Một buổi vệ sinh văn phòng định kỳ gồm những hạng mục nào?

Nhiều khách hàng khi mới thuê dịch vụ vệ sinh văn phòng thường hỏi một câu rất thực tế: “Một buổi nhân viên đến làm thì cụ thể sẽ làm những gì?”.

Câu hỏi nghe đơn giản nhưng thực ra rất đáng hỏi. Bởi nếu không thống nhất ngay từ đầu, phía khách hàng có thể nghĩ nhân viên vệ sinh sẽ làm tất cả mọi thứ nhìn thấy trong văn phòng, trong khi đơn vị cung cấp dịch vụ lại chỉ thực hiện những hạng mục đã thỏa thuận. Đến lúc nghiệm thu rất dễ xảy ra chuyện bên này bảo chưa sạch, bên kia lại nói công việc đó không nằm trong gói.

Theo kinh nghiệm của tôi, một buổi vệ sinh văn phòng định kỳ đúng nghĩa không chỉ là quét sàn, lau bàn rồi mang rác đi đổ. Công việc thường được chia theo từng khu vực, có thứ phải làm trong mỗi buổi, có việc luân phiên theo tuần, thậm chí có hạng mục chỉ nên thực hiện theo tháng hoặc theo quý.

Vậy trong một buổi vệ sinh văn phòng thông thường, nhân viên sẽ làm những gì? Dưới đây là cách Dịch vụ Nhà Sạch thường nhìn nhận và phân chia công việc để khách hàng dễ hình dung hơn.

Một buổi vệ sinh văn phòng định kỳ thường bắt đầu như thế nào?

Không phải cứ nhân viên đến nơi là cầm cây lau nhà lên làm ngay.

Một buổi làm tương đối bài bản thường bắt đầu bằng việc quan sát nhanh hiện trạng văn phòng. Hôm nay phòng họp có khách không? Khu lễ tân có đông người qua lại không? Pantry có nhiều rác thực phẩm không? Nhà vệ sinh đang thiếu giấy hay xà phòng? Có khu vực nào vừa đổ nước, có vết bẩn bất thường cần xử lý trước không?

Những việc nhỏ như vậy giúp nhân viên biết nên ưu tiên khu vực nào.

Kiểm tra hiện trạng trước khi làm

Với văn phòng đang có nhân viên làm việc, việc kiểm tra ban đầu càng quan trọng. Người làm vệ sinh không thể kéo máy hút bụi vào giữa một cuộc họp hay chen vào lau bàn khi nhân viên đang gọi điện với khách hàng.

Thông thường sẽ cần xác định:

• Khu vực có thể vệ sinh ngay.
• Phòng nào đang được sử dụng.
• Vị trí có nhiều rác hoặc vết bẩn.
• Những khu vực khách hàng yêu cầu ưu tiên.
• Đồ dùng, giấy tờ hoặc tài sản cần tránh tác động.

Tôi cho rằng đây là bước rất nhỏ nhưng lại phân biệt khá rõ giữa người chỉ “đến làm cho xong” và người đã quen làm vệ sinh văn phòng.

Chuẩn bị dụng cụ, hóa chất

Tùy quy mô văn phòng, nhân viên có thể chuẩn bị xe đẩy vệ sinh, khăn lau, cây lau sàn, máy hút bụi, túi rác, bình xịt và hóa chất chuyên dụng.

Khăn lau cũng không nên dùng một chiếc cho tất cả mọi nơi. Khăn sử dụng tại khu bàn làm việc, pantry và nhà vệ sinh cần được tách biệt để tránh nhiễm bẩn chéo.

Sau khi chuẩn bị xong mới bắt đầu lần lượt từng khu vực.

Thu gom rác và thay túi rác tại các khu vực

Thu gom rác thường là một trong những việc được thực hiện khá sớm.

Nhân viên sẽ đi qua các thùng rác tại bàn làm việc, phòng họp, lễ tân, pantry và khu vệ sinh để thu gom. Túi rác đầy được buộc lại, đưa về điểm tập kết theo quy định của tòa nhà và thay túi mới nếu cần.

