Trong khá nhiều văn phòng, cứ nhắc đến người quét dọn, lau bàn, vệ sinh nhà vệ sinh là mọi người gọi chung là “tạp vụ”. Nhưng cũng có doanh nghiệp lại ghi trong hợp đồng là “nhân viên vệ sinh văn phòng”. Có nơi còn dùng cả hai cách gọi cho cùng một vị trí.
Vậy rốt cuộc hai khái niệm này có giống nhau không?
Theo kinh nghiệm của tôi, doanh nghiệp không nên quá mất thời gian tranh luận về tên gọi. Điều quan trọng hơn nhiều là người được bố trí tại văn phòng sẽ làm những việc gì, trong khung giờ nào, tần suất ra sao và đâu là phần việc không thuộc trách nhiệm của họ.
Nếu những điểm này không được thống nhất ngay từ đầu thì rất dễ xảy ra chuyện: doanh nghiệp nghĩ việc đó đương nhiên tạp vụ phải làm, còn nhân viên lại cho rằng đó là công việc phát sinh ngoài hợp đồng.
Dịch vụ tạp vụ văn phòng là gì?
Hiểu đơn giản, dịch vụ tạp vụ văn phòng là hình thức bố trí nhân sự để thực hiện các công việc vệ sinh và duy trì sự gọn gàng tại văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định.
Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể thuê tạp vụ 2 giờ, 4 giờ, theo ca hoặc làm nguyên ngày.
Khác với tổng vệ sinh, tạp vụ không phải cứ đến một lần, làm thật mạnh rồi thôi. Công việc của tạp vụ thiên về duy trì.
Sáng lau sàn sạch, đến trưa có người làm đổ cà phê thì xử lý tiếp. Nhà vệ sinh vừa được làm sạch buổi sáng nhưng đông người sử dụng thì buổi chiều vẫn phải kiểm tra lại.
Đó chính là điểm đặc trưng của tạp vụ văn phòng: làm đều, làm thường xuyên và giữ cho không gian luôn ở trạng thái tương đối sạch trong suốt thời gian làm việc.
Một nhân viên tạp vụ văn phòng thường làm những việc gì?
Không có một bản mô tả công việc duy nhất áp dụng cho mọi văn phòng. Tuy nhiên, phần lớn tạp vụ sẽ xoay quanh một số nhóm công việc chính.
Vệ sinh khu vực làm việc
Đây là phần gần như văn phòng nào cũng có.
Nhân viên có thể quét hoặc hút bụi sàn, lau sàn, lau bàn ghế, tủ kệ, tay nắm cửa, vách kính thấp, thu gom rác tại các thùng rác cá nhân và thùng rác chung.
Ở khu vực có nhiều người ngồi làm việc, tôi thường khuyên không nên lau dọn quá mạnh tay giữa giờ. Tiếng kéo ghế, tiếng máy hút bụi hoặc việc di chuyển liên tục quanh bàn nhân viên rất dễ gây khó chịu.
Vì vậy, các việc nặng nên làm trước giờ làm hoặc cuối ngày. Trong giờ hành chính chủ yếu là duy trì.
Vệ sinh phòng họp và khu tiếp khách
Phòng họp tưởng ít bẩn nhưng thực tế lại phát sinh khá nhiều việc.
Sau một buổi họp có thể có chai nước, cốc giấy, khăn giấy, vụn thức ăn hoặc dấu tay trên mặt bàn.
Tạp vụ thường sẽ thu dọn rác, lau bàn ghế, sắp xếp lại ghế, làm sạch sàn và chuẩn bị phòng cho lượt sử dụng tiếp theo.
Vệ sinh sảnh, hành lang và khu vực chung
Sảnh và hành lang là nơi dễ nhìn thấy nhất.
Một văn phòng bên trong sạch mà khu lễ tân đầy dấu chân, bụi hoặc rác nhỏ thì khách đến vẫn có cảm giác thiếu chuyên nghiệp.
Do đó nhân viên tạp vụ thường phải kiểm tra sảnh, hành lang, cầu thang và các lối đi trong ngày chứ không chỉ lau một lần vào buổi sáng.
Vệ sinh nhà vệ sinh
Đây thường là một trong những khu vực tốn thời gian nhất.
Các đầu việc có thể gồm làm sạch bồn cầu, lavabo, vòi nước, gương, mặt bàn, sàn, thùng rác và bổ sung giấy hoặc xà phòng nếu hợp đồng có quy định.
