Văn phòng khoảng 20, 30 người thì chuyện vệ sinh thường khá đơn giản. Có nơi chỉ cần thuê một cô tạp vụ làm vài tiếng buổi sáng, gom rác, lau sàn, vệ sinh nhà vệ sinh là cơ bản ổn.
Nhưng khi số lượng nhân viên tăng lên 50, 100, thậm chí 150 đến 200 người thì câu chuyện khác hẳn.
Rác nhiều hơn, nhà vệ sinh sử dụng liên tục, pantry vừa dọn xong một lúc lại bẩn, phòng họp hết lượt này tới lượt khác. Chưa kể khu vực lễ tân, cửa kính, hành lang, thảm, ghế văn phòng và hàng loạt góc nhỏ mà nếu không có người theo sát thì chỉ vài ngày là nhìn thấy ngay sự xuống cấp.
Lúc này doanh nghiệp thường đứng trước hai lựa chọn: tự tuyển tạp vụ riêng hoặc thuê công ty vệ sinh chuyên nghiệp.
Theo kinh nghiệm thực tế của tôi, không có phương án nào mặc nhiên tốt hơn trong mọi trường hợp. Văn phòng 50 người khác hoàn toàn văn phòng 200 người. Một mặt bằng 300 m² cũng không thể tính giống văn phòng 1.000 m², dù số nhân viên bằng nhau.
Quan trọng là phải tính đúng khối lượng công việc, chi phí thực tế và khả năng quản lý về lâu dài.
Văn phòng 50 đến 200 nhân viên phát sinh bao nhiêu công việc vệ sinh?
Nhiều doanh nghiệp khi tính nhân sự vệ sinh chỉ hỏi một câu: “Công ty tôi 100 người thì cần mấy tạp vụ?”.
Thực ra chưa thể trả lời ngay.
Số lượng nhân viên chỉ là một trong nhiều yếu tố ảnh hưởng tới khối lượng công việc. Muốn tính tương đối chính xác phải nhìn cả diện tích, cách bố trí văn phòng, số toilet, số phòng họp, pantry, lượng khách ra vào và yêu cầu về mức độ sạch.
Số người không quyết định toàn bộ khối lượng công việc
Ví dụ cùng là văn phòng 100 nhân viên.
Một bên làm việc trên một mặt sàn khoảng 350 m², có 2 toilet nhỏ, 1 pantry và ít khách.
Một bên lại trải trên 2 tầng, diện tích gần 1.000 m², có nhiều phòng họp, khu tiếp khách, pantry lớn và 6 cụm vệ sinh.
Rõ ràng lượng việc không thể giống nhau.
Đây cũng là lý do tôi khá ngại những cách tính kiểu “mỗi 100 nhân viên cần một tạp vụ”. Nếu chỉ nhìn số đầu người thì rất dễ bố trí thiếu nhân sự.
Những vị trí phải làm nhiều lần trong ngày
Ở văn phòng đông người, một số khu vực không thể chỉ lau một lần vào buổi sáng rồi để nguyên đến chiều.
Điển hình nhất là:
- Nhà vệ sinh.
- Pantry và khu ăn uống.
- Thùng rác.
- Lối ra vào.
- Sảnh lễ tân.
- Phòng họp.
- Tay nắm cửa.
- Các bề mặt thường xuyên có người chạm tay.
Đặc biệt nhà vệ sinh là khu vực dễ phát sinh phàn nàn nhất.
Buổi sáng vừa làm sạch xong nhưng đến gần trưa đã có thể xuất hiện nước dưới sàn, giấy vụn, mùi hoặc bồn rửa tay bẩn. Văn phòng càng đông thì tần suất kiểm tra càng phải dày.
Phải tách công việc hàng ngày và vệ sinh định kỳ
Tạp vụ hàng ngày thường đảm nhận những công việc như:
- Quét, hút bụi và lau sàn.
- Thu gom rác.
- Vệ sinh bàn làm việc theo phạm vi cho phép.
- Làm sạch khu vực chung.
- Vệ sinh nhà vệ sinh.
- Dọn pantry.
- Lau cửa kính thấp, tay vịn, tay nắm cửa.
- Kiểm tra và bổ sung vật tư tiêu hao nếu có yêu cầu.
Nhưng vẫn còn một nhóm công việc khác không nhất thiết phải làm mỗi ngày:
- Giặt thảm.