Nghe thì đơn giản, nhưng làm văn phòng có một nguyên tắc rất quan trọng: không được tùy tiện coi đồ trên bàn của khách là rác.

Một tờ giấy đã vò lại, một chiếc hộp đặt cạnh thùng rác hay vài tờ tài liệu nằm dưới bàn chưa chắc đã là đồ bỏ đi. Khi không chắc chắn, tốt nhất không tự ý vứt.

Tương tự, giấy tờ, hồ sơ và vật dụng cá nhân trên bàn cũng không nên tự ý sắp xếp lại.

Riêng khu pantry, rác thực phẩm nên được ưu tiên xử lý vì đây là loại rác dễ gây mùi nhất. Nếu túi rác bị rò nước hoặc thùng bẩn, nhân viên cần lau lại thùng chứ không phải chỉ lấy túi cũ ra rồi lồng túi mới vào.

Vệ sinh khu vực lễ tân và sảnh văn phòng

Sảnh và quầy lễ tân thường là nơi khách hàng, đối tác nhìn thấy đầu tiên. Vì vậy dù diện tích không lớn, khu vực này lại cần được chăm chút khá kỹ.

Công việc thường gồm:

• Lau mặt quầy lễ tân.
• Làm sạch bàn ghế chờ.
• Lau tay nắm cửa.
• Xử lý dấu tay trên cửa kính.
• Hút bụi thảm chùi chân.
• Quét, hút bụi và lau sàn.
• Lau bụi các vị trí dễ nhìn thấy.

Theo tôi, có ba thứ ở sảnh khiến văn phòng trông xuống cấp rất nhanh: kính đầy dấu tay, sàn có dấu chân và quầy lễ tân phủ bụi.

Chỉ cần ba vị trí đó sạch sẽ, cảm giác khi bước vào văn phòng đã khác hẳn.

Vệ sinh bàn làm việc và khu vực nhân viên

Đây thường là khu vực chiếm nhiều thời gian nhất trong một buổi vệ sinh văn phòng.

Tuy nhiên, lau bàn văn phòng không có nghĩa là nhân viên được phép nhấc tất cả đồ của khách lên rồi lau từ đầu đến cuối.

Thông thường, người vệ sinh sẽ làm sạch các phần trống có thể tiếp cận được trên mặt bàn, lau bụi cạnh bàn, chân bàn, ghế và các bề mặt xung quanh.

Lau mặt bàn trong phạm vi cho phép

Những phần mặt bàn trống có thể được lau bằng khăn phù hợp.

Nếu trên bàn có máy tính, hồ sơ, điện thoại, đồ cá nhân hoặc tài liệu quan trọng, nhân viên chỉ nên lau xung quanh nếu chưa được phép di chuyển.

Đặc biệt không nên tự ý xếp giấy tờ thành chồng cho “gọn mắt”. Chủ nhân chiếc bàn đôi khi đang sắp chúng theo cách riêng của họ.

Lau ghế, chân bàn và vách ngăn

Chân ghế văn phòng là vị trí rất hay bám bụi nhưng lại dễ bị bỏ quên.

Nếu chỉ lau mặt bàn rồi nhìn từ trên xuống, văn phòng có vẻ sạch. Nhưng cúi xuống một chút sẽ thấy bụi quanh bánh xe, chân ghế, chân bàn và mép vách ngăn khá rõ.

Với những buổi vệ sinh định kỳ, đây là các điểm nên được làm luân phiên để tránh bụi tích tụ lâu ngày.

Làm sạch khu vực dưới gầm bàn

Sàn dưới bàn làm việc thường có tóc, bụi, mẩu giấy nhỏ và đôi khi là thức ăn rơi.

Nhân viên cần hút bụi hoặc quét sạch trước khi lau sàn. Tuy nhiên cũng phải cẩn thận dây điện, ổ cắm, CPU và các thiết bị đặt phía dưới.

Lau những điểm tiếp xúc nhiều nhưng rất dễ bị quên

Có một thực tế khá thú vị là nhiều văn phòng nhìn tổng thể rất sạch nhưng một số vị trí chạm tay hàng ngày lại bẩn.

Ví dụ:

• Tay nắm cửa.
• Công tắc điện.
• Tay vịn cầu thang.
• Tay kéo ngăn tủ.
• Nút bấm thiết bị.
• Bề mặt máy photocopy.
• Điện thoại dùng chung.
• Tay nắm cửa phòng họp.

Đây đều là những điểm nhỏ, nhưng nếu không đưa vào checklist thì nhân viên rất dễ đi ngang qua.

Theo kinh nghiệm của tôi, khách hàng thường đánh giá chất lượng vệ sinh qua những vị trí như thế này nhiều hơn chúng ta nghĩ.

Vệ sinh phòng họp sau khi sử dụng

Phòng họp có ngày gần như không ai dùng, nhưng cũng có ngày họp liên tục từ sáng tới chiều.

Sau một cuộc họp, công việc thường bao gồm thu chai nước, cốc dùng một lần và rác, lau mặt bàn, chỉnh lại ghế, làm sạch bảng viết nếu cần, lau dấu tay trên cửa kính rồi hút bụi hoặc lau sàn.

Nếu có cuộc họp tiếp theo, phòng nên được kiểm tra một lượt trước khi bàn giao.

Những chi tiết như ghế lệch lung tung, vài chai nước cũ còn trên bàn hay bảng vẫn còn chữ từ cuộc họp trước đều khiến văn phòng trông thiếu chuyên nghiệp.

Vệ sinh pantry và khu vực ăn uống

Pantry thường nhỏ nhưng không hề nhẹ việc.

Đây là nơi có nước, dầu mỡ, vụn thức ăn, cà phê, trà và rác thực phẩm nên nếu bỏ qua một buổi là có thể thấy ngay.

Công việc cơ bản gồm:

• Thu gom rác.
• Lau bàn ăn.
• Lau mặt bàn bếp.
• Làm sạch bồn rửa.
• Lau vòi nước.
• Lau mặt ngoài tủ lạnh, lò vi sóng và thiết bị.
• Lau tay nắm tủ.
• Quét, hút bụi và lau sàn.
• Xử lý những vị trí có mùi hoặc thức ăn rơi.

Có một điểm khách hàng nên thống nhất trước: rửa cốc chén có nằm trong công việc của nhân viên vệ sinh hay không.

Tương tự, vệ sinh bên trong tủ lạnh, lò vi sóng hay dọn thực phẩm hết hạn cũng không nên mặc định là công việc hàng ngày nếu hợp đồng chưa quy định.

Vệ sinh nhà vệ sinh văn phòng

Nếu phải chọn khu vực cần kiểm tra kỹ nhất trong văn phòng, tôi thường chọn nhà vệ sinh.

Một văn phòng có thể chấp nhận một góc bàn hơi bụi trong vài giờ, nhưng nhà vệ sinh có mùi, sàn ướt hoặc bồn cầu bẩn thì khách hàng nhận ra gần như ngay lập tức.

Một lượt vệ sinh WC thường gồm:

• Cọ rửa bồn cầu.
• Làm sạch bồn tiểu.
• Lau lavabo.
• Lau vòi nước.
• Lau gương.
• Lau vách ngăn.
• Thu gom rác.
• Làm sạch sàn.
• Kiểm tra khu vực thoát nước.
• Bổ sung giấy vệ sinh và xà phòng nếu thuộc phạm vi cung cấp.
• Kiểm tra mùi trước khi rời khu vực.

Nguyên tắc quan trọng là dụng cụ dùng trong WC phải được phân riêng. Không mang khăn vừa lau nhà vệ sinh sang lau bàn pantry hay khu làm việc.

Với văn phòng đông người, WC còn có thể cần kiểm tra nhiều lần trong ngày chứ không chỉ một lượt.

Lau cửa kính, vách kính và các bề mặt kính

Văn phòng hiện nay sử dụng khá nhiều kính, đặc biệt ở phòng họp và vách ngăn.

Trong một buổi vệ sinh định kỳ, nhân viên thường xử lý các phần kính trong tầm với, nhất là dấu tay ở cửa ra vào, vách phòng họp và những vị trí nhiều người chạm.

Kính muốn đẹp không chỉ cần sạch mà còn phải hạn chế vệt lau.

Tuy nhiên cần phân biệt rõ kính bên trong văn phòng với kính mặt ngoài hoặc kính trên cao.

Những vị trí cần thang cao, dây đu, thiết bị chuyên dụng hoặc có yếu tố nguy hiểm thường không nằm trong một buổi vệ sinh văn phòng thông thường.

Hút bụi và lau toàn bộ sàn văn phòng

Sàn thường được hoàn thiện sau khi các bề mặt phía trên đã được làm sạch.

Lý do khá dễ hiểu. Nếu lau sàn trước rồi sau đó lau bàn, bụi và vụn bẩn lại rơi xuống thì phải làm lại.

Với sàn gạch hoặc sàn đá

Thông thường sẽ hút hoặc quét bụi trước, xử lý vết bẩn cục bộ rồi lau ẩm.

Ở khu vực đang có người đi lại nên đặt biển cảnh báo khi sàn còn ướt để hạn chế trơn trượt.

Với sàn gỗ

Không nên dùng quá nhiều nước.

Khăn hoặc cây lau chỉ cần đủ ẩm, đồng thời lựa chọn hóa chất phù hợp với vật liệu sàn.

Với sàn thảm

Một buổi vệ sinh thông thường chủ yếu là hút bụi và xử lý một số vết bẩn nhỏ nếu có thể.

Giặt toàn bộ thảm lại là câu chuyện khác, thường cần máy móc, thời gian làm khô và kế hoạch riêng.

Ngoài phần sàn dễ nhìn thấy, cần chú ý thêm:

• Gầm bàn.
• Gầm ghế.
• Góc phòng.
• Mép chân tường.
• Sau cửa.
• Góc cạnh tủ.

Đây chính là những nơi bụi thường “trú” lâu nhất.

Vệ sinh hành lang, cầu thang và khu vực di chuyển chung

Nếu phạm vi hợp đồng bao gồm hành lang hoặc cầu thang, nhân viên có thể thực hiện:

• Quét và lau hành lang.
• Lau bậc cầu thang.
• Làm sạch tay vịn.
• Lau cửa.
• Lau biển chỉ dẫn.
• Xử lý rác nhỏ tại các góc.
• Làm sạch khu vực trước cửa thang máy nếu thuộc phần diện tích của văn phòng.

Tay vịn cầu thang là vị trí tôi thấy khá hay bị bỏ sót. Trong khi đó đây lại là nơi rất nhiều người chạm tay mỗi ngày.

Những việc nào không nhất thiết phải làm trong mỗi buổi vệ sinh?

Đây là phần khách hàng nên đặc biệt lưu ý.

Không phải việc gì liên quan tới làm sạch văn phòng cũng cần làm mỗi ngày.

Một số hạng mục thường được tách theo lịch riêng như:

• Giặt toàn bộ thảm.
• Giặt ghế nỉ, sofa.
• Chà sàn bằng máy.
• Đánh bóng sàn đá.
• Lau kính mặt ngoài.
• Vệ sinh kính trên cao.
• Giặt rèm.
• Làm sạch đèn và trần.
• Vệ sinh khu vực kho lâu ngày.
• Tổng vệ sinh sâu phía sau tủ, thiết bị.

Theo tôi, cố nhồi tất cả những việc này vào mỗi buổi vừa tốn chi phí vừa không cần thiết.

Cách hợp lý hơn là phân nhóm rõ: việc nào làm mỗi buổi, việc nào hàng tuần, hàng tháng và việc nào triển khai theo quý.

Công việc định kỳ theo tuần hoặc tháng được lồng vào buổi vệ sinh như thế nào?

Một lịch tham khảo có thể chia như sau:

Tần suất	Hạng mục thường thực hiện
Mỗi buổi	Thu gom rác, lau bàn, vệ sinh WC, pantry, phòng họp, hút bụi và lau sàn
Hàng tuần	Lau kỹ chân bàn ghế, vách ngăn, chân tường, kính thấp, góc khuất
Hàng tháng	Làm sạch vị trí cao, vệ sinh sâu một số thiết bị và khu vực ít sử dụng
Theo quý hoặc nhu cầu	Giặt thảm, giặt ghế, đánh bóng sàn, kính cao, tổng vệ sinh

Tất nhiên đây không phải công thức cố định.

Một văn phòng 20 người sẽ có lịch khác văn phòng 200 người. Văn phòng có khách ra vào liên tục cũng khác nơi chủ yếu là nhân viên nội bộ.

Điều quan trọng nhất là lịch phải phù hợp với thực tế sử dụng.

Một buổi vệ sinh văn phòng mất bao lâu?

Không có một con số áp dụng cho tất cả các văn phòng.

Thời gian làm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố:

• Diện tích.
• Số lượng nhân viên.
• Số phòng họp.
• Số nhà vệ sinh.
• Có pantry hay không.
• Loại sàn.
• Lượng đồ đạc.
• Tình trạng vệ sinh hiện tại.
• Làm trong giờ hay ngoài giờ.
• Số lượng nhân viên vệ sinh được bố trí.

Ví dụ cùng một diện tích nhưng văn phòng bố trí kín bàn ghế chắc chắn mất nhiều thời gian hơn văn phòng thoáng.

Bởi vậy, cá nhân tôi không thích kiểu báo rằng “100 m² chắc chắn làm trong từng này giờ” khi chưa khảo sát thực tế. Con số như vậy chỉ nên coi là tham khảo.

Trước khi kết thúc buổi vệ sinh cần kiểm tra những gì?

Làm xong chưa có nghĩa là kết thúc ngay.

Nhân viên nên đi lại một vòng để kiểm tra.

Có thể xem:

• Thùng rác đã thay túi chưa.
• Sàn có còn vệt nước không.
• Bàn ghế có bị xô lệch không.
• Phòng họp đã gọn chưa.
• WC còn mùi hay thiếu vật tư không.
• Có dụng cụ nào bị bỏ quên không.
• Những khu vực trong checklist đã hoàn thành chưa.

Nếu đơn vị vệ sinh có giám sát hoặc checklist nghiệm thu thì càng dễ kiểm soát.

Một vấn đề trong nghề này là rất nhiều lỗi không phải do người làm không biết vệ sinh, mà do quên một hạng mục. Checklist giải quyết khá tốt chuyện đó.

Làm sao biết đơn vị vệ sinh đã làm đủ hạng mục?

Khách hàng không nhất thiết phải đi theo nhân viên vệ sinh cả buổi để kiểm tra.

Ngay từ đầu nên có một danh sách công việc rõ ràng.

Trong đó cần thể hiện:

• Khu vực nào phải vệ sinh.
• Hạng mục cụ thể.
• Tần suất.
• Việc nào làm mỗi buổi.
• Việc nào làm luân phiên.
• Những hạng mục không nằm trong hợp đồng.
• Cách phản hồi khi phát hiện vị trí chưa đạt.

Càng rõ từ đầu thì càng ít tranh cãi về sau.

Checklist mẫu cho một buổi vệ sinh văn phòng định kỳ

Khách hàng có thể tham khảo bảng đơn giản sau:

Khu vực	Công việc chính	Kiểm tra
Lễ tân	Quầy, ghế, kính, sàn	□
Khu làm việc	Bàn, ghế, rác, sàn	□
Phòng họp	Bàn, ghế, bảng, kính, rác	□
Pantry	Bàn, bồn rửa, rác, sàn	□
Nhà vệ sinh	Bồn cầu, lavabo, gương, rác, sàn	□
Khu vực chung	Hành lang, tay vịn, điểm tiếp xúc	□
Cuối buổi	Kiểm tra và bàn giao	□

Checklist không cần quá phức tạp. Quan trọng là người làm nhìn vào biết hôm nay cần hoàn thành những gì và khách hàng cũng biết mình đang trả tiền cho những hạng mục nào.

Câu hỏi thường gặp về vệ sinh văn phòng định kỳ

Nhân viên vệ sinh có lau bàn làm việc cá nhân không?

Thông thường có thể lau những phần mặt bàn trống và phạm vi đã được khách hàng cho phép. Không nên tự ý di chuyển tài liệu hoặc đồ cá nhân.

Nhân viên vệ sinh có được sắp xếp giấy tờ trên bàn không?

Theo tôi là không nên, trừ khi khách hàng có yêu cầu cụ thể. Tài liệu nhìn có vẻ lộn xộn nhưng đôi khi người sử dụng đang sắp theo thứ tự công việc của họ.

Có vệ sinh máy tính và màn hình không?

Tùy hợp đồng. Thiết bị điện tử cần cách lau và dụng cụ phù hợp nên không nên mặc định đưa vào công việc thông thường.

Có rửa cốc chén trong pantry không?

Việc này nên được thống nhất ngay trong phạm vi công việc. Có văn phòng yêu cầu, có văn phòng nhân viên tự rửa đồ dùng cá nhân.

Giặt thảm và giặt ghế có làm trong mỗi buổi không?

Thông thường không. Đây thường là hạng mục vệ sinh chuyên sâu và có lịch riêng.

Văn phòng nên vệ sinh bao nhiêu buổi một tuần?

Phụ thuộc số người sử dụng, diện tích và mức độ phát sinh rác. Văn phòng đông nhân viên có thể cần vệ sinh hàng ngày, trong khi văn phòng ít người có thể bố trí thưa hơn.

Nên vệ sinh trong hay ngoài giờ làm việc?

Cả hai đều có thể áp dụng. Vệ sinh ngoài giờ thuận tiện hơn khi cần hút bụi, lau diện rộng hoặc di chuyển dụng cụ. Nếu làm trong giờ, nhân viên cần chia khu vực và hạn chế gây ảnh hưởng đến người đang làm việc.

Một buổi vệ sinh tốt không nằm ở việc làm thật nhiều

Sau nhiều năm quan sát công việc vệ sinh, tôi thấy một buổi làm tốt không nhất thiết là phải cố làm càng nhiều hạng mục càng tốt.

Quan trọng hơn là đúng việc, đúng khu vực và đúng tần suất.

Những việc cần làm hàng ngày phải được duy trì đều. Những vị trí dễ bỏ sót cần được đưa vào lịch luân phiên. Những công việc chuyên sâu thì nên có kế hoạch riêng thay vì ép nhân viên xử lý qua loa trong một buổi.

Với khách hàng, cách đơn giản nhất để kiểm soát chất lượng là yêu cầu đơn vị vệ sinh xây dựng checklist ngay từ đầu. Khi phạm vi công việc rõ ràng, cả người làm lẫn người nghiệm thu đều dễ dàng hơn rất nhiều.

Dịch vụ Nhà Sạch cũng luôn cho rằng vệ sinh văn phòng không chỉ là làm cho không gian “nhìn có vẻ sạch”. Điều quan trọng hơn là duy trì được sự sạch sẽ ổn định qua từng ngày, từng tuần và từng khu vực nhỏ. Một tay nắm cửa sạch, một phòng họp được sắp lại gọn gàng hay một pantry không còn mùi đôi khi chỉ là việc rất nhỏ, nhưng chính những việc nhỏ ấy mới tạo nên cảm giác văn phòng được chăm sóc tử tế.