Vệ sinh văn phòng ngoài giờ hành chính: có nên chọn không?

Văn phòng cần sạch, chuyện đó thì doanh nghiệp nào cũng hiểu. Nhưng vệ sinh vào lúc nào lại là câu chuyện khác.

Có nơi bố trí nhân viên tạp vụ làm xuyên suốt giờ hành chính. Có văn phòng chỉ cần người đến vào buổi sáng. Nhưng cũng có rất nhiều doanh nghiệp yêu cầu: chỉ vệ sinh sau khi nhân viên đã tan làm.

Thực tế trong nghề, tôi thấy hình thức vệ sinh ngoài giờ hành chính ngày càng được quan tâm, nhất là tại các văn phòng đông người, công ty có nhiều cuộc họp, ngân hàng, showroom hoặc những nơi thường xuyên tiếp khách. Lý do rất đơn giản: không ai muốn đang ngồi làm việc mà phía sau liên tục có tiếng máy hút bụi, tiếng kéo ghế hoặc nhân viên vệ sinh phải luồn lách giữa các bàn làm việc.

Tuy nhiên, vệ sinh ngoài giờ cũng không phải cứ chọn là tốt. Nó có những ưu điểm rất rõ, nhưng cũng kéo theo câu chuyện quản lý, an ninh và chi phí.

Vậy vệ sinh văn phòng ngoài giờ hành chính có nên chọn không? Hãy cùng Dịch vụ Nhà Sạch phân tích từng trường hợp cụ thể.

1. Vệ sinh văn phòng ngoài giờ hành chính là gì?

Hiểu đơn giản, đây là hình thức bố trí nhân viên vệ sinh thực hiện phần lớn công việc sau khi thời gian làm việc chính của doanh nghiệp đã kết thúc.

Ví dụ, văn phòng làm việc từ 8h đến 17h30 thì nhân viên vệ sinh có thể bắt đầu ca từ 17h30 hoặc 18h trở đi.

Ngoài ca tối, doanh nghiệp cũng có thể chọn:

• Vệ sinh sáng sớm trước giờ nhân viên đến.
• Vệ sinh buổi tối sau giờ tan làm.
• Vệ sinh vào thứ Bảy, Chủ nhật.
• Bố trí một số hạng mục duy trì trong ngày và vệ sinh chính vào buổi tối.

Điểm khác biệt lớn nhất so với tạp vụ văn phòng thông thường là nhân viên vệ sinh không cần có mặt xuyên suốt giờ làm việc của doanh nghiệp.

Theo kinh nghiệm của tôi, mô hình này phù hợp nhất khi doanh nghiệp muốn văn phòng luôn sẵn sàng vào đầu ngày nhưng lại không muốn quá trình làm sạch ảnh hưởng tới nhân viên.

2. Vì sao nhiều doanh nghiệp chọn vệ sinh văn phòng ngoài giờ?

Lý do lớn nhất vẫn là giảm ảnh hưởng tới hoạt động văn phòng.

Hãy thử hình dung một văn phòng có 70-100 người đang làm việc. Nếu nhân viên vệ sinh muốn hút bụi toàn bộ sàn, họ phải đi qua từng dãy bàn. Muốn lau sàn phải chờ người đi lại. Muốn vệ sinh phòng họp lại đúng lúc phòng đang có cuộc họp.

Rất khó!

Đó là chưa kể một số công việc như chà sàn bằng máy, giặt thảm, hút bụi hoặc đánh bóng sàn đều có tiếng động.

Làm sau giờ hành chính thì khác. Không gian trống hơn, ít người qua lại, người làm vệ sinh có thể đi theo đúng quy trình thay vì cứ làm một đoạn rồi dừng.

Theo tôi, đây mới là lợi ích thực tế nhất của vệ sinh ngoài giờ: người vệ sinh làm thuận hơn, nhân viên văn phòng cũng làm việc thoải mái hơn.

3. Những khung giờ vệ sinh văn phòng ngoài giờ thường được lựa chọn

Không nhất thiết “ngoài giờ” là phải làm lúc 10-11 giờ đêm.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn khá linh hoạt.

Ca sáng sớm

Ví dụ từ 5h30-7h30 hoặc 6h-8h.

Ưu điểm là khi nhân viên đến làm, văn phòng đã sạch sẽ. Tuy nhiên, nhân sự vệ sinh phải đi làm rất sớm nên việc tuyển và duy trì nhân viên đôi khi khó hơn.