- Giặt ghế.
- Chà sàn bằng máy.
- Đánh bóng sàn.
- Lau kính lớn.
- Vệ sinh các vị trí trên cao.
- Tổng vệ sinh định kỳ.
Vì vậy, kể cả doanh nghiệp có tạp vụ riêng thì nhiều trường hợp vẫn phải thuê ngoài một phần công việc chuyên sâu.
Phương án 1: Tự tuyển tạp vụ riêng cho văn phòng
Đây là cách khá quen thuộc.
Doanh nghiệp tự đăng tuyển nhân viên tạp vụ, trực tiếp quản lý thời gian làm việc, phân công công việc và trả lương hàng tháng.
Nhân viên có thể làm toàn thời gian hoặc bán thời gian tùy nhu cầu.
Ưu điểm của tạp vụ riêng
Điểm tôi thấy rõ nhất là người làm quen văn phòng rất nhanh.
Sau một thời gian, họ biết phòng nào cần dọn vào giờ nào, ai thường xuyên sử dụng phòng họp, khu vực nào dễ bẩn và những việc nhỏ nào cần chủ động xử lý.
Ví dụ Admin chỉ cần nói:
“Hôm nay có khách lúc 2 giờ, chị để ý giúp em phòng họp.”
Người làm lâu rồi thường hiểu ngay phải kiểm tra bàn, ghế, kính, thùng rác và sàn trước thời điểm khách đến.
Tạp vụ riêng cũng phù hợp với những doanh nghiệp muốn nhân viên vệ sinh hỗ trợ thêm một số việc nội bộ như chuẩn bị nước phòng họp, sắp xếp pantry hoặc hỗ trợ việc lặt vặt trong văn phòng.
Nếu tuyển được người làm tốt và gắn bó nhiều năm thì thực sự rất tiện.
Nhưng điểm khó nhất là quản lý con người
Cái khó thường không nằm ở chuyện lau sàn hay đổ rác.
Khó nhất là khi người đó nghỉ.
Một người nghỉ ốm hai ngày, nghỉ phép một tuần hay nghỉ việc đột ngột là Admin bắt đầu xoay xở.
Văn phòng 20 người có thể tạm chịu được một hôm.
Văn phòng 150 người thì gần như không thể để toilet, pantry và rác chờ tới ngày mai.
Doanh nghiệp lúc đó phải:
- Tìm người làm thay.
- Tuyển người mới.
- Hướng dẫn lại công việc.
- Kiểm tra trong thời gian đầu.
- Xử lý các vấn đề về giờ giấc và chất lượng.
Nếu chỉ có một tạp vụ thì rủi ro càng rõ.
Chi phí của tạp vụ riêng không chỉ là tiền lương
Đây là điểm doanh nghiệp rất hay bỏ sót khi so sánh.
Ví dụ nhìn bên ngoài, một nhân viên tạp vụ có mức lương X triệu đồng/tháng, trong khi báo giá thuê công ty vệ sinh cao hơn.
Thế là kết luận ngay:
“Tự tuyển rẻ hơn.”
Chưa chắc!
Muốn so đúng phải cộng tất cả các khoản liên quan.
Tiền lương và chế độ
Ngoài lương còn có thể phát sinh các khoản liên quan đến chế độ lao động, ngày nghỉ, thưởng hoặc phụ cấp tùy chính sách của doanh nghiệp.
Hóa chất và dụng cụ
Cây lau nhà, khăn lau, xô, chổi, găng tay, túi rác, hóa chất lau sàn, hóa chất vệ sinh toilet...
Mỗi thứ nhìn riêng không lớn nhưng cộng cả năm lại cũng là một khoản.
Máy móc
Nếu văn phòng có diện tích lớn hoặc nhiều thảm, chỉ dùng cây lau và máy hút bụi dân dụng thường không đủ.
Có thể cần:
- Máy hút bụi công nghiệp.
- Máy chà sàn.
- Máy giặt thảm.
- Máy đánh sàn.
Doanh nghiệp phải mua hoặc thuê khi cần.
Chi phí tuyển dụng và quản lý
Admin hoặc HR phải dành thời gian đăng tuyển, phỏng vấn, hướng dẫn, theo dõi chấm công và kiểm tra chất lượng.
Đây là chi phí khó nhìn thấy trên hóa đơn nhưng thực tế vẫn tồn tại.
