Cuối năm là lúc hầu như doanh nghiệp nào cũng bận. Phòng kế toán chạy số liệu, bộ phận kinh doanh chốt đơn, cửa hàng tăng ca, kho hàng liên tục nhập xuất… Đến khi ngẩng lên mới thấy văn phòng đã đầy bụi, kính mờ, thảm có mùi, kho chất đủ thứ đồ và chỉ còn vài ngày nữa là nghỉ Tết.
Đây cũng là thời điểm nhiều doanh nghiệp bắt đầu cuống cuồng gọi công ty vệ sinh.
“Bên em có người làm ngày kia không?”
“Ngày 28 Tết còn lịch không?”
“Bên anh chỉ có đúng một ngày để dọn toàn bộ cửa hàng thôi!”
Làm nghề vệ sinh nhiều năm, tôi gặp những tình huống như vậy gần như năm nào cũng có. Có công trình vẫn xoay được người, nhưng cũng có nơi đành từ chối vì lịch đã kín. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đã xác định sẽ thuê đơn vị chuyên nghiệp để tổng vệ sinh cuối năm, tốt nhất đừng để sát Tết mới tìm.
Vậy thuê công ty vệ sinh dọn Tết cho văn phòng, cửa hàng nên đặt lịch trước bao lâu? Câu trả lời thông thường là nên đặt trước khoảng 1-4 tuần, tùy quy mô mặt bằng, số lượng hạng mục và ngày doanh nghiệp muốn thực hiện.
Dưới đây là kinh nghiệm thực tế để bạn chủ động hơn khi lên lịch.
1. Vì sao cuối năm văn phòng, cửa hàng thường cần tổng vệ sinh kỹ hơn ngày thường?
Một mặt bằng có nhân viên vệ sinh hằng ngày chưa chắc đã sạch sâu.
Công việc duy trì thường tập trung vào những vị trí dễ nhìn thấy và cần sử dụng liên tục như quét lau sàn, đổ rác, lau bàn, vệ sinh toilet, lau cửa kính ở tầm tay. Trong khi đó, bụi vẫn âm thầm tích lại trên nóc tủ, chân bàn, khe cửa, máng đèn, chân tường, góc cầu thang hay phía sau các thiết bị.
Cả năm nhìn qua có vẻ không đáng kể. Nhưng đến lúc tổng vệ sinh mới thấy bụi dày đến mức nào!
Văn phòng còn thường gặp tình trạng thảm bẩn, ghế nỉ ám bụi, kính có vệt nước lâu ngày, pantry bám dầu mỡ hoặc kho chứa đầy giấy tờ, thùng carton.
Cửa hàng lại có những vấn đề khác: kính mặt tiền bẩn, biển hiệu nhiều bụi, sàn có vết giày, góc trưng bày lâu ngày không dịch chuyển, kệ hàng bị bụi bám phía trên.
Tổng vệ sinh cuối năm chính là dịp xử lý những phần mà vệ sinh hằng ngày chưa thể làm kỹ.
2. Dọn Tết văn phòng, cửa hàng khác gì vệ sinh duy trì hằng ngày?
Nếu vệ sinh duy trì giống như việc “giữ sạch mỗi ngày”, thì tổng vệ sinh Tết giống như làm lại toàn bộ mặt bằng từ trên xuống dưới.
Khối lượng công việc thường nhiều hơn rất rõ.
Đội vệ sinh có thể phải:
- Lau bụi trần, đèn, quạt và các vị trí trên cao.
- Lau kính cửa, kính vách ngăn.
- Làm sạch bàn ghế, tủ hồ sơ.
- Chà sàn bằng máy.
- Làm sạch chân tường.
- Giặt thảm, ghế nỉ.
- Vệ sinh toilet chuyên sâu.
- Làm sạch pantry.
- Lau cửa, tay nắm, cầu thang.
- Thu gom rác và hỗ trợ sắp xếp đồ.
- Làm sạch kho hoặc khu vực ít được sử dụng.
Vì vậy, đừng lấy thời gian vệ sinh hằng ngày để ước lượng cho một buổi tổng vệ sinh.
Một văn phòng mỗi ngày chỉ cần một nhân viên vệ sinh vài tiếng nhưng khi tổng vệ sinh cuối năm có thể cần cả đội 4-8 người cùng máy móc làm liên tục.
3. Thuê công ty vệ sinh dọn Tết nên đặt lịch trước bao lâu?
Đây là câu hỏi quan trọng nhất.
Theo kinh nghiệm của tôi, doanh nghiệp nên chia thành ba mức.