Theo tôi, đây cũng là khu vực nên có dụng cụ riêng. Khăn lau toilet không nên mang sang lau bàn hoặc pantry. Nghe rất cơ bản nhưng nếu quản lý dụng cụ không tốt, chuyện dùng lẫn hoàn toàn có thể xảy ra.
Vệ sinh pantry và khu ăn uống
Pantry văn phòng thường có dầu mỡ nhẹ, cà phê, trà, vụn thức ăn và rác thực phẩm.
Tạp vụ có thể lau bàn, bồn rửa, mặt bếp, thu gom rác và sắp xếp đồ dùng.
Nếu văn phòng yêu cầu rửa cốc chén thì phần việc này cũng cần đưa vào checklist ngay từ đầu.
Tạp vụ văn phòng có phải phục vụ trà nước không?
Câu trả lời là: có thể có, nhưng không phải mặc định.
Có doanh nghiệp chỉ thuê tạp vụ để vệ sinh.
Có nơi lại yêu cầu thêm rửa cốc, pha trà, chuẩn bị nước phòng họp hoặc dọn bàn tiếp khách.
Hai bên nên nói thật rõ.
Tôi từng thấy không ít trường hợp công việc phát sinh từ chỗ “tiện thì làm giúp” rồi dần dần trở thành nhiệm vụ cố định. Cuối cùng nhân viên vệ sinh vừa phải lau dọn vừa chạy trà nước liên tục, trong khi thời lượng ca làm không thay đổi.
Hệ quả là việc chính lại không đảm bảo.
Cho nên nếu có yêu cầu phục vụ trà nước, cứ ghi vào từ đầu. Rõ việc thì người làm cũng dễ, người quản lý cũng dễ.
Công việc hằng ngày của tạp vụ văn phòng diễn ra như thế nào?
Một ca tạp vụ thường không phải làm tất cả mọi việc cùng lúc.
Đầu giờ sáng
Đây là lúc xử lý phần lớn công việc chính.
Nhân viên thường kiểm tra toàn bộ văn phòng, thu gom rác, lau sàn, làm sạch toilet, pantry, sảnh và các khu vực chung.
Nếu cần hút bụi hoặc di chuyển đồ đạc nhẹ thì nên làm vào thời điểm này.
Trong giờ làm việc
Giai đoạn này thiên về duy trì.
Nhân viên có thể kiểm tra nhà vệ sinh, xử lý rác phát sinh, lau nước đổ, làm sạch pantry sau giờ nghỉ hoặc dọn phòng họp.
Những khu vực có lượng người qua lại lớn cần được quan sát thường xuyên hơn.
Cuối ca
Trước khi kết thúc ca, nhân viên nên kiểm tra lại các khu vực quan trọng, thu gom rác còn lại, vệ sinh dụng cụ và bàn giao các sự cố nếu có.
Ví dụ như vòi nước rò, bóng đèn hỏng, bồn cầu tắc hoặc thiết bị có dấu hiệu bất thường.
Một tạp vụ làm tốt không chỉ biết lau. Họ còn phải biết nhìn và báo.
Những việc tạp vụ không nhất thiết phải làm hằng ngày
Đây là điểm doanh nghiệp rất hay nhầm.
Tạp vụ hằng ngày không đồng nghĩa với việc gì liên quan đến vệ sinh cũng phải làm.
Những việc như giặt thảm, giặt ghế sofa, đánh bóng sàn đá, vệ sinh kính mặt ngoài, lau kính trên cao, xử lý vết bẩn sau xây dựng hay tổng vệ sinh diện rộng thường cần thiết bị, hóa chất hoặc đội chuyên môn riêng.
Nếu cứ yêu cầu một nhân viên tạp vụ xử lý hết thì vừa mất thời gian vừa khó đạt chất lượng.
Theo tôi, nên chia rất rõ: việc duy trì là một nhóm, việc định kỳ là một nhóm, việc chuyên sâu là một nhóm khác.
Tạp vụ văn phòng và nhân viên vệ sinh khác nhau ra sao?
Thực tế hai cách gọi này có phần chồng lấn.
Nhân viên vệ sinh thường tập trung vào nhiệm vụ làm sạch.
Tạp vụ văn phòng có thể có phạm vi rộng hơn, ngoài vệ sinh còn hỗ trợ một số việc liên quan tới pantry, phòng họp, cốc chén hoặc những công việc hỗ trợ sinh hoạt văn phòng.