Bởi vậy, nếu muốn so sánh công bằng, tôi thường khuyên doanh nghiệp tính tổng chi phí trong 6 hoặc 12 tháng thay vì chỉ lấy lương một người đem so với giá một hợp đồng dịch vụ.
Phương án 2: Thuê công ty vệ sinh văn phòng
Khác với tự tuyển một nhân viên, doanh nghiệp thuê công ty vệ sinh là đang mua một dịch vụ hoàn chỉnh, ít nhất về nguyên tắc phải như vậy.
Đơn vị vệ sinh chịu trách nhiệm bố trí nhân sự theo thỏa thuận, đào tạo, quản lý và duy trì công việc theo phạm vi hợp đồng.
Công ty vệ sinh thường đảm nhận những gì?
Tùy từng gói dịch vụ, có thể bao gồm:
- Nhân viên vệ sinh thường trực.
- Người giám sát.
- Dụng cụ vệ sinh.
- Hóa chất.
- Máy móc.
- Checklist công việc.
- Nhân sự hỗ trợ khi cần.
- Các công việc định kỳ.
Điểm doanh nghiệp cần chú ý là phải xem rõ báo giá bao gồm những gì.
Không nên chỉ nhìn dòng cuối cùng là bao nhiêu tiền/tháng.
Hai báo giá cùng 15 triệu chẳng hạn nhưng một bên có hóa chất, máy móc và vệ sinh định kỳ, bên kia chỉ cung cấp nhân công thì hoàn toàn không giống nhau.
Doanh nghiệp có hết phải quản lý không?
Không.
Đây là một hiểu lầm khá phổ biến.
Thuê công ty vệ sinh không có nghĩa là ký hợp đồng xong rồi mặc kệ.
Doanh nghiệp vẫn phải kiểm soát kết quả.
Khác ở chỗ, Admin không cần trực tiếp giải quyết toàn bộ vấn đề nhân sự.
Nếu một nhân viên thường xuyên đi muộn hoặc làm không đạt, doanh nghiệp làm việc với người phụ trách hoặc giám sát của nhà cung cấp để yêu cầu điều chỉnh.
Nói đơn giản:
Doanh nghiệp quản lý chất lượng dịch vụ, còn nhà cung cấp quản lý nhân viên của họ.
Theo tôi, đây mới là lợi ích lớn của thuê ngoài.
Vấn đề người thay thế khi nhân viên vệ sinh nghỉ
Nếu hỏi tôi điểm nào khiến các văn phòng lớn cân nhắc thuê công ty vệ sinh nhiều nhất thì tôi sẽ chọn chuyện này.
Không phải máy móc.
Không phải hóa chất.
Mà là khả năng duy trì người làm liên tục.
Một tạp vụ riêng nghỉ đột xuất có thể khiến cả hệ thống đảo lộn.
Trong khi với công ty vệ sinh có đội ngũ đủ lớn, họ có khả năng điều người khác sang thay.
Tất nhiên, điều này phải được ghi rõ trong thỏa thuận hoặc hợp đồng. Không nên mặc định cứ là công ty vệ sinh thì chắc chắn có người thay ngay.
Doanh nghiệp nên hỏi cụ thể:
“Nếu nhân viên chính nghỉ đột xuất thì trong bao lâu có người thay?”
Câu hỏi này rất đáng hỏi trước khi ký.
So sánh tạp vụ riêng và công ty vệ sinh
Nếu đặt hai mô hình cạnh nhau, có thể nhìn khá rõ như sau:
| Tiêu chí |
Tạp vụ riêng |
Công ty vệ sinh |
| Tuyển dụng |
Do doanh nghiệp tự tuyển |
Nhà cung cấp bố trí |
| Đào tạo |
Do doanh nghiệp hướng dẫn |
Nhà cung cấp chịu trách nhiệm |
| Quản lý giờ làm |
Admin/HR theo dõi |
Nhà cung cấp quản lý, khách hàng kiểm tra |
| Người thay khi nghỉ |
Có thể khó tìm |
Có khả năng bố trí từ đội dự phòng |
| Hóa chất |
Doanh nghiệp tự mua |
Có thể nằm trong hợp đồng |
| Dụng cụ |
Tự chuẩn bị |
Có thể được cung cấp |
| Máy chuyên dụng |
Mua hoặc thuê ngoài |
Có thể điều máy theo lịch |
| Công việc định kỳ |
Thường phải thuê thêm |
Có thể tích hợp |
| Kiểm soát chất lượng |
Doanh nghiệp trực tiếp làm |
Có thêm hệ thống giám sát của nhà cung cấp |
| Thay đổi nhân sự |
Phải tuyển lại |
Có thể điều chỉnh theo hợp đồng |
Nhìn bảng trên sẽ thấy thuê công ty không đơn thuần là “thuê một người lao công”.