Nên đặt trước 3-4 tuần nếu muốn chọn đúng ngày đẹp
Nếu doanh nghiệp muốn dọn vào một ngày rất cụ thể, chẳng hạn thứ Bảy cuối cùng trước kỳ nghỉ hoặc ngày toàn bộ nhân viên đã nghỉ, hãy đặt sớm.
Khoảng 3-4 tuần trước ngày dự kiến làm là tương đối chủ động.
Điều này đặc biệt cần thiết với:
- Văn phòng lớn.
- Chuỗi cửa hàng.
- Showroom.
- Nhà hàng.
- Mặt bằng có nhiều kính.
- Công trình cần giặt thảm, ghế hoặc đánh sàn.
- Doanh nghiệp chỉ có một ngày duy nhất để thực hiện.
Đặt sớm giúp công ty vệ sinh có thời gian khảo sát, bố trí người, máy móc và lên phương án thi công.
Đặt trước 1-2 tuần với văn phòng, cửa hàng quy mô vừa
Đây là khoảng thời gian khá phổ biến.
Nếu văn phòng chỉ vài trăm mét vuông, công việc không quá phức tạp và ngày làm có thể linh động, đặt trước khoảng 7-14 ngày thường vẫn ổn.
Tuy nhiên càng gần Tết thì số ngày trống càng ít.
Ví dụ doanh nghiệp nói: “Ngày nào trong tuần cuối cũng được” sẽ dễ xếp lịch hơn rất nhiều so với yêu cầu bắt buộc đúng chiều thứ Sáu.
Có thể đặt sát ngày không?
Có.
Nhưng tôi không khuyến khích.
Một số công ty vệ sinh vẫn có thể nhận lịch gấp nếu vừa có công trình thay đổi hoặc còn đội trống. Nhưng lúc đó doanh nghiệp gần như phải phụ thuộc vào lịch còn lại.
Nói đơn giản: đặt sớm là mình chọn ngày. Đặt muộn nhiều khi là còn ngày nào thì nhận ngày đó.
4. Vì sao không nên chờ đến sát Tết mới tìm công ty vệ sinh?
Nhiều doanh nghiệp nghĩ thuê vệ sinh khá đơn giản: gọi hôm nay, mai có đội đến làm.
Ngày thường đôi khi đúng.
Cuối năm thì không hẳn.
Lịch đẹp thường kín trước
Các ngày cuối tuần hoặc vài ngày sát thời điểm nghỉ Tết luôn được hỏi rất nhiều.
Đặc biệt doanh nghiệp nào cũng muốn dọn sau khi nhân viên nghỉ để tránh vừa vệ sinh xong lại có người đi lại.
Thế là tất cả cùng nhắm một vài ngày.
Khó huy động đủ nhân sự
Dọn Tết thường cần nhiều người hơn công việc định kỳ.
Trong khi đó chính nhân viên vệ sinh cũng có lịch nghỉ hoặc về quê.
Nếu đặt muộn, nhà cung cấp có thể vẫn nhận nhưng chỉ bố trí được đội nhỏ. Khi đó thời gian thi công kéo dài hơn.
Không có đủ thời gian khảo sát
Công trình nhỏ có thể báo giá từ ảnh hoặc video.
Nhưng mặt bằng lớn nên khảo sát thực tế.
Không khảo sát kỹ rất dễ xảy ra câu chuyện:
“Em tưởng sàn bình thường.”
“Em không biết có 400 m² thảm.”
“Bên em chưa tính phần kính phía ngoài.”
Cuối cùng vừa mất thời gian vừa phát sinh chi phí.
Khó xử lý các hạng mục bổ sung
Giặt thảm, đánh bóng đá, lau kính mặt ngoài, vệ sinh trên cao… thường cần máy và dụng cụ riêng.
Nếu đến ngày làm mới phát hiện thì rất khó bổ sung ngay.
5. Thời điểm đặt lịch phụ thuộc vào diện tích và khối lượng công việc như thế nào?
Không thể lấy một mốc duy nhất cho tất cả công trình.
Một cửa hàng 50 m² khác hoàn toàn một văn phòng 2.000 m².
Theo tôi, khi quyết định đặt lịch, doanh nghiệp nên nhìn ít nhất bốn yếu tố.
Thứ nhất là diện tích.
Diện tích càng lớn thì càng cần nhiều nhân sự và thiết bị.
Thứ hai là mức độ bẩn.
Văn phòng mới tổng vệ sinh cách đây vài tháng chắc chắn dễ làm hơn nơi vài năm chưa từng vệ sinh sâu.
Thứ ba là số lượng hạng mục.
Chỉ lau dọn tổng thể sẽ nhanh. Nhưng nếu vừa tổng vệ sinh, vừa giặt thảm, giặt ghế, lau kính trên cao thì phải chuẩn bị khác.
Cuối cùng là thời gian doanh nghiệp cho phép thi công.
Nếu công ty chỉ cho làm từ 18h đến 23h, đơn vị vệ sinh buộc phải tăng người để hoàn thành trong 5 tiếng.
Do đó, mặt bằng càng lớn, công việc càng nhiều và khung thời gian càng hẹp thì càng nên đặt sớm.
6. Văn phòng nên tổng vệ sinh trước ngày nghỉ Tết bao nhiêu ngày?
Không phải cứ làm sát ngày nghỉ nhất mới tốt.
Theo kinh nghiệm của tôi, văn phòng có thể bố trí tổng vệ sinh trước kỳ nghỉ khoảng 1-3 ngày.
Nếu công ty nghỉ từ ngày 28 âm lịch chẳng hạn, có thể tổng vệ sinh vào ngày 26 hoặc 27.
Như vậy sau khi làm xong vẫn còn thời gian kiểm tra, nghiệm thu và xử lý nếu cần.
Riêng văn phòng có giặt thảm hoặc ghế nỉ thì nên tính thời gian khô.
Đừng để tối cuối cùng mới giặt toàn bộ thảm rồi sáng hôm sau khóa cửa nghỉ Tết. Không gian đóng kín, thảm còn ẩm sẽ rất dễ có mùi.
Nếu bắt buộc vệ sinh khi nhân viên vẫn đi làm, nên chia khu vực. Khu nào ít sử dụng làm trước, khu làm việc chính xử lý sau cùng.
7. Cửa hàng, showroom nên dọn trước hay sau ngày bán hàng cuối cùng?
Cửa hàng khó lên lịch hơn văn phòng một chút vì càng gần Tết càng đông khách.
Nếu tổng vệ sinh quá sớm, vài ngày bán hàng cao điểm sau đó có thể làm sàn và kính bẩn trở lại.
Theo tôi, có hai cách.
Với cửa hàng nghỉ Tết tương đối sớm, hãy tổng vệ sinh sau khi đóng cửa ngày bán cuối cùng.
Cách này đẹp nhất vì làm xong gần như khóa cửa nghỉ.
Với cửa hàng bán đến rất sát Tết, nên chia thành hai đợt.
Đợt một làm phần nặng như kho, trên cao, góc khuất, kính, phía sau kệ.
Đợt hai sau ngày bán cuối cùng chỉ cần vệ sinh sàn, quầy, cửa kính và hoàn thiện tổng thể.
Cách này giảm áp lực phải nhồi toàn bộ công việc vào một đêm.
8. Những hạng mục nào cần báo trước cho công ty vệ sinh?
Có một lỗi tôi gặp khá nhiều: khách chỉ nói “tổng vệ sinh văn phòng”, nhưng đến nơi lại có thêm hàng loạt yêu cầu.
Vì vậy khi đặt lịch, hãy báo càng rõ càng tốt.
Chà sàn bằng máy
Nếu sàn nhiều vết bẩn, nên báo trước loại sàn: gạch, đá, vinyl, epoxy hay vật liệu khác.
Mỗi bề mặt dùng pad và hóa chất khác nhau.
Đánh bóng sàn
Đây không còn là vệ sinh thông thường.
Đánh bóng đá hoặc xử lý sàn cần thiết bị, hóa chất và kỹ thuật riêng.
Giặt thảm, ghế
Cần tính diện tích thảm, số ghế và thời gian khô.
Lau kính
Hãy nói rõ kính trong nhà hay mặt ngoài, cao bao nhiêu mét, có vị trí nào khó tiếp cận không.
Vệ sinh biển hiệu, mặt tiền
Cửa hàng thường có bảng hiệu phía ngoài, rất dễ bị bỏ sót nếu không thống nhất trước.
Trần, đèn và các vị trí trên cao
Nếu trần cao, công ty có thể cần thang, cây nối hoặc thiết bị chuyên dụng.
Tóm lại, báo trước càng kỹ thì ngày thi công càng ít phát sinh.
9. Một buổi dọn Tết văn phòng, cửa hàng thường mất bao lâu?
Rất khó trả lời chỉ bằng diện tích.
Một văn phòng 300 m² sạch tương đối có thể làm nhanh hơn cửa hàng 100 m² nhưng đầy dầu mỡ và đồ đạc.
Thời gian phụ thuộc vào:
Diện tích mặt bằng: Đây là yếu tố cơ bản nhất.
