Kho hàng nhìn qua có vẻ là một không gian khá “dễ dọn”: sàn rộng, ít đồ nội thất, không nhiều phòng nhỏ như văn phòng hay khách sạn. Nhưng ai từng trực tiếp làm vệ sinh kho logistics rồi mới thấy, đây lại là một trong những công trình phải tính toán kỹ nhất.
Khó không phải chỉ vì kho rộng hay bụi nhiều. Cái khó nằm ở chỗ kho vẫn phải chạy.
Xe tải vẫn vào. Xe nâng vẫn chạy. Nhân viên vẫn picking hàng. Pallet vẫn được kéo ra kéo vào. Đơn hàng đến giờ vẫn phải xuất. Không thể vì đội vệ sinh đang chà sàn mà cả kho dừng hoạt động vài tiếng được.
Vì vậy, theo kinh nghiệm của Dịch vụ Nhà Sạch, làm vệ sinh kho hàng tốt không chỉ là làm sạch. Quan trọng hơn là phải biết làm ở đâu trước, ở đâu sau, giờ nào được làm và làm thế nào để không cản trở luồng xuất nhập hàng.
Vì sao vệ sinh kho logistics khó hơn vệ sinh một kho hàng thông thường?
Nếu là một kho trống chuẩn bị bàn giao, công việc khá đơn giản. Có thể đưa máy vào quét hút, chà sàn, vệ sinh từ trên xuống dưới rồi nghiệm thu.
Nhưng với kho logistics đang hoạt động thì hoàn toàn khác.
Trong cùng một thời điểm có thể có:
- Xe tải đang lùi vào dock nhận hàng.
- Xe nâng chạy giữa các dãy kệ.
- Nhân viên lấy hàng theo đơn.
- Khu đóng gói đang hoạt động liên tục.
- Pallet vừa được đưa xuống để kiểm đếm.
- Một số lối đi cần giữ thông thoáng tuyệt đối.
Chỉ cần bố trí đội vệ sinh sai một chút là ảnh hưởng ngay.
Ví dụ, 10 giờ sáng đang là giờ xe container vào nhiều mà lại đưa máy chà sàn ra khu dock thì gần như chắc chắn sẽ vướng. Hoặc chà cùng lúc hai lối chính giữa các dãy kệ, xe nâng không có đường đi vòng thì cả công việc kho bị chậm.
Theo tôi, vệ sinh kho logistics phải được xem là một phần nằm trong vận hành kho, chứ không phải một công việc đứng riêng bên ngoài.
Những khu vực nào trong kho hàng cần được vệ sinh?
Một kho lớn không chỉ có mỗi phần sàn.
Khi khảo sát, Dịch vụ Nhà Sạch thường chia rõ từng nhóm khu vực để tránh tình trạng báo giá một kiểu nhưng vào làm lại phát sinh thêm đủ thứ.
Sàn kho và các lối đi chính
Đây là khu dễ thấy bụi, vết bánh xe nâng, đất cát từ ngoài theo vào và rác bao bì.
Khu giữa các dãy kệ hàng
Không gian thường hẹp hơn, nhiều chân kệ và có những góc máy lớn khó tiếp cận.
Khu nhập hàng và xuất hàng
Khu này thường bẩn nhanh nhất vì mật độ người, xe và hàng hóa tập trung cao.
Dock, cửa cuốn và khu xe tải ra vào
Ngoài bụi còn có thể xuất hiện bùn đất, vệt bánh xe, dầu hoặc nước.
Kệ hàng và khu vực dưới pallet
Đây là vị trí bụi tích tụ khá lâu nhưng không phải lúc nào cũng có thể di chuyển hàng ra để làm.
Trần, xà, đèn và đường ống
Các kho cao thường có bụi bám trên xà, máng cáp, đèn và hệ thống kỹ thuật.
Khu đóng gói và phân loại hàng
Dễ phát sinh carton, dây đai, màng PE và các mảnh bao bì nhỏ.
