theo hoạt động thực tế.
Lộ trình vệ sinh phù hợp cho một công ty mới
Nếu phải đưa ra một lộ trình đơn giản, tôi sẽ chọn cách này.
Giai đoạn 1: Trước khi hoạt động
Tổng vệ sinh một lần.
Làm sạch bụi, sàn, kính, nội thất, toilet, pantry và các vết bẩn còn lại sau thi công.
Giai đoạn 2: Công ty mới, dưới khoảng 10 người
Bắt đầu bằng vệ sinh theo giờ, khoảng 2 - 3 buổi/tuần nếu điều kiện cho phép.
Giai đoạn 3: Hoạt động đã ổn định
Khi nhân sự tăng và lượng việc rõ hơn:
Chuyển sang 2 - 3 giờ/ngày hoặc lịch 5 buổi/tuần.
Giai đoạn 4: Văn phòng đông người, phát sinh liên tục
Có thể chuyển sang:
Tạp vụ nửa ngày hoặc cả ngày.
Giai đoạn 5: Vệ sinh sâu định kỳ
Bổ sung:
- Giặt thảm
- Giặt ghế
- Kính
- Đánh sàn
- Tổng vệ sinh theo tháng hoặc quý tùy hiện trạng
Tôi thích cách làm này hơn việc ngay ngày đầu đã ký một gói lớn.
Doanh nghiệp phát triển đến đâu, dịch vụ vệ sinh tăng đến đó.
Kinh nghiệm của Dịch vụ Nhà Sạch khi tư vấn cho văn phòng mới
Ở góc độ người làm nghề, tôi cho rằng điều quan trọng nhất khi tư vấn cho một công ty mới không phải là cố bán gói lớn nhất.
Trước hết phải biết văn phòng thực sự có bao nhiêu việc.
Khi tiếp nhận nhu cầu, Dịch vụ Nhà Sạch có thể căn cứ vào những yếu tố như:
- Diện tích văn phòng
- Số nhân viên
- Số lượng phòng
- Toilet
- Pantry
- Phòng họp
- Tần suất khách đến
- Loại sàn
- Lượng kính
- Khung giờ doanh nghiệp muốn vệ sinh
- Các công việc ưu tiên
Từ đó mới xác định nên bố trí nhân sự bao nhiêu giờ và bao nhiêu buổi.
Quan điểm của tôi khá đơn giản:
Văn phòng cần sạch, nhưng số giờ thuê cũng phải hợp lý.
Nếu công việc thực tế chỉ cần 2 - 3 giờ thì không nhất thiết phải thuê 8 giờ.
Ngược lại, nếu toilet và pantry luôn trong tình trạng quá tải thì cũng không nên cố ép toàn bộ công việc vào một ca quá ngắn chỉ để giảm chi phí.
Một gói vệ sinh tốt là gói vừa với nhu cầu thực tế, không phải gói rẻ nhất hay gói nhiều giờ nhất.
Câu hỏi thường gặp về vệ sinh văn phòng cho công ty mới
Công ty 5 người có cần thuê vệ sinh hằng ngày không?
Không nhất thiết.
Nếu văn phòng nhỏ, không có toilet riêng, ít ăn uống và ít khách, có thể bắt đầu bằng 2 - 3 buổi/tuần.
Nếu có toilet và pantry riêng thì nên xem xét tăng tần suất.
Văn phòng 50 m² nên thuê bao nhiêu giờ vệ sinh?
Không thể chỉ dựa vào diện tích.
Với văn phòng ít người, khoảng 2 giờ/buổi có thể là điểm bắt đầu để thử.
Sau một thời gian nên đánh giá lại.
Nên thuê tạp vụ riêng hay dùng công ty vệ sinh?
Công ty mới, nhu cầu ít và chưa ổn định thường hợp với dịch vụ thuê ngoài hơn vì dễ tăng giảm số giờ.
Khi lượng việc đủ lớn và ổn định, doanh nghiệp có thể cân nhắc nhân sự cố định.
Có thể thuê thử một tháng trước không?
Theo tôi, đây là cách khá hay.
Một tháng đủ để doanh nghiệp nhìn rõ các điểm:
- Mỗi ngày bao nhiêu rác
- Pantry bẩn nhanh không
- Toilet cần dọn mấy lần
- Nhân viên vệ sinh có dư giờ hay thiếu giờ
Sau đó mới chốt gói dài hơn.
Dịch vụ theo giờ có bao gồm hóa chất không?
Tùy từng đơn vị và từng hợp đồng.
Doanh nghiệp nên hỏi rõ trước khi ký.
Có thể vệ sinh ngoài giờ hành chính không?
Nhiều văn phòng thích làm trước giờ nhân viên đến hoặc sau giờ làm để tránh ảnh hưởng công việc.
Khung giờ cụ thể nên thống nhất từ đầu.
Bao lâu nên tổng vệ sinh văn phòng một lần?
Không có mốc cố định cho mọi nơi.
Văn phòng nhiều người, nhiều thảm, kính hoặc thường xuyên tiếp khách sẽ cần vệ sinh sâu thường xuyên hơn văn phòng ít sử dụng.
Quan trọng nhất vẫn là kiểm tra hiện trạng thực tế.
Kết luận: công ty mới nên bắt đầu nhỏ rồi tăng dần
Nếu chỉ cần nhớ một điều sau bài viết này, tôi nghĩ đó là:
Đừng thuê gói vệ sinh theo suy đoán. Hãy thuê theo lượng việc thực tế.
Với phần lớn công ty mới thành lập, tôi không cho rằng cần vội thuê ngay một nhân viên tạp vụ 8 tiếng/ngày.
Một lộ trình hợp lý hơn thường là:
Tổng vệ sinh trước khi vào làm → bắt đầu bằng vệ sinh theo giờ hoặc vài buổi/tuần → theo dõi khoảng một tháng → tăng tần suất hoặc số giờ khi lượng nhân sự và công việc phát sinh nhiều hơn.
Cách này vừa giữ được môi trường làm việc sạch sẽ, vừa tránh tạo thêm một khoản chi phí cố định quá lớn ngay từ đầu.
Quan trọng hơn nữa, hãy yêu cầu đơn vị vệ sinh khảo sát đúng nhu cầu và nói rõ từng hạng mục sẽ thực hiện. Đừng chỉ nhìn vào con số cuối cùng trên báo giá.
Với Dịch vụ Nhà Sạch, việc lựa chọn gói vệ sinh cho văn phòng nên bắt đầu từ thực tế sử dụng: bao nhiêu người, bao nhiêu khu vực, tần suất phát sinh công việc ra sao. Từ đó mới xây dựng lịch làm phù hợp.
Bởi suy cho cùng, một văn phòng mới không cần “gói vệ sinh lớn nhất”.
Thứ doanh nghiệp cần là một gói vừa đủ, sạch đúng chỗ và có thể linh hoạt thay đổi khi công ty lớn lên.
