Khi tìm dịch vụ vệ sinh tòa nhà văn phòng, rất nhiều doanh nghiệp hỏi ngay một câu: “Bên mình báo giá bao nhiêu một mét vuông?”
Thực ra, nếu chỉ dựa vào diện tích để báo giá thì rất dễ sai.
Một tòa nhà 2.000m² có vài chục người làm việc sẽ hoàn toàn khác một tòa nhà cũng 2.000m² nhưng mỗi ngày có hàng trăm nhân viên, khách hàng ra vào liên tục. Chưa kể có nơi chỉ cần lau dọn trong giờ hành chính, có nơi sảnh và nhà vệ sinh phải có người trực gần như cả ngày.
Làm nghề vệ sinh lâu rồi mới thấy, phần khó nhất không phải là đưa ra một con số thật thấp để khách hàng thấy hấp dẫn. Cái khó là tính đủ người, đủ thời gian và đúng khối lượng công việc để tòa nhà sạch ổn định mà chi phí vẫn hợp lý.
Vậy dịch vụ vệ sinh tòa nhà văn phòng hiện nay có những gói nào? Doanh nghiệp nên chọn theo giờ, theo ca hay bố trí nhân viên cố định? Và quan trọng nhất, giá dịch vụ thực tế được tính ra sao?
Dưới đây, Dịch vụ Nhà Sạch sẽ phân tích từng trường hợp cụ thể.
Dịch vụ vệ sinh tòa nhà văn phòng thường có những gói nào?
Không phải tòa nhà nào cũng cần một đội vệ sinh 5 - 7 người đứng từ sáng đến tối. Ngược lại, cũng không thể lấy mô hình một nhân viên làm vài tiếng mỗi ngày để áp dụng cho một tòa văn phòng lớn.
Thông thường, dịch vụ vệ sinh tòa nhà được chia thành một số hình thức chính dưới đây.
Gói vệ sinh duy trì hàng ngày
Đây là hình thức phổ biến nhất tại các tòa nhà văn phòng đang hoạt động ổn định.
Nhân viên vệ sinh được bố trí cố định tại công trình để thực hiện những công việc lặp lại mỗi ngày như:
- Lau sàn sảnh, hành lang và khu làm việc.
- Vệ sinh thang máy.
- Lau cửa kính, tay nắm cửa, các bề mặt thường xuyên tiếp xúc.
- Thu gom rác.
- Vệ sinh nhà vệ sinh.
- Lau bàn ghế tại một số khu vực chung.
- Vệ sinh phòng họp, pantry, cầu thang.
- Xử lý các tình huống phát sinh trong giờ làm việc.
Điểm mạnh của gói này là tòa nhà luôn có người xử lý khi phát sinh vấn đề.
Ví dụ rất đơn giản: khách vừa làm đổ cốc cà phê giữa sảnh, nhà vệ sinh hết giấy, thang máy có dấu chân sau giờ cao điểm... Nếu có nhân viên duy trì tại chỗ thì chỉ vài phút là xử lý được.
Với những tòa nhà đông người, theo tôi đây gần như là phương án bắt buộc nếu muốn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp.
Gói vệ sinh theo giờ hoặc theo ca
Không phải văn phòng nào cũng cần nhân viên vệ sinh cả ngày.
Một văn phòng khoảng vài chục người, lượng khách không nhiều, diện tích vừa phải có thể chỉ cần nhân viên tới vào đầu buổi sáng hoặc cuối giờ chiều.
Thời lượng thường có thể bố trí:
- 2 giờ/ngày.
- 3 giờ/ngày.
- 4 giờ/ngày.
- Một ca sáng.
- Một ca chiều hoặc tối.
Nhân viên tập trung làm những công việc quan trọng nhất như hút bụi, lau sàn, đổ rác, vệ sinh toilet, lau bàn ghế và khu pantry.
Điểm hay của hình thức này là doanh nghiệp không phải trả chi phí cho những khoảng thời gian nhân viên vệ sinh gần như không có việc để làm.
Nhưng cũng cần nói thật: vệ sinh theo giờ chỉ hợp với nơi có lượng phát sinh thấp. Nếu văn phòng đông người, nhà vệ sinh sử dụng liên tục hoặc khách ra vào nhiều thì chỉ làm 2 - 3 tiếng buổi sáng thường không đủ.
Gói vệ sinh định kỳ và bảo dưỡng
Có rất nhiều công việc không cần làm hàng ngày nhưng vẫn phải thực hiện định kỳ.
Chẳng hạn:
- Giặt thảm văn phòng.
- Giặt ghế.
- Chà sàn bằng máy.
- Đánh bóng sàn đá.
- Lau kính.
- Làm sạch kính mặt ngoài.
- Vệ sinh khu vực trên cao.
- Làm sạch sâu các góc ít được xử lý trong công việc hàng ngày.
Một sai lầm khá phổ biến là doanh nghiệp thuê nhân viên duy trì rồi cho rằng như vậy đã bao gồm tất cả.
Thực tế, người làm vệ sinh hàng ngày chủ yếu giữ cho bề mặt luôn sạch. Còn những hạng mục cần máy móc chuyên dụng hoặc kỹ thuật riêng thường phải lên kế hoạch theo tháng, quý hoặc 6 tháng một lần.
Ví dụ, thảm văn phòng có thể được hút bụi hàng ngày nhưng sau một thời gian vẫn phải giặt. Sàn đá được lau mỗi ngày nhưng muốn giữ độ bóng lại cần quy trình bảo dưỡng riêng.
Gói tổng vệ sinh tòa nhà
Tổng vệ sinh khác hẳn công việc duy trì thông thường.
Gói này thường được sử dụng khi:
- Tòa nhà vừa hoàn thiện.
- Văn phòng mới sửa chữa.
- Chuẩn bị khai trương.
- Tòa nhà lâu ngày chưa làm sạch sâu.
- Chuẩn bị chuyển văn phòng.
- Cần vệ sinh lại toàn bộ sau một sự kiện lớn.
Lúc này khối lượng công việc thường tập trung trong một hoặc vài ngày.
Nhân sự và máy móc có thể được huy động nhiều hơn bình thường để xử lý từ trên xuống dưới: kính, sàn, tường, khe góc, thiết bị, toilet, cầu thang, thang máy...
Gói vệ sinh theo yêu cầu
Có những tòa nhà đã có đội vệ sinh nội bộ nhưng vẫn thiếu máy móc hoặc nhân lực cho một số hạng mục.
Khi đó không nhất thiết phải thuê trọn gói.
Doanh nghiệp có thể thuê riêng:
- Giặt thảm.
- Giặt ghế.
- Lau kính.
- Chà sàn.
- Đánh bóng sàn.
- Tổng vệ sinh một tầng.
- Làm sạch tầng hầm.
- Vệ sinh sau xây dựng.
Đây là cách khá linh hoạt và thực tế, đặc biệt với những doanh nghiệp đã có nhân viên tạp vụ riêng.
Tòa nhà văn phòng của bạn phù hợp với gói vệ sinh nào?
Chọn gói dịch vụ không nên dựa vào việc “công ty bên cạnh đang thuê thế nào”. Hai văn phòng cùng diện tích nhưng nhu cầu có thể khác nhau rất xa.
Văn phòng nhỏ, ít người sử dụng
Nếu văn phòng có diện tích vừa phải, số lượng nhân viên không nhiều và lượng khách thấp, thuê vệ sinh theo giờ thường hợp lý hơn.
Nhân viên có thể tới trước giờ làm hoặc sau giờ làm để:
- Thu gom rác.
- Lau sàn.
- Lau bàn.
- Vệ sinh toilet.
- Làm sạch pantry.
Không cần bố trí người ngồi cả ngày.
Tòa nhà có lượng người ra vào ổn định mỗi ngày
Khi số người sử dụng tăng, bài toán bắt đầu khác.
Sảnh bẩn nhanh hơn, nhà vệ sinh phải kiểm tra nhiều lần, rác phát sinh liên tục. Lúc này nên có ít nhất một hoặc một số nhân viên trực cố định.
Tùy quy mô, doanh nghiệp có thể bố trí:
- Ca sáng.
- Giờ hành chính.
- Hai ca.
- Nhân viên trực luân phiên.
Tòa nhà nhiều tầng, đông nhân viên và khách
Với tòa nhà lớn, không thể đơn giản lấy tổng diện tích rồi chia đều cho vài nhân viên.
Cần xem từng khu vực.
Sảnh thường phải ưu tiên hơn phòng làm việc. Nhà vệ sinh cần tần suất cao hơn hành lang. Tầng hội nghị hoặc khu vực giao dịch có thể bẩn nhanh hơn những tầng ít người.
Thông thường phải chia nhân viên theo khu vực, đồng thời có tổ trưởng hoặc giám sát để kiểm tra chất lượng.
Tòa nhà đã có nhân viên vệ sinh nhưng cần xử lý hạng mục khó
Nếu đội tạp vụ nội bộ vẫn làm tốt công việc hàng ngày thì không nhất thiết thay toàn bộ.
Doanh nghiệp có thể thuê ngoài riêng những phần khó như:
- Kính trên cao.
- Giặt thảm.
- Đánh bóng sàn.
- Chà sàn bằng máy.
- Tổng vệ sinh định kỳ.
Theo kinh nghiệm của tôi, cách này khá tiết kiệm với những đơn vị đã có sẵn đội vệ sinh ổn định.
Tòa nhà mới bàn giao hoặc vừa sửa chữa
Trường hợp này nên tổng vệ sinh trước.
Nếu đưa nhân viên duy trì vào quá sớm trong khi bụi xây dựng, vết sơn, keo và xi măng còn đầy thì công việc hàng ngày sẽ rất vất vả mà hiệu quả lại thấp.
Làm sạch sâu một lần, sau đó mới chuyển sang chế độ duy trì sẽ hợp lý hơn nhiều.
Một gói vệ sinh tòa nhà văn phòng thường gồm những công việc gì?
Phạm vi cụ thể sẽ phụ thuộc từng hợp đồng, nhưng một chương trình vệ sinh tòa nhà thường bao gồm những khu vực chính.
Tại sảnh và lễ tân, nhân viên vệ sinh tập trung làm sạch sàn, cửa kính, quầy lễ tân, ghế chờ và các bề mặt có nhiều người chạm vào.
Ở khu vực hành lang và thang máy, công việc thường gồm lau sàn, lau tay vịn, cửa thang, vách inox, nút bấm và xử lý dấu tay.
Bên trong khu văn phòng sẽ có các hạng mục như lau sàn, hút bụi thảm, thu gom rác, lau bàn ghế theo phạm vi đã thống nhất, vệ sinh phòng họp và các khu vực chung.
Riêng nhà vệ sinh là vị trí phải kiểm tra nhiều lần trong ngày. Ngoài làm sạch bồn cầu, lavabo, gương và sàn, nhân viên còn phải chú ý mùi, rác và các vật tư tiêu hao nếu hợp đồng có bao gồm.
Tầng hầm, khu vực ngoài trời hay pantry lại có yêu cầu khác.
Vì vậy khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp ghi khá rõ khu vực nào làm gì và tần suất bao nhiêu lần, thay vì chỉ ghi chung chung là “vệ sinh toàn bộ tòa nhà”.
Giá dịch vụ vệ sinh tòa nhà văn phòng được tính như thế nào?
Đây là phần khách hàng hỏi nhiều nhất.
Thực tế không tồn tại một cách tính duy nhất. Tùy mô hình dịch vụ mà giá có thể tính theo giờ, theo ca, theo nhân sự, theo m² hoặc báo trọn gói.
Tính giá theo giờ
Cách này thường dùng với văn phòng nhỏ hoặc nhu cầu ngắn.
Có thể hình dung đơn giản:
Chi phí = số nhân viên × số giờ làm × đơn giá giờ × số buổi
Ví dụ văn phòng cần một nhân viên làm ba giờ mỗi ngày, năm ngày mỗi tuần thì tổng chi phí được xây dựng dựa trên số giờ thực tế đó.
Tính giá theo ca
Một số doanh nghiệp không muốn tính từng giờ mà thuê cố định một ca.
Chẳng hạn:
- Ca sáng.
- Ca 4 tiếng.
- Ca tối sau giờ làm.
Cách này dễ quản lý hơn khi khối lượng công việc mỗi ngày tương đối ổn định.
Tính theo nhân viên/tháng
Đây là hình thức rất phổ biến với vệ sinh duy trì.
Ví dụ tòa nhà cần ba nhân viên làm giờ hành chính thì báo giá sẽ được tính trên chi phí bố trí ba nhân sự trong cả tháng.
Nhưng đây là chỗ cần đọc báo giá thật kỹ.
Một mức giá nhân sự thấp chưa chắc đã rẻ nếu phía khách hàng phải tự mua thêm:
- Hóa chất.
- Cây lau.
- Khăn.
- Túi rác.
- Máy hút bụi.
- Máy chà sàn.
- Vật tư khác.
Ngược lại, một báo giá cao hơn nhưng đã bao gồm máy móc, hóa chất, quản lý và nhân sự thay thế đôi khi lại kinh tế hơn.
Tính giá theo m²
Cách tính theo diện tích thường phù hợp hơn với các công việc có khối lượng đo được rõ ràng như:
- Tổng vệ sinh.
- Giặt thảm.
- Chà sàn.
- Đánh bóng sàn.
- Lau kính.
- Vệ sinh sau xây dựng.
Ví dụ diện tích thảm 1.000m² thì đơn giá giặt có thể tính trên 1.000m² đó.
Nhưng với vệ sinh duy trì hàng ngày, chỉ nhìn diện tích để tính giá là chưa đủ.
Tính trọn gói theo tháng
Đây là hình thức khá phổ biến tại các tòa nhà vừa và lớn.
Đơn vị vệ sinh khảo sát rồi đưa ra tổng mức chi phí hàng tháng.
Trong đó có thể bao gồm:
- Nhân viên.
- Giám sát.
- Máy móc.
- Dụng cụ.
- Hóa chất.
- Công việc định kỳ.
- Nhân sự dự phòng.
Khách hàng chỉ cần quản lý theo chất lượng đầu ra và phạm vi hợp đồng.
Những yếu tố nào làm giá vệ sinh tòa nhà tăng hoặc giảm?
Diện tích là một yếu tố, nhưng tuyệt đối không phải yếu tố duy nhất.
Thứ nhất là mật độ sử dụng.
Tôi luôn cho rằng đây là yếu tố đáng xem nhất. Một sàn văn phòng 500m² có 20 người khác hoàn toàn 500m² có 150 người.
Thứ hai là số lượng nhà vệ sinh. Nhà vệ sinh thường tiêu tốn khá nhiều thời gian vận hành.
Thứ ba là số tầng và cách bố trí. Cùng một diện tích nhưng bị chia thành nhiều tầng nhỏ thường mất thời gian di chuyển hơn.
Tiếp đến là tần suất làm việc.
Một nơi chỉ cần làm buổi sáng chắc chắn khác một nơi yêu cầu trực liên tục từ 7 giờ đến 18 giờ.
Ngoài ra còn có:
- Mức độ bẩn.
- Loại sàn.
- Diện tích kính.
- Có thảm hay không.
- Có tầng hầm không.
- Thời gian làm ban ngày hay ban đêm.
- Có yêu cầu làm cuối tuần không.
- Máy móc do bên nào cung cấp.
- Hóa chất do bên nào cung cấp.
- Có cần giám sát riêng hay không.
Chỉ cần thay đổi một vài yếu tố trong số này, báo giá đã có thể thay đổi khá nhiều.
Vì sao cùng một tòa nhà nhưng các công ty vệ sinh lại báo giá khác nhau?
Khách hàng đôi khi gửi chúng tôi vài báo giá rồi hỏi: “Cũng từng này mét vuông mà sao bên này thấp hơn nhiều thế?”
Thực ra phải mở chi tiết ra mới so được.
Một đơn vị có thể bố trí ba người, đơn vị khác bốn người.
Một bên làm 8 tiếng, bên kia 6 tiếng.
Một báo giá đã có máy móc, hóa chất và giám sát; báo giá còn lại chỉ có nhân công.
Có nơi giặt thảm định kỳ đã nằm trong hợp đồng. Có nơi khi cần giặt lại báo riêng.
Đặc biệt là nhân sự dự phòng.
Người lao động chắc chắn có lúc nghỉ phép, nghỉ ốm hoặc có việc đột xuất. Nếu nhà cung cấp không có đội cơ động thay thế, hôm đó tòa nhà có thể thiếu người ngay.
Bởi vậy, kinh nghiệm của tôi là đừng lấy con số cuối cùng để so trước.
Hãy đặt hai báo giá cạnh nhau rồi xem:
- Bao nhiêu người?
- Bao nhiêu giờ?
- Làm những gì?
- Bao nhiêu lần?
- Có máy không?
- Có hóa chất không?
- Có quản lý không?
- Có người thay khi nhân viên nghỉ không?
Lúc ấy mới biết báo giá nào thực sự thấp hơn.
Ví dụ cách tính chi phí vệ sinh cho một tòa nhà văn phòng
Để dễ hình dung, có thể chia thành ba trường hợp.
Trường hợp 1: Văn phòng nhỏ
Văn phòng ít người, chỉ cần một nhân viên tới ba giờ mỗi ngày.
Khi đó chi phí có thể tính dựa trên:
1 nhân viên × 3 giờ × số ngày làm việc trong tháng × đơn giá giờ.
Đây là mô hình tương đối đơn giản.
Trường hợp 2: Tòa nhà cần nhân viên cố định
Giả sử tòa nhà cần ba nhân viên làm việc hàng ngày.
Lúc này nhà cung cấp sẽ tính chi phí nhân sự, quản lý, bảo hiểm và các khoản liên quan, sau đó cộng thêm máy móc, hóa chất hoặc dụng cụ tùy phạm vi.
Kết quả cuối cùng thường được báo thành một khoản cố định mỗi tháng.
Trường hợp 3: Tòa nhà thuê trọn gói
Với tòa nhà lớn, cách làm hợp lý nhất thường là khảo sát rồi xây dựng định biên.
Ví dụ:
- Sảnh cần bao nhiêu người.
- Các tầng cần bao nhiêu người.
- Toilet cần tần suất thế nào.
- Tầng hầm ai phụ trách.
- Bao lâu chà sàn một lần.
- Bao lâu giặt thảm.
- Bao lâu vệ sinh kính.
Sau khi tổng hợp toàn bộ khối lượng mới ra được chi phí cuối cùng.
Đây cũng là lý do chúng tôi thường không khuyến khích báo giá “một con số cho mọi tòa nhà” khi chưa biết thực tế mặt bằng.
Khi nhận báo giá vệ sinh tòa nhà, doanh nghiệp cần kiểm tra những gì?
Đầu tiên hãy kiểm tra số lượng nhân sự và thời gian làm việc.
Tiếp theo là danh sách công việc.
Nên tách rõ:
- Việc làm hàng ngày.
- Việc làm hàng tuần.
- Việc làm hàng tháng.
- Việc làm định kỳ.
Sau đó kiểm tra máy móc và hóa chất.
Máy hút bụi, máy chà sàn, máy hút nước, pad chà... do nhà cung cấp mang tới hay doanh nghiệp phải tự chuẩn bị?
Một điểm nữa rất đáng hỏi là nhân viên nghỉ thì ai thay?
Đây tưởng là chuyện nhỏ, nhưng khi vận hành thực tế lại cực kỳ quan trọng.
Cuối cùng là các khoản phát sinh:
- Làm thêm giờ.
- Làm ngày lễ.
- Giặt thảm.
- Lau kính cao.
- Tổng vệ sinh.
- VAT.
Tất cả càng rõ từ đầu thì về sau càng ít tranh cãi.
Nên thuê vệ sinh theo giờ, thuê nhân viên cố định hay thuê trọn gói?
Không có phương án nào tốt nhất cho tất cả.
Thuê theo giờ phù hợp văn phòng nhỏ, ít phát sinh.
Thuê theo ca phù hợp nơi có công việc tập trung vào một khoảng thời gian nhất định.
Nhân viên cố định hợp với tòa nhà hoạt động liên tục.
Thuê trọn gói lại phù hợp hơn với tòa nhà vừa và lớn, nơi doanh nghiệp muốn giao cả nhân sự, máy móc, hóa chất và quản lý cho một đơn vị chịu trách nhiệm.
Theo quan điểm của tôi, cách chọn đúng nhất không phải là tìm gói rẻ nhất mà là tìm mức nhân sự vừa đủ.
Thiếu người thì tòa nhà bẩn.
Quá nhiều người thì doanh nghiệp đang trả tiền cho thời gian nhàn rỗi.
Một phương án tốt nằm ở khoảng giữa hai điểm đó.
Dịch vụ Nhà Sạch cung cấp dịch vụ vệ sinh tòa nhà văn phòng như thế nào?
Với Dịch vụ Nhà Sạch, bước đầu tiên không phải là gửi báo giá ngay mà là tìm hiểu nhu cầu thực tế của công trình.
Thông thường cần xác định:
- Tổng diện tích.
- Số tầng.
- Số người sử dụng.
- Số toilet.
- Diện tích sảnh.
- Loại sàn.
- Diện tích kính.
- Tầng hầm.
- Khung giờ yêu cầu.
- Những hạng mục cần làm định kỳ.
Từ đó mới xây dựng phương án nhân sự và tần suất vệ sinh.
Nếu văn phòng nhỏ, chúng tôi có thể đề xuất vệ sinh theo giờ hoặc theo ca thay vì bắt khách hàng thuê người cả ngày.
Nếu tòa nhà lớn, phương án sẽ đi sâu hơn vào định biên nhân sự, phân khu, máy móc, checklist và giám sát.
Dịch vụ Nhà Sạch hướng tới một nguyên tắc khá đơn giản: bố trí đúng nhu cầu thay vì cố bán một gói thật lớn.
Doanh nghiệp cần khảo sát hoặc tư vấn phương án vệ sinh tòa nhà văn phòng có thể liên hệ:
Dịch vụ Nhà Sạch
Website: dichvunhasach.vn
Hotline miền Bắc: 0943.165.678
Hotline miền Nam: 0939.374.789
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ vệ sinh tòa nhà văn phòng
Tòa nhà bao nhiêu m² thì nên thuê nhân viên vệ sinh cố định?
Không thể xác định chỉ bằng diện tích.
Cần xem số người sử dụng, số toilet, lượng khách, loại mặt bằng và tần suất phát sinh rác. Có những văn phòng diện tích khá lớn nhưng ít người vẫn chỉ cần nhân viên theo ca; ngược lại, nơi diện tích không quá lớn nhưng đông người lại cần nhân viên trực thường xuyên.
Có thể thuê nhân viên vệ sinh chỉ 2 - 4 giờ mỗi ngày không?
Có.
Đây là mô hình khá phù hợp với văn phòng nhỏ hoặc nơi chỉ cần vệ sinh tập trung trước hoặc sau giờ làm việc.
Giá vệ sinh tòa nhà nên tính theo m² hay theo người?
Cả hai đều có thể áp dụng nhưng cho những trường hợp khác nhau.
Vệ sinh duy trì thường hợp với cách tính theo nhân sự, giờ hoặc gói tháng. Những công việc như giặt thảm, chà sàn, tổng vệ sinh lại thuận tiện hơn khi tính theo m².
Hóa chất và dụng cụ có bao gồm trong báo giá không?
Tùy hợp đồng.
Vì vậy doanh nghiệp phải kiểm tra rõ trước khi ký. Có báo giá chỉ bao gồm nhân công, trong khi gói khác đã bao gồm hóa chất, máy móc và dụng cụ.
Tòa nhà đang hoạt động có thể tổng vệ sinh ngoài giờ không?
Hoàn toàn có thể.
Thậm chí với nhiều văn phòng, làm ngoài giờ là phương án thuận lợi hơn vì không ảnh hưởng đến nhân viên và khách đang làm việc.
Có cần khảo sát trước khi báo giá không?
Với văn phòng rất nhỏ, nhà cung cấp có thể ước tính dựa trên thông tin khách hàng cung cấp.
Nhưng với tòa nhà vừa và lớn, chúng tôi vẫn khuyên nên khảo sát.
Chỉ cần nhìn thực tế cách chia tầng, loại sàn, số toilet, kính, tầng hầm và mật độ sử dụng là người có kinh nghiệm đã có thể thấy khối lượng công việc khác khá nhiều so với việc chỉ nhìn một con số diện tích.
Và cũng chính từ bước khảo sát đó, doanh nghiệp mới xây dựng được một gói vệ sinh vừa đủ, không thiếu người nhưng cũng không phải trả tiền cho những phần thực sự không cần thiết.