Ngoài ra còn văn phòng kho, nhà vệ sinh, phòng bảo vệ, khu nghỉ nhân viên và một số khu phụ trợ khác.
Nói cách khác, muốn làm sạch kho bài bản thì không thể chỉ báo một câu: “quét hút và chà sàn kho”.
Trước khi vệ sinh cần khảo sát lịch xuất nhập hàng của kho
Đây là bước mà tôi cho rằng quan trọng nhất nhưng lại thường bị làm qua loa.
Không nên hỏi mỗi diện tích bao nhiêu mét vuông rồi đưa báo giá.
Cần hỏi thêm:
- Kho nhập hàng nhiều nhất vào giờ nào?
- Khung giờ nào xe tải tập trung?
- Picking diễn ra mạnh vào buổi sáng hay chiều?
- Kho có chạy ban đêm không?
- Ngày nào trong tuần ít hàng hơn?
- Khu nào gần như phải hoạt động liên tục?
- Khu nào có thể đóng tạm 30 phút hoặc một tiếng?
Từ những thông tin đó mới lên được lịch vệ sinh.
Tôi thường nói với khách rằng: đừng bắt kho chạy theo lịch vệ sinh, hãy để lịch vệ sinh chạy theo hoạt động của kho.
Nghe rất đơn giản nhưng thực tế đây chính là điểm quyết định một phương án có dùng được hay không.
Chia kho thành từng zone để vệ sinh thay vì đóng toàn bộ kho
Với kho đang vận hành, gần như không nên có suy nghĩ “hôm nay đóng hết khu này lại để vệ sinh một lượt” nếu không thực sự cần thiết.
Phương án dễ triển khai hơn là chia zone.
Chẳng hạn:
Làm xong A, kiểm tra sàn khô và an toàn rồi mới mở lại. Sau đó chuyển sang B hoặc một khu vực khác đã được kho sắp xếp.
Cách này có hai lợi ích.
Thứ nhất, không làm tê liệt cả kho.
Thứ hai, quản lý chất lượng dễ hơn. Làm xong khu nào nghiệm thu ngay khu đó, không đợi đến cuối ngày mới phát hiện có chỗ còn sót.
Nếu kho nhiều dãy kệ, có thể chia theo aisle. Kho lớn hơn nữa có thể chia theo khu nhập hàng, khu lưu trữ, khu picking và khu xuất hàng.
Theo kinh nghiệm thực tế, càng chia rõ thì đội vệ sinh càng dễ làm và nhân viên kho cũng đỡ bị ảnh hưởng.
Lập lịch vệ sinh “né” giờ cao điểm xuất nhập hàng như thế nào?
Không phải hạng mục nào cũng bắt buộc phải làm ban đêm.
Có những việc nhẹ vẫn có thể thực hiện trong giờ hoạt động, ví dụ:
- Hút bụi một lối ít người qua lại.
- Thu gom nilon và dây đai.
Ngược lại, những việc sử dụng máy lớn, tạo tiếng ồn hoặc khiến sàn ướt nên chuyển sang giờ thấp điểm.
Khu dock có thể làm giữa hai đợt xe.
Khu picking nên tránh lúc kho đang chạy đơn mạnh.
Các lối chính có thể chà sau giờ xuất hàng cao điểm.
Còn các hạng mục vệ sinh trên cao, tổng vệ sinh kệ hoặc xử lý diện rộng thì thường phù hợp hơn với buổi tối, cuối tuần hoặc ngày lượng hàng thấp.
Không có một khung giờ chung cho tất cả các kho. Kho thương mại điện tử khác kho nguyên liệu sản xuất. Kho lạnh khác kho hàng tiêu dùng.
Vì vậy lịch phải xây theo từng kho cụ thể.
Vệ sinh lối đi nhưng vẫn phải giữ đường cho xe nâng và nhân viên kho
Lối xe nâng là khu vực tôi đặc biệt không muốn đội vệ sinh tự ý xử lý nếu chưa thống nhất với quản lý kho.
Một nguyên tắc rất đơn giản là không khóa đồng thời những tuyến mà xe buộc phải sử dụng.