Mức độ bẩn: Bụi thông thường và vết bẩn lâu năm hoàn toàn khác nhau.
Số người: Cùng một khối lượng, đội 6 người chắc chắn nhanh hơn đội 2 người.
Máy móc: Máy chà sàn, máy hút nước, máy giặt thảm giúp rút ngắn rất nhiều thời gian.
Mật độ đồ đạc: Văn phòng đầy bàn, tủ, dây điện khó làm hơn mặt bằng trống.
Yêu cầu chi tiết: Chỉ vệ sinh bề mặt và làm sạch từng khe, chân bàn, tủ, ghế là hai cấp độ khác nhau.
Các công trình nhỏ có thể hoàn thành trong vài giờ. Mặt bằng lớn thường mất một ngày hoặc phải chia ca.
Nếu có ai chỉ nghe diện tích rồi cam kết ngay chính xác “4 tiếng là xong” mà chưa hỏi gì thêm, tôi nghĩ doanh nghiệp nên hỏi kỹ lại.
10. Trước khi báo giá, công ty vệ sinh cần khảo sát những gì?
Khảo sát không phải thủ tục cho có.
Một người làm nghề có kinh nghiệm thường sẽ nhìn khá nhiều thứ.
Họ sẽ xem diện tích thực tế, chất liệu sàn, tình trạng kính, số toilet, thảm, ghế, mật độ đồ đạc, chiều cao cần làm, đường đưa máy vào và nguồn điện nước.
Ngoài ra còn phải hỏi khung giờ thi công.
Ví dụ cùng 1.000 m² nhưng công trình cho làm cả ngày khác hoàn toàn công trình chỉ được làm sau 20h.
Vị trí để máy, chỗ đổ nước bẩn, thang máy vận chuyển thiết bị cũng cần biết.
Sau khảo sát, đơn vị vệ sinh mới có thể tính số người, loại máy và thời gian tương đối chính xác.
Đó là lý do tôi luôn đánh giá cao những đơn vị chịu khảo sát kỹ trước khi báo giá.
11. Giá dọn vệ sinh Tết được tính theo m², nhân công hay khối lượng công việc?
Cả ba cách đều có thể được sử dụng.
Không có một công thức áp cho mọi công trình.
Tính theo diện tích
Thường dùng cho các mặt bằng khá đồng nhất và dễ xác định khối lượng.
Tính theo nhân công
Một số công việc nhỏ hoặc thuê người hỗ trợ trong số giờ nhất định có thể tính theo ca hoặc theo người.
Tính theo hạng mục
Giặt thảm, giặt ghế, lau kính, đánh bóng sàn thường có báo giá riêng.
Tính trọn gói
Với văn phòng, cửa hàng tổng vệ sinh Tết, báo giá trọn gói thường dễ quản lý nhất.
Sau khảo sát, công ty vệ sinh đưa một mức giá cho toàn bộ phạm vi công việc đã thống nhất.
Điều doanh nghiệp cần quan tâm không chỉ là tổng số tiền mà là trong giá đó có những gì.
Có máy móc chưa?
Có hóa chất chưa?
Có vận chuyển chưa?
Có lau kính không?
Có giặt thảm không?
Có VAT không?
Hỏi rõ ngay từ đầu sẽ tránh câu chuyện báo giá nhìn rất rẻ nhưng đến khi làm lại cộng thêm hàng loạt khoản.
12. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đội vệ sinh đến làm?
Muốn đội vệ sinh làm nhanh, phía khách hàng cũng nên chuẩn bị một chút.
Thanh lý hoặc phân loại đồ không dùng
Cuối năm thường có rất nhiều carton, giấy tờ, vật dụng cũ.
Nhân viên vệ sinh không thể tự quyết thứ nào được bỏ.
Doanh nghiệp nên phân loại trước.
Cất tài liệu quan trọng
Hợp đồng, tiền, con dấu, hồ sơ khách hàng nên được thu gọn và khóa lại.
Đây vừa là vấn đề an toàn vừa giúp đội vệ sinh dễ làm việc.
Thông báo cho nhân viên
Nếu dọn trong giờ làm hoặc ngay sau giờ làm, hãy báo trước để mọi người thu dọn bàn cá nhân.
Xác định khu vực hạn chế
Phòng server, phòng kế toán, kho hàng đặc biệt hoặc khu vực có tài sản giá trị cần được thông báo rõ.
Chuẩn bị người bàn giao
Tốt nhất nên có một người đại diện doanh nghiệp bàn giao đầu việc và nghiệm thu sau khi hoàn thành.