Ví dụ:
Một nhân viên vệ sinh có thể được giao lau sàn, đổ rác, vệ sinh toilet và lau kính thấp.
Trong khi tạp vụ tại một văn phòng khác ngoài những việc đó còn phải rửa cốc, kiểm tra phòng họp, chuẩn bị nước và hỗ trợ thu dọn sau khi tiếp khách.
Tuy nhiên, tôi nhấn mạnh một điều: không nên hiểu đây là quy định cứng.
Có rất nhiều doanh nghiệp gọi vị trí hoàn toàn chỉ làm vệ sinh là “tạp vụ”. Ngược lại, có nơi ghi chức danh “nhân viên vệ sinh” nhưng vẫn làm cả pantry.
Cho nên tên gọi chỉ là một phần. Checklist công việc mới là thứ quyết định thực tế.
Vì sao nhiều nơi gọi nhân viên vệ sinh là tạp vụ?
Đơn giản vì cách gọi này đã được dùng quá lâu.
Ở nhiều công ty, “tạp vụ” trở thành tên chung cho người phụ trách việc dọn dẹp.
Một lý do nữa là phạm vi công việc giữa hai vị trí thường giao nhau khá nhiều.
Cùng lau sàn, cùng thu rác, cùng vệ sinh nhà vệ sinh thì người không làm trong ngành rất khó tách hai khái niệm.
Vì thế khi thuê dịch vụ, tôi thường khuyên khách hàng đừng hỏi quá nhiều rằng “đây là tạp vụ hay vệ sinh”, mà hãy hỏi: người này làm những gì?
Câu đó thực tế hơn hẳn.
Tạp vụ văn phòng khác dịch vụ vệ sinh công nghiệp như thế nào?
Tạp vụ thường là vệ sinh duy trì.
Vệ sinh công nghiệp rộng hơn và có thể sử dụng nhiều loại máy móc như máy chà sàn, máy hút nước, máy đánh bóng, máy phun hút giặt thảm cùng hóa chất chuyên dụng.
Một nhân viên tạp vụ mỗi ngày có thể lau một sàn văn phòng vài trăm mét vuông.
Nhưng nếu sàn lâu ngày bị bám bẩn sâu, cần chà máy thì lúc đó nên có đội vệ sinh công nghiệp xử lý.
Hai loại dịch vụ không loại trừ nhau.
Theo kinh nghiệm thực tế, mô hình hiệu quả nhất thường là: tạp vụ duy trì hằng ngày, đội chuyên sâu xử lý định kỳ.
Tạp vụ theo giờ, theo ca và tạp vụ 8 tiếng khác nhau thế nào?
Không phải văn phòng nào cũng cần một người ngồi trực cả ngày.
Tạp vụ theo giờ
Phù hợp văn phòng nhỏ, ít nhân sự, ít khách.
Nhân viên có thể đến 2 hoặc 3 tiếng mỗi ngày để xử lý các công việc chính rồi rời đi.
Tạp vụ theo ca
Ca 4 tiếng khá phổ biến.
Có thể làm ca sáng hoặc ca chiều, tùy thời điểm văn phòng phát sinh nhiều việc nhất.
Tạp vụ 8 tiếng
Phù hợp nơi có nhiều nhân viên, nhiều khách, nhiều phòng họp hoặc toilet sử dụng liên tục.
Ưu điểm là luôn có người duy trì trong ngày.
Nhưng nếu văn phòng chỉ 50-70 m² và có vài nhân viên thì thuê 8 tiếng đôi khi lại lãng phí.
Văn phòng nào nên thuê tạp vụ cố định?
Theo tôi, nên cân nhắc tạp vụ cố định nếu văn phòng có một hoặc nhiều yếu tố sau:
Số lượng nhân viên lớn, khách ra vào thường xuyên, nhiều phòng họp, có pantry, có khu tiếp khách, có nhà vệ sinh riêng hoặc phát sinh rác liên tục trong ngày.
Một số showroom, văn phòng giao dịch hoặc trụ sở tiếp khách thường cần nhân viên trực vì chỉ một vệt nước hoặc túi rác đầy cũng ảnh hưởng trực tiếp tới hình ảnh.
Văn phòng nhỏ có cần tạp vụ cả ngày không?
Không nhất thiết.
Rất nhiều văn phòng nhỏ chỉ cần nhân viên tới vào buổi sáng hoặc cuối ngày.
Ví dụ một văn phòng dưới 100 m², khoảng 10-15 người, không có nhiều khách và chỉ có một khu vệ sinh thì 2-4 giờ mỗi ngày có thể đã đủ nếu quy trình được sắp xếp tốt.
Tôi luôn cho rằng nên tính theo khối lượng việc chứ đừng nhìn mỗi diện tích.
Một văn phòng 80 m² nhưng có 30 người có thể bẩn hơn văn phòng 200 m² chỉ có 10 người.
Doanh nghiệp nên xây checklist công việc tạp vụ như thế nào?
Checklist càng rõ thì càng dễ kiểm soát.
Có thể chia thành ba nhóm.
Công việc hằng ngày
Lau sàn, thu rác, vệ sinh toilet, pantry, bàn ghế chung, sảnh và khu vực thường xuyên sử dụng.
Công việc hằng tuần
Lau kính thấp, chân bàn ghế, tủ kệ, góc khuất hoặc những khu vực không cần làm mỗi ngày.
Công việc hằng tháng
Có thể bao gồm một số hạng mục vệ sinh sâu hơn nhưng vẫn nằm trong khả năng của nhân viên.
Ngoài ra nên quy định luôn tần suất.
Ví dụ toilet kiểm tra 2 giờ/lần sẽ rõ ràng hơn rất nhiều so với câu “giữ toilet sạch”.
Những việc phải thống nhất trước khi ký dịch vụ tạp vụ
Đây là phần tôi cho rằng doanh nghiệp không nên bỏ qua.
Hãy hỏi rõ:
Có rửa cốc chén không?
Có pha trà nước không?
Có lau bàn cá nhân không?
Có vệ sinh máy tính không?
Có bổ sung giấy và xà phòng không?
Có đổ rác xuống điểm tập kết không?
Ai cung cấp hóa chất?
Ai cung cấp máy hút bụi?
Nhân viên nghỉ thì ai thay?
Có làm ngày lễ hay cuối tuần không?
Những câu hỏi nghe nhỏ nhưng chính chúng lại là nguyên nhân gây tranh cãi nhiều nhất sau khi hợp đồng bắt đầu.
Thuê tạp vụ trực tiếp hay thuê qua công ty dịch vụ?
Tự tuyển có ưu điểm là doanh nghiệp quản lý trực tiếp nhân viên.
Nếu tìm được người gắn bó lâu dài thì khá ổn.
Nhưng doanh nghiệp cũng phải tự lo tuyển dụng, chấm công, nghỉ phép, thay người và đào tạo.
Thuê qua công ty dịch vụ thì phần quản lý nhân sự thường nhẹ hơn.
Khi nhân viên nghỉ, bên cung cấp có thể bố trí người thay thế. Ngoài ra thường có giám sát hỗ trợ kiểm tra chất lượng.
Với doanh nghiệp không muốn dành nhiều thời gian quản lý nhân sự vệ sinh, tôi thấy phương án thuê ngoài khá phù hợp.
Dịch vụ Nhà Sạch hiện cũng triển khai các giải pháp vệ sinh văn phòng và nhân sự duy trì theo nhu cầu thực tế của từng đơn vị, thay vì áp một mô hình cứng cho tất cả khách hàng.
Chi phí dịch vụ tạp vụ văn phòng phụ thuộc vào những yếu tố nào?
Không thể nhìn diện tích rồi báo ngay một mức giá chính xác.
Chi phí thường phụ thuộc vào:
Số giờ làm mỗi ngày, số ngày làm mỗi tuần, diện tích, số lượng nhân viên văn phòng, số toilet, pantry, lượng khách, lượng rác, yêu cầu trà nước, thời gian làm việc và việc dụng cụ hóa chất do bên nào cung cấp.
Ví dụ cùng một văn phòng 150 m² nhưng một nơi có 8 người, nơi kia có 40 người thì khối lượng việc chắc chắn khác nhau.
Do đó muốn báo giá sát nhất vẫn nên khảo sát thực tế.
Cách đánh giá một nhân viên tạp vụ làm việc tốt
Đừng chỉ nhìn xem sàn có bóng không.
Một nhân viên tốt còn phải đúng giờ, làm đủ checklist, biết ưu tiên việc cần làm, sử dụng dụng cụ đúng khu vực và không gây ảnh hưởng tới nhân viên văn phòng.