Giá trị chính nằm ở hệ thống phía sau người nhân viên đó.
Văn phòng khoảng 50 nhân viên nên chọn cách nào?
Ở quy mô 50 người, cả hai phương án đều có thể phù hợp.
Nếu văn phòng chỉ vài trăm mét vuông, ít toilet, một pantry nhỏ và không có quá nhiều khách thì một tạp vụ part-time hoặc một người làm cố định có thể xử lý được.
Tôi không nghĩ doanh nghiệp 50 người nhất thiết phải ký một gói dịch vụ lớn.
Quan trọng là tính đúng thời gian cần làm.
Có nơi chỉ cần:
- 2 giờ buổi sáng.
- 1 lượt kiểm tra giữa ngày.
- Hoặc 4 giờ mỗi ngày.
Trong trường hợp đó, thuê tạp vụ theo giờ hoặc thuê dịch vụ part-time có thể tiết kiệm hơn một nhân sự 8 tiếng.
Ngược lại, nếu văn phòng 50 người nhưng có diện tích rộng, nhiều tầng hoặc đón khách thường xuyên thì vẫn nên tính phương án thuê ngoài.
Văn phòng khoảng 100 nhân viên thì sao?
Từ khoảng 100 nhân viên trở lên, khối lượng bắt đầu có sự khác biệt khá rõ.
Một người vẫn có thể làm được trong một số văn phòng, nhưng nếu phải chạy liên tục từ toilet sang pantry, rồi lại đổ rác, hút thảm, lau phòng họp thì rất dễ rơi vào tình trạng “chạy việc”.
Tức là nơi này vừa xong, nơi kia đã bẩn.
Đặc biệt có ba khung thời gian thường áp lực:
Đầu buổi sáng: phải hoàn thiện văn phòng trước khi mọi người bắt đầu làm việc.
Sau giờ ăn trưa: pantry, rác và toilet thường tăng việc cùng lúc.
Cuối ngày: thu gom rác, vệ sinh sàn và chuẩn bị lại văn phòng.
Với quy mô này, tôi thích mô hình:
Một nhân sự duy trì hàng ngày + đội chuyên môn hỗ trợ công việc định kỳ.
Ví dụ hàng ngày tạp vụ lo toilet, pantry, bàn ghế, rác và sàn.
Mỗi tháng hoặc mỗi quý có đội máy sang giặt thảm, chà sàn, lau kính.
Cách này thực tế hơn là bắt một người làm tất cả.
Văn phòng 150 đến 200 nhân viên: bài toán không còn chỉ là một người tạp vụ
Khi doanh nghiệp lên đến khoảng 150 hoặc 200 nhân viên, tôi cho rằng câu hỏi quan trọng không còn là:
“Một cô tạp vụ có làm nổi không?”
Mà phải hỏi:
Ai sẽ quản lý hệ thống vệ sinh này?
Nếu cần hai hoặc ba người làm cùng lúc thì bắt đầu xuất hiện chuyện chia khu vực, chia ca, bàn giao dụng cụ, bổ sung hóa chất và kiểm tra kết quả.
Một người nghỉ thì người còn lại có phải gánh không?
Ai điều phối?
Ai tìm người thay?
Ai đào tạo người mới?
Đến đây, lợi thế của công ty vệ sinh bắt đầu rõ hơn.
Không phải vì nhân viên của công ty vệ sinh lau sạch hơn một cách thần kỳ, mà vì đằng sau họ có thể có quản lý, đội dự phòng, dụng cụ và quy trình hỗ trợ.
Tuy nhiên tôi vẫn không cho rằng cứ 200 nhân viên là bắt buộc phải outsource.
Một doanh nghiệp có bộ phận Facility riêng, đã có đội tạp vụ ổn định và hệ thống quản lý tốt hoàn toàn có thể tự vận hành.
Một tạp vụ có thể phục vụ bao nhiêu nhân viên văn phòng?
Câu này được hỏi rất nhiều nhưng thực tế không có một con số áp dụng cho tất cả.
Một người phục vụ 50 nhân viên chưa chắc đã nhàn.
Một người phục vụ 100 nhân viên chưa chắc đã quá tải.
Phải nhìn thêm:
- Diện tích cần vệ sinh.
- Số toilet.
- Số tầng.
- Loại sàn.
- Số phòng họp.
- Diện tích pantry.
- Lượng khách.
- Mức độ sử dụng khu vực chung.
- Tần suất yêu cầu kiểm tra.
Ví dụ một văn phòng 50 người nhưng rộng 800 m² có khi mất nhiều thời gian hút bụi, lau sàn hơn văn phòng 100 người chỉ có 300 m².
Vì vậy tôi không khuyến khích áp một định mức cứng chỉ dựa trên số lượng nhân viên.
Đừng chọn tạp vụ chỉ dựa vào số nhân viên
Trước khi tính số người, doanh nghiệp nên khảo sát ít nhất năm yếu tố.
Diện tích thực tế
Không phải diện tích thuê trên hợp đồng lúc nào cũng bằng diện tích cần vệ sinh.
Kho kỹ thuật, phòng khóa hoặc khu không sử dụng thường không phải làm hàng ngày.
Số nhà vệ sinh
Đây là khu vực chiếm khá nhiều thời gian.
Bốn cụm toilet chắc chắn khác một toilet nhỏ.
Pantry và khu ăn uống
Một pantry có ấm nước và vài chiếc cốc khác hoàn toàn một khu ăn trưa có lò vi sóng, bồn rửa, tủ lạnh và hàng trăm lượt sử dụng.
Tần suất vệ sinh
Có văn phòng chỉ yêu cầu làm đầu ngày.
Có nơi yêu cầu kiểm tra toilet mỗi giờ.
Hai yêu cầu này không thể dùng cùng một phương án nhân sự.
Công việc định kỳ
Nếu trong hợp đồng có cả giặt thảm, chà sàn, lau kính thì phải tính riêng nhân lực và thiết bị.
Cách tính xem phương án nào thực sự rẻ hơn
Nếu doanh nghiệp muốn tự tính, có thể làm khá đơn giản.
Chi phí tạp vụ nội bộ
Hãy cộng:
Lương + chế độ + tuyển dụng + đồng phục + hóa chất + dụng cụ + máy móc + quản lý + chi phí xử lý khi thiếu người.
Chi phí thuê công ty vệ sinh
Hãy tính:
Phí dịch vụ cố định + công việc ngoài hợp đồng + vật tư tiêu hao nếu chưa bao gồm.
Sau đó so trong khoảng 12 tháng.
Theo tôi, đây là cách nhìn hợp lý hơn nhiều so với chỉ so lương một người với báo giá một tháng.
Có những trường hợp tự tuyển đúng là rẻ hơn.
Nhưng cũng có những văn phòng sau khi cộng thêm máy móc, hóa chất, người thay và thời gian quản lý thì mức chênh lệch không còn nhiều như ban đầu.
Khi nào nên tuyển tạp vụ riêng?
Tôi cho rằng tự tuyển khá phù hợp nếu doanh nghiệp có những đặc điểm sau:
- Văn phòng không quá phức tạp.
- Có một người làm ổn định lâu dài.
- Cần tạp vụ hỗ trợ thêm các công việc nội bộ.
- Admin hoặc Facility có thời gian quản lý.
- Đã có sẵn dụng cụ và thiết bị.
- Không thường xuyên cần người thay.
- Các công việc chuyên sâu có thể thuê riêng khi cần.
Trong trường hợp này, không nhất thiết phải thay đổi một mô hình đang hoạt động tốt chỉ để chuyển sang thuê ngoài.
Khi nào nên thuê công ty vệ sinh?
Thuê ngoài đáng cân nhắc hơn khi:
- Văn phòng có quy mô trung bình đến lớn.
- Có nhiều khu vực phải vệ sinh liên tục.
- Cần từ hai nhân sự trở lên.
- Doanh nghiệp không muốn HR/Admin mất thời gian quản lý tạp vụ.
- Cần người thay thế khi có nhân sự nghỉ.
- Có nhiều công việc định kỳ.
- Cần máy móc chuyên dụng.
- Quy mô văn phòng thường xuyên thay đổi.
Đặc biệt, với các doanh nghiệp đang mở rộng nhanh, khả năng tăng giảm số lượng nhân viên vệ sinh theo nhu cầu là một lợi thế đáng kể.
Có thể kết hợp tạp vụ riêng và công ty vệ sinh không?
Hoàn toàn được.
Và thực tế tôi khá thích phương án này trong nhiều trường hợp.
Không phải chuyện gì cũng cần chọn một trong hai.
Ví dụ doanh nghiệp giữ một tạp vụ cố định hàng ngày để:
- Vệ sinh toilet.
- Dọn pantry.
- Thu gom rác.
- Xử lý các việc phát sinh.
Còn những công việc nặng hoặc cần máy móc như:
- Giặt thảm.
- Giặt ghế.
- Chà sàn.
- Đánh sàn.
- Lau kính.
- Tổng vệ sinh.
thì thuê công ty vệ sinh làm định kỳ.
Hoặc ngược lại, doanh nghiệp thuê công ty cung cấp luôn tạp vụ hàng ngày, còn Admin nội bộ chỉ phụ trách kiểm tra và nghiệm thu.
Mô hình nào cũng được, miễn là phù hợp với cách vận hành của văn phòng.
Thuê công ty vệ sinh cần hỏi gì trước khi ký hợp đồng?
Đây là bước tôi nghĩ không nên làm qua loa.
Một bản báo giá rẻ chưa chắc là một phương án rẻ.
Trước khi ký, doanh nghiệp nên hỏi rất cụ thể:
Một ngày có bao nhiêu người làm?
Đừng chỉ hỏi tổng giá.
Phải biết bao nhiêu nhân sự thực tế được bố trí tại văn phòng.
Mỗi người làm mấy giờ?
Một người làm 4 tiếng và một người làm 8 tiếng đương nhiên khác nhau.
Nghỉ đột xuất thì xử lý thế nào?
Hỏi rõ thời gian có người thay.
Ai phụ trách giám sát?
Nếu có vấn đề chất lượng thì liên hệ nhân viên, giám sát hay quản lý dự án?
Hóa chất và dụng cụ có nằm trong giá không?
Đây là mục rất dễ phát sinh tranh cãi.
Công việc định kỳ bao gồm những gì?
Ví dụ chà sàn hàng tháng hay ba tháng một lần?
Lau kính trong nhà hay cả kính mặt ngoài?
Nếu phát sinh ngoài hợp đồng thì tính tiền thế nào?
Thống nhất từ đầu sẽ dễ làm việc hơn rất nhiều.
Gợi ý mô hình vệ sinh cho văn phòng từ 50 đến 200 nhân viên
Không nên coi bảng dưới đây là định mức bắt buộc, nhưng doanh nghiệp có thể dùng để hình dung ban đầu.
| Quy mô |
Mô hình có thể cân nhắc |
| Khoảng 50 người |
Tạp vụ part-time hoặc 1 người cố định |
| Khoảng 100 người |
1 nhân sự duy trì + hỗ trợ vệ sinh định kỳ |
| Khoảng 150 người |
1 đến 2 người tùy diện tích và tần suất sử dụng |
| Khoảng 200 người |
Nên khảo sát để bố trí theo khu vực hoặc khung giờ |
Điều quan trọng vẫn là khảo sát thực tế.
Chỉ nhìn vào số nhân viên rồi đưa ra số lượng tạp vụ rất dễ sai.
Dịch vụ Nhà Sạch tư vấn phương án nào cho doanh nghiệp?
Tại Dịch vụ Nhà Sạch, khi tiếp nhận một văn phòng, chúng tôi cho rằng việc đầu tiên không nên là báo ngay “cần mấy người”.
Nên xem thực tế trước.
Một buổi khảo sát tốt phải nhìn được:
- Tổng diện tích cần vệ sinh.
- Số lượng toilet.
- Số phòng họp.
- Khu pantry.
- Mật độ nhân viên.
- Khung giờ đông người.
- Các vị trí cần kiểm tra nhiều lần.
- Công việc hàng ngày.
- Công việc định kỳ.
Sau đó mới tính phương án nhân sự phù hợp.
Có văn phòng 100 người chỉ cần một nhân sự duy trì tốt.
Có nơi cùng 100 người nhưng phải bố trí nhiều thời gian hơn vì mặt bằng rộng, toilet nhiều và khách ra vào liên tục.