Chỉ những bước nhỏ này thôi cũng giúp tiến độ trơn tru hơn rất nhiều.
13. Cách chọn công ty vệ sinh dọn Tết để tránh “đặt lịch rồi vẫn thiếu người”
Cuối năm có khá nhiều đội vệ sinh nhận việc thời vụ.
Giá đôi khi rất hấp dẫn.
Nhưng với doanh nghiệp, đặc biệt là mặt bằng lớn, tôi vẫn ưu tiên đơn vị có tổ chức rõ ràng hơn.
Hãy kiểm tra một vài điểm.
Có khảo sát và báo giá cụ thể hay không?
Có cam kết số lượng người dự kiến không?
Có máy móc phù hợp hay chủ yếu làm thủ công?
Ai là người giám sát?
Nếu nhân viên nghỉ đột xuất có người thay thế không?
Tiêu chí nghiệm thu được thống nhất thế nào?
Đừng chỉ hỏi:
“Bên nào rẻ nhất?”
Hãy hỏi:
“Với số tiền này, bên nào bố trí đủ nguồn lực để làm đúng những gì mình cần?”
Trong nghề vệ sinh, chênh lệch báo giá thường xuất phát từ số người, số giờ, máy móc, hóa chất và phạm vi công việc. Giá thấp chưa chắc là lợi nếu cuối cùng công việc làm không hết.
14. Checklist đặt dịch vụ vệ sinh cuối năm cho văn phòng, cửa hàng
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị thuê dịch vụ dọn Tết, có thể dùng nhanh checklist này:
- Xác định ngày nghỉ Tết.
- Chọn ngày muốn tổng vệ sinh.
- Ước tính diện tích mặt bằng.
- Liệt kê từng khu vực cần vệ sinh.
- Kiểm tra có thảm, ghế nỉ hay không.
- Kiểm tra nhu cầu lau kính.
- Xác định có khu vực trên cao không.
- Ghi rõ yêu cầu chà hoặc đánh bóng sàn.
- Chụp ảnh/video hiện trạng.
- Liên hệ công ty vệ sinh trước 1-4 tuần.
- Sắp xếp lịch khảo sát.
- Thống nhất báo giá và phạm vi công việc.
- Thống nhất số người, thời gian thi công.
- Cất tài liệu và tài sản quan trọng.
- Bố trí người bàn giao và nghiệm thu.
Làm đủ danh sách này, tôi tin rằng ngày tổng vệ sinh sẽ nhẹ đầu hơn rất nhiều.
15. Dịch vụ Nhà Sạch nhận dọn vệ sinh Tết cho văn phòng, cửa hàng như thế nào?
Với các doanh nghiệp cần tổng vệ sinh cuối năm, Dịch vụ Nhà Sạch có thể khảo sát thực tế để lên phương án phù hợp với diện tích, thời gian và mức độ công việc của từng mặt bằng.
Tùy hiện trạng, đội vệ sinh có thể triển khai các hạng mục như làm sạch sàn, kính, bàn ghế, khu làm việc, toilet, pantry, cầu thang, kho, các vị trí trên cao và những khu vực ít được vệ sinh trong năm.
Với công trình có nhu cầu giặt thảm, giặt ghế, chà sàn hoặc các hạng mục chuyên sâu khác, doanh nghiệp nên thông báo ngay từ khi đặt lịch để chuẩn bị thiết bị và nhân sự phù hợp.
Một điều tôi vẫn muốn nhắc lại: đừng chờ đến hai, ba ngày cuối mới bắt đầu tìm đơn vị vệ sinh.
Nếu đã biết khoảng thời gian công ty nghỉ Tết, hãy lên lịch từ trước.
Văn phòng, cửa hàng quy mô vừa nên liên hệ trước 1-2 tuần. Công trình lớn, nhiều hạng mục hoặc bắt buộc làm đúng một ngày cụ thể thì tốt nhất đặt trước 3-4 tuần.
Chủ động sớm một chút, doanh nghiệp vừa dễ chọn lịch, vừa có thời gian khảo sát và thống nhất đầu việc rõ ràng. Đến ngày thực hiện chỉ cần bàn giao mặt bằng, đội vệ sinh vào làm, nghiệm thu xong là có thể yên tâm đóng cửa nghỉ Tết.
Nếu cần tư vấn và khảo sát dịch vụ tổng vệ sinh cuối năm cho văn phòng, cửa hàng, showroom hoặc mặt bằng kinh doanh, có thể liên hệ:
Dịch vụ Nhà Sạch
Hotline miền Bắc: 0943.165.678
Hotline miền Nam: 0939.374.789