Ca chiều tối

Đây là khung phổ biến nhất.

Ví dụ doanh nghiệp tan làm lúc 17h30, nhân viên vệ sinh có thể bắt đầu từ 17h30-18h và kết thúc sau 2-4 giờ tùy diện tích.

Ca tối muộn

Một số tòa nhà, trung tâm thương mại hoặc doanh nghiệp đặc thù có thể yêu cầu làm sau 20h.

Cuối tuần

Các hạng mục vệ sinh sâu như giặt thảm, chà sàn, vệ sinh kính, ghế văn phòng thường rất thích hợp thực hiện vào thứ Bảy hoặc Chủ nhật.

4. Vệ sinh văn phòng ngoài giờ có những ưu điểm gì?

Ưu điểm đầu tiên là không làm gián đoạn công việc.

Nhân viên vệ sinh có thể hút bụi, lau sàn, kéo ghế, sử dụng máy mà không phải liên tục tránh người.

Ưu điểm thứ hai là dễ làm kỹ hơn.

Trong giờ làm việc, bàn nào cũng có người ngồi, hành lang có người đi, phòng họp liên tục được sử dụng. Nhiều vị trí dù muốn làm kỹ cũng khó.

Ngoài giờ thì khác. Nhân viên vệ sinh có thể làm lần lượt từng khu vực, kiểm tra lại sau khi hoàn thành.

Một lợi ích nữa mà ít người để ý là sàn có thời gian khô.

Nếu vừa lau sàn trong giờ cao điểm, chỉ cần vài chục người đi qua là mặt sàn lại có dấu chân ngay. Làm buổi tối, sàn có thể khô hoàn toàn trước sáng hôm sau.

Đặc biệt đối với văn phòng sử dụng thảm, máy hút bụi vào buổi tối cũng dễ chịu hơn rất nhiều so với việc bật máy giữa lúc hàng chục người đang gọi điện, họp trực tuyến.

5. Những hạn chế doanh nghiệp cần cân nhắc

Ngoài giờ thuận tiện, nhưng không phải không có nhược điểm.

Vấn đề đầu tiên là khả năng giám sát trực tiếp thấp hơn.

Khi nhân viên văn phòng đã về gần hết, doanh nghiệp phải có cơ chế kiểm tra công việc thông qua checklist, giám sát, hình ảnh hoặc người phụ trách.

Vấn đề thứ hai là an ninh.

Ai giữ thẻ từ? Ai mở cửa? Nhân viên vệ sinh được phép vào những phòng nào? Phòng giám đốc, phòng kế toán, phòng lưu trữ hồ sơ có được vệ sinh hay không?

Những điều tưởng nhỏ nhưng nếu không thống nhất từ đầu rất dễ phát sinh chuyện.

Ngoài ra, một số tòa nhà giới hạn thời gian sử dụng thang máy hoặc yêu cầu đăng ký danh sách nhân sự làm việc ngoài giờ. Doanh nghiệp cần kiểm tra trước với ban quản lý.

6. So sánh vệ sinh trong giờ và ngoài giờ hành chính

Hai hình thức này không có cái nào tốt tuyệt đối. Quan trọng là phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.

Theo kinh nghiệm thực tế của tôi, doanh nghiệp đông người hiếm khi chỉ cần một trong hai.

Phương án hiệu quả thường là duy trì nhẹ trong ngày và làm vệ sinh chính vào cuối ngày.

7. Những công việc nào nên bố trí làm ngoài giờ?

Có những việc tôi gần như luôn khuyên khách hàng nên để sau giờ làm.

Đầu tiên là hút bụi toàn bộ văn phòng.

Tiếp theo là lau hoặc chà sàn diện rộng. Khi không có người đi lại, công việc nhanh hơn và mặt sàn cũng đẹp hơn.

Các hạng mục khác gồm:

• Hút bụi thảm.
• Giặt thảm.
• Vệ sinh ghế.
• Lau bàn ghế.
• Lau vách kính.
• Làm sạch phòng họp.
• Vệ sinh pantry.
• Vệ sinh nhà vệ sinh.
• Thu gom rác cuối ngày.
• Lau hành lang, khu lễ tân.
• Chà sàn hoặc đánh bóng sàn định kỳ.

Đặc biệt, những công việc cần sử dụng máy móc càng nên làm khi văn phòng đã vắng người.