Theo quan điểm của tôi, dịch vụ vệ sinh tốt không phải là cố bán cho khách càng nhiều nhân sự càng tốt.
Quan trọng là đủ người để làm sạch nhưng không bố trí dư gây lãng phí.
Vậy văn phòng 50 đến 200 nhân viên nên thuê tạp vụ riêng hay công ty vệ sinh?
Nếu văn phòng khoảng 50 người, mặt bằng gọn và công việc đơn giản, một tạp vụ riêng hoặc nhân sự part-time hoàn toàn có thể là lựa chọn hợp lý.
Khi quy mô tăng lên khoảng 100 người, nên bắt đầu nhìn thêm tới phương án có đội hỗ trợ định kỳ, đặc biệt nếu văn phòng có thảm, nhiều kính hoặc diện tích lớn.
Đến khoảng 150 đến 200 người, vấn đề quản lý nhân sự, người thay thế, kiểm tra chất lượng và phân chia công việc bắt đầu quan trọng hơn rất nhiều. Lúc này thuê một công ty vệ sinh có hệ thống quản lý thường đáng để cân nhắc.
Nhưng tôi vẫn nhắc lại một điều: đừng quyết định chỉ vì thấy báo giá rẻ hơn vài triệu đồng mỗi tháng.
Hãy nhìn toàn bộ chi phí và sự ổn định của hoạt động vệ sinh trong cả năm.
Văn phòng sạch không phải chỉ để nhìn đẹp vào buổi sáng. Cái khó là giữ được mức sạch tương đối ổn định trong suốt ngày làm việc, kể cả hôm đông khách, hôm nhân viên nghỉ hay thời điểm công việc phát sinh nhiều.
Với văn phòng 50 đến 200 người, đó mới là tiêu chí đáng để cân nhắc khi lựa chọn giữa tạp vụ riêng và công ty vệ sinh.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng 50 nhân viên cần mấy tạp vụ?
Không có con số cố định. Nếu văn phòng nhỏ, ít toilet và nhu cầu vệ sinh cơ bản thì một nhân sự part-time hoặc một người cố định có thể đủ. Tuy nhiên vẫn phải tính theo diện tích và khối lượng thực tế.
Văn phòng 100 nhân viên một tạp vụ có đủ không?
Có thể đủ ở mặt bằng gọn, nhưng nếu có nhiều toilet, pantry, phòng họp hoặc diện tích lớn thì một người dễ bị quá tải vào giờ cao điểm.
Văn phòng 200 nhân viên cần bao nhiêu nhân viên vệ sinh?
Không nên tính chỉ theo số đầu người. Cần khảo sát diện tích, số tầng, toilet, pantry và tần suất làm việc rồi mới xác định số nhân sự.
Nên thuê tạp vụ theo giờ hay làm 8 tiếng?
Nếu khối lượng tập trung vào đầu ngày và cuối ngày, thuê theo giờ có thể hợp lý. Nếu toilet, pantry và phòng họp phải kiểm tra liên tục thì nên có người thường trực lâu hơn.
Thuê công ty vệ sinh có bao gồm hóa chất không?
Tùy hợp đồng. Có đơn vị báo giá gồm cả hóa chất, dụng cụ, có đơn vị chỉ tính nhân công. Doanh nghiệp cần yêu cầu ghi rõ từng hạng mục.
Nhân viên vệ sinh nghỉ thì ai thay?
Nếu thuê công ty vệ sinh, nên có điều khoản về nhân sự thay thế. Nếu tự tuyển tạp vụ, doanh nghiệp phải chủ động phương án dự phòng.
Công ty vệ sinh có làm cả giặt thảm và lau kính không?
Nhiều đơn vị có cung cấp thêm các dịch vụ vệ sinh định kỳ này. Tuy nhiên cần kiểm tra xem đã nằm trong hợp đồng hàng tháng hay phải báo giá riêng.
Nên ký hợp đồng vệ sinh bao lâu?
Có thể bắt đầu bằng thời gian phù hợp để đánh giá chất lượng trước khi cam kết dài hạn. Quan trọng hơn thời hạn là phạm vi công việc, tiêu chuẩn nghiệm thu, nhân sự thay thế và điều kiện điều chỉnh hợp đồng phải được ghi rõ ngay từ đầu.