Một điểm tôi rất đánh giá cao là khả năng chủ động.
Ví dụ thấy thùng rác gần đầy thì xử lý trước, thấy toilet có nước trên sàn thì lau ngay, thấy vòi nước rò thì báo quản lý.
Đó mới là kiểu duy trì thực sự.
Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi thuê tạp vụ
Sai lầm phổ biến nhất là giao việc bằng miệng.
“Em cứ giữ văn phòng sạch là được.”
Câu này nghe đơn giản nhưng lại quá mơ hồ.
Sạch đến mức nào?
Lau mấy lần?
Có làm pantry không?
Có lau bàn nhân viên không?
Một sai lầm khác là liên tục bổ sung việc nhưng không điều chỉnh thời gian làm.
Ban đầu chỉ vệ sinh. Sau thêm trà nước. Sau nữa thêm rửa cốc, tưới cây, nhận hàng, sắp phòng họp.
Cuối cùng tạp vụ biến thành người làm mọi thứ.
Theo tôi, muốn chất lượng ổn thì công việc phải có giới hạn.
Nên chọn tạp vụ hay nhân viên vệ sinh cho văn phòng?
Nếu chỉ cần quét, lau, đổ rác và làm sạch khu vực chung thì một vị trí vệ sinh với checklist rõ ràng là đủ.
Nếu doanh nghiệp muốn người đó kiêm thêm pantry, phòng họp, cốc chén hoặc một số công việc hỗ trợ thì phạm vi của tạp vụ có thể phù hợp hơn.
Nhưng một lần nữa, đừng quyết định dựa trên cái tên.
Hãy nhìn vào công việc thực tế.
Đó mới là thứ doanh nghiệp đang trả tiền để nhận.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ tạp vụ văn phòng
Tạp vụ văn phòng có lau bàn làm việc cá nhân không?
Có thể có. Tuy nhiên nên quy định rõ vì một số văn phòng hạn chế nhân viên vệ sinh di chuyển giấy tờ hoặc đồ cá nhân trên bàn.
Tạp vụ có rửa cốc chén không?
Tùy thỏa thuận. Nếu có pantry và số lượng cốc lớn thì nên tính phần việc này ngay từ đầu.
Tạp vụ có pha trà nước cho khách không?
Có nơi có, có nơi không. Đây không phải nghĩa vụ mặc định.
Tạp vụ có vệ sinh máy tính không?
Thông thường chỉ nên lau nhẹ phần bên ngoài nếu được phép. Thiết bị điện tử cần quy trình riêng và không nên tự ý dùng hóa chất hoặc khăn ướt.
Tạp vụ 4 tiếng một ngày có đủ không?
Có thể đủ với văn phòng nhỏ hoặc khối lượng việc vừa phải. Văn phòng đông người thường cần thời gian dài hơn.
Văn phòng dưới 100 m² nên thuê mấy giờ?
Không có con số cố định. Nên căn cứ số người, số toilet, lượng rác và nhu cầu duy trì trong ngày.
Tạp vụ có làm tổng vệ sinh định kỳ không?
Có thể hỗ trợ một số phần, nhưng các công việc như giặt thảm, chà sàn máy, đánh bóng hoặc vệ sinh trên cao nên giao cho đội chuyên sâu.
Kết luận
Tạp vụ văn phòng và nhân viên vệ sinh thực tế không có một ranh giới tuyệt đối.
Tên gọi có thể khác nhau giữa từng doanh nghiệp, nhưng điều doanh nghiệp cần quan tâm nhất vẫn là phạm vi công việc, thời gian làm, tần suất và tiêu chuẩn bàn giao.
Theo kinh nghiệm của tôi, một hợp đồng tạp vụ tốt không cần viết quá hoa mỹ. Chỉ cần trả lời rõ được bốn câu hỏi: ai làm, làm gì, làm khi nào và kiểm tra bằng cách nào.
Khi bốn việc đó rõ ràng, chất lượng vệ sinh thường ổn định hơn rất nhiều.
Nếu doanh nghiệp đang cần bố trí nhân sự vệ sinh văn phòng theo giờ, theo ca hoặc duy trì hằng ngày, Dịch vụ Nhà Sạch có thể khảo sát thực tế để xây dựng checklist phù hợp với diện tích, số lượng nhân viên và đặc thù sử dụng của từng văn phòng. Làm đúng ngay từ đầu luôn dễ hơn rất nhiều so với vừa triển khai vừa sửa!