Nếu có hai lối song song thì có thể làm từng lối.
Nếu chỉ có một đường duy nhất, cần chia thành từng đoạn nhỏ hoặc chọn thời điểm xe tạm dừng.
Trong quá trình làm cần lưu ý:
- Không đặt xô, thùng, máy hút bụi giữa đường.
- Không kéo dây điện ngang lối xe nâng.
- Đặt biển cảnh báo dễ nhìn.
- Khu vừa chà cần kiểm tra độ khô.
- Không che khuất vạch giao thông nội bộ.
- Máy vệ sinh phải đi theo hướng đã thống nhất.
Tôi từng thấy nhiều nơi sàn rất sạch nhưng thiết bị vệ sinh lại để lung tung ở góc cua. Như vậy thì sạch cũng chưa phải là làm đúng.
Kho ưu tiên an toàn và luồng di chuyển trước tiên.
Vệ sinh khu vực nhập hàng và xuất hàng mà không làm chậm xe tải
Dock là nơi thường khiến đội vệ sinh “đau đầu” nhất.
Không gian này vừa đông xe, vừa nhiều pallet, lại phát sinh rác liên tục.
Các loại rác phổ biến có:
Cách làm hợp lý là chia dock.
Ví dụ kho có 6 cửa thì không nhất thiết đóng cả 6 để vệ sinh. Có thể làm lần lượt 1 hoặc 2 cửa trong lúc các cửa còn lại tiếp tục hoạt động.
Khi khu vực vừa trống hàng, đội vệ sinh cần vào xử lý nhanh trước khi lượt xe tiếp theo đến.
Đặc biệt, rác như dây đai nhựa hay màng PE không nên để lâu trên nền. Những thứ này nhìn nhỏ nhưng có thể cuốn vào bánh xe hoặc gây vướng khi di chuyển pallet.
Khu xuất nhập hàng nên được duy trì sạch trong ngày chứ không đợi cuối ca mới làm một lần.
Vệ sinh sàn kho nên dùng máy gì để vừa nhanh vừa ít ảnh hưởng vận hành?
Kho lớn mà chỉ dùng cây lau thì rất khó đảm bảo năng suất.
Thông thường sẽ có một số nhóm máy:
Máy quét bụi công nghiệp
Phù hợp khu vực rộng, nhiều bụi khô và rác nhỏ.
Máy hút bụi công nghiệp
Tốt cho khe, chân kệ và những khu máy quét không vào được.
Máy chà sàn liên hợp
Đây là thiết bị khá hữu ích vì có thể vừa chà vừa hút nước, giúp mặt sàn khô nhanh hơn.
Máy hút nước
Dùng khi cần xử lý nước bẩn hoặc sự cố tràn.
Tuy nhiên không phải máy càng lớn càng tốt.
Nếu aisle hẹp mà mang máy bản rộng vào thì quay đầu rất khó. Ngược lại, khu sàn trống hàng nghìn mét vuông mà dùng máy quá nhỏ thì thời gian thi công kéo dài.
Cần nhìn cả chiều rộng lối đi, loại sàn, mật độ kệ và tần suất xe hoạt động.
Mục tiêu cuối cùng vẫn là: làm nhanh, sạch nhưng trả lại mặt bằng càng sớm càng tốt.
Vệ sinh kệ hàng, pallet và khu vực đang chứa hàng cần lưu ý gì?
Đây là phần rất dễ phát sinh tranh cãi nếu không nói rõ từ đầu.
Nhân viên vệ sinh có được di chuyển pallet không?
Có được nhấc hàng lên không?
Có được lau trực tiếp thùng sản phẩm không?
Theo kinh nghiệm của tôi, đội vệ sinh không nên tự ý động vào hàng hóa nếu chưa được cho phép.
Nếu khách chỉ thuê vệ sinh khu vực quanh kệ, chúng tôi làm phần tiếp cận được.
Nếu cần làm dưới pallet thì kho phải có phương án đưa pallet ra.
Khi vệ sinh tầng kệ cao cần chú ý bụi rơi xuống dưới. Với sản phẩm dễ bám bụi nên che chắn trước.
Nếu có thể, nên ưu tiên hút bụi thay vì phủi bụi bằng chổi.
Một chi tiết nhỏ nhưng rất quan trọng: phạm vi nào thuộc trách nhiệm đội vệ sinh, phạm vi nào thuộc nhân viên kho phải ghi rõ ngay từ đầu.
Vệ sinh trần, xà, đèn và vị trí trên cao thế nào khi kho vẫn hoạt động?
Kho lâu ngày thường có một lớp bụi khá rõ trên xà, đèn, đường ống và máng kỹ thuật.
Nhưng làm trên cao trong lúc phía dưới xe nâng vẫn chạy thì rất nguy hiểm.
Thông thường cần khoanh vùng khu vực phía dưới.
Trong thời gian đang vệ sinh trên cao:
- Không cho người đi qua bên dưới.
- Không để xe nâng chạy vào vùng thi công.
- Hàng hóa cần được che chắn khi cần thiết.
- Thiết bị nâng phải phù hợp.
- Dụng cụ phải được kiểm soát để tránh rơi.
Phần này có thể làm chậm hơn một chút nhưng theo tôi không nên nóng vội.
Vệ sinh trên cao mà chỉ chú ý tốc độ là rất dễ xảy ra sự cố.
Xử lý rác, bụi, dầu và sự cố tràn đổ trong kho logistics
Không phải cứ tới cuối ngày mới gọi là vệ sinh kho.
Trong quá trình vận hành, có những thứ cần xử lý ngay.
Ví dụ chai nước bị đổ giữa đường xe nâng.
Một ít dầu từ thiết bị rơi xuống sàn.
Pallet bung dây đai.
Màng PE bị kéo lê ngoài lối đi.
Những trường hợp này phải khoanh vùng và xử lý sớm.
Rác cũng nên phân loại hợp lý:
- Màng nhựa gom riêng nếu có yêu cầu.
- Dây đai và vật sắc cần kiểm soát.
- Pallet hỏng chuyển về điểm quy định.
Điểm tập kết rác tuyệt đối không được chắn cửa, lối thoát hiểm hoặc đường pallet.
Đây là những việc rất đời thường nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến việc kho chạy có trơn tru hay không.
Những yêu cầu an toàn đặc biệt khi vệ sinh kho đang vận hành
Trong kho, nhân viên vệ sinh là một nhóm người “đi vào hệ thống” chứ không hoạt động riêng biệt.
Vì vậy cần tuân thủ quy định của kho.
Một số yêu cầu thường gặp gồm:
- Không đi vào vùng xe nâng khi chưa quan sát.
- Đi đúng đường dành cho người.
- Đặt biển báo khi sàn đang ướt.
- Không tự ý cắm máy vào nguồn điện không xác định.
- Không dùng hóa chất ngoài danh mục được duyệt.
- Không tự ý vận hành máy móc của khách.
- Không tự di chuyển hàng hóa.
Trước khi triển khai ở kho lớn, Dịch vụ Nhà Sạch thường ưu tiên phổ biến quy định an toàn cho nhân sự trước.
Một người lau sàn rất giỏi nhưng không hiểu luồng xe nâng thì vẫn chưa phù hợp để làm kho logistics.
Nên vệ sinh kho hàng theo ca, hàng ngày hay tổng vệ sinh định kỳ?
Theo tôi, không nên chọn một trong ba mà nên kết hợp cả ba tùy tình trạng kho.
Vệ sinh duy trì hàng ngày
Phù hợp với:
Vệ sinh định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng
Có thể gồm:
Tổng vệ sinh định kỳ
Thường triển khai cho:
- Khu vực lâu ngày không tiếp cận.
Một kho duy trì vệ sinh đều đặn bao giờ cũng dễ quản lý hơn kho để vài tháng rồi mới tổng vệ sinh một lần.
Đợi đến khi bụi đã đóng dày, dầu bám lâu ngày thì vừa mất thời gian vừa tốn chi phí hơn.
Quy trình triển khai dịch vụ vệ sinh kho logistics không làm gián đoạn hoạt động
Tại Dịch vụ Nhà Sạch, với kho đang hoạt động, một phương án hợp lý thường đi theo các bước sau.
Bước 1: Khảo sát hiện trạng
Xem diện tích, sàn, kệ, dock, lối xe nâng, khu phụ trợ và mức độ bẩn.
Bước 2: Nắm lịch xuất nhập hàng
Xác định giờ cao điểm, giờ thấp điểm, ngày ít hàng.
Bước 3: Chia zone
Khoanh rõ khu nào làm trước, khu nào vẫn vận hành.
Bước 4: Bố trí nhân sự và máy móc
Không phải cứ đưa thật nhiều người vào là tốt. Kho đang chạy mà người quá đông đôi khi còn gây vướng.
Bước 5: Thi công từng khu
Có biển cảnh báo và người giám sát.
Bước 6: Kiểm tra trước khi mở lại
Đặc biệt là tình trạng sàn ướt, thiết bị còn nằm trong lối đi hay không.
Bước 7: Nghiệm thu và điều chỉnh
Nếu thấy một khung giờ thường xuyên xung đột với vận hành, cần đổi lịch cho lần sau.
Một quy trình tốt không phải là quy trình cố định đến mức cứng nhắc. Làm kho logistics phải biết điều chỉnh theo thực tế.
Tiêu chí chọn công ty vệ sinh kho hàng, kho logistics
Giá đương nhiên quan trọng, nhưng tôi nghĩ đừng nhìn mỗi đơn giá trên mét vuông.
Kho đang hoạt động cần một đơn vị hiểu cách tổ chức công việc.
Khi lựa chọn, doanh nghiệp nên hỏi:
- Đơn vị đã từng làm kho đang vận hành chưa?
- Có phương án chia zone không?
- Máy móc có phù hợp chiều rộng aisle không?
- Nhân viên có hiểu quy định xe nâng không?
- Có nhận làm ngoài giờ không?
- Phạm vi vệ sinh kệ và hàng hóa đến đâu?
- Nếu xảy ra sự cố thì xử lý thế nào?
- Có checklist nghiệm thu không?
Đặc biệt, hãy yêu cầu đơn vị khảo sát thực tế trước khi chốt phương án nếu kho có quy mô lớn hoặc luồng hàng phức tạp.
Một kho 2.000 m² trống hoàn toàn khác một kho 2.000 m² chứa kín pallet. Diện tích giống nhau nhưng phương án và khối lượng công việc có thể khác rất nhiều.
Dịch vụ Nhà Sạch nhận vệ sinh kho hàng, kho logistics theo phương án thực tế
Điều chúng tôi quan tâm khi khảo sát một kho không chỉ là “bao nhiêu mét vuông”.
Chúng tôi muốn biết kho đang vận hành như thế nào.
Xe đi hướng nào? Dock nào bận nhất? Kho chạy mấy ca? Khu vực nào có thể đóng tạm? Loại sàn gì? Hàng có nhạy bụi không? Có thể đưa máy lớn vào không?
Từ đó Dịch vụ Nhà Sạch mới xây dựng phương án nhân sự, thiết bị và thời gian vệ sinh phù hợp.
Theo kinh nghiệm của tôi, một dịch vụ vệ sinh kho tốt không phải là làm thật nhanh để nhìn thấy sàn sáng bóng. Quan trọng hơn là sau khi đội vệ sinh rời đi, hoạt động của kho vẫn diễn ra bình thường, không có hàng bị ảnh hưởng, không có chuyến xe nào phải chờ vô lý và cũng không phát sinh nguy cơ an toàn.
Kho logistics vốn đã rất nhiều đầu việc. Vệ sinh nên là phần giúp vận hành nhẹ nhàng hơn, chứ tuyệt đối không nên trở thành một nguyên nhân khiến kho phải dừng lại.