8. Văn phòng nào đặc biệt phù hợp với vệ sinh ngoài giờ?

Trước hết là văn phòng đông nhân viên.

Một văn phòng 100 người chắc chắn khác hoàn toàn văn phòng chỉ có 8-10 người. Mật độ người càng cao, việc vệ sinh trong giờ càng bất tiện.

Doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách cũng nên cân nhắc.

Khu lễ tân, phòng họp, hành lang cần luôn chỉn chu. Nếu nhân viên vệ sinh làm ngay lúc khách đang tới thì dù không có gì sai, hình ảnh vẫn không thực sự đẹp.

Ngoài ra, hình thức này phù hợp với:

• Công ty công nghệ.
• Ngân hàng.
• Công ty tài chính.
• Showroom.
• Văn phòng luật.
• Công ty tư vấn.
• Văn phòng nhiều phòng họp.
• Doanh nghiệp thường xuyên tổ chức đào tạo, hội nghị.

9. Khi nào doanh nghiệp không nhất thiết phải thuê vệ sinh ngoài giờ?

Không phải văn phòng nào cũng cần.

Nếu chỉ có 5-10 nhân viên, diện tích nhỏ, lượng rác ít thì một nhân viên tạp vụ làm 1-2 giờ trong ngày đôi khi đã đủ.

Tương tự, nếu nhu cầu chủ yếu là:

• Thu gom rác.
• Lau pantry.
• Vệ sinh toilet.
• Lau bàn.
• Xử lý nước đổ hoặc rác phát sinh.

thì bố trí nhân viên trong giờ sẽ tiện hơn.

Một trường hợp khác là văn phòng nằm trong tòa nhà kiểm soát rất nghiêm việc ra vào sau giờ làm. Khi đó, doanh nghiệp cần tính xem lợi ích có đủ để thực hiện thêm các thủ tục ngoài giờ hay không.

10. Một ca vệ sinh văn phòng ngoài giờ thường kéo dài bao lâu?

Không thể chỉ nhìn diện tích rồi kết luận.

Hai văn phòng cùng 500 m² nhưng khối lượng công việc có thể khác nhau hoàn toàn.

Một văn phòng nhiều bàn làm việc, nhiều phòng kính, ba nhà vệ sinh chắc chắn mất thời gian hơn một mặt bằng mở ít đồ.

Thông thường:

Ca khoảng 2 giờ

Có thể phù hợp với văn phòng nhỏ hoặc chỉ yêu cầu các hạng mục cơ bản như thu gom rác, lau sàn, vệ sinh toilet.

Ca 3-4 giờ

Phù hợp với nhiều văn phòng quy mô vừa, nhất là khi phải hút bụi, vệ sinh bàn ghế, phòng họp, pantry và toilet.

Ca dài hơn

Văn phòng lớn, nhiều tầng hoặc có khối lượng công việc lớn sẽ cần bố trí thời gian dài hơn hoặc tăng số lượng nhân sự.

Trong nghề vệ sinh, tôi luôn ưu tiên tính tổng số giờ công chứ không chỉ nhìn số giờ của một người.

Ví dụ một công việc cần 8 giờ công có thể bố trí 2 người làm trong 4 giờ, thay vì một người làm tới nửa đêm.

11. Chi phí vệ sinh văn phòng ngoài giờ được tính như thế nào?

Đây là phần doanh nghiệp thường hỏi đầu tiên, nhưng cũng là phần khó báo chính xác nhất nếu chưa khảo sát.

Chi phí thường phụ thuộc vào:

• Diện tích.
• Số tầng.
• Số lượng nhân viên văn phòng.
• Số toilet.
• Diện tích kính.
• Sàn đá, gạch hay thảm.
• Khối lượng rác.
• Số giờ mỗi ca.
• Số người cần bố trí.
• Tần suất làm việc.
• Có sử dụng máy móc hay không.
• Yêu cầu làm cuối tuần hoặc đêm muộn.

Có một điều tôi nghĩ doanh nghiệp nên lưu ý: đừng chỉ so tổng giá tiền.

Hai đơn vị báo cùng một văn phòng nhưng một bên bố trí 1 người, bên kia 2 người thì giá chắc chắn khác.

Hãy hỏi rõ số nhân sự, số giờ làm, hạng mục công việc, máy móc và người giám sát trước khi so sánh.

12. An ninh và kiểm soát tài sản khi vệ sinh ngoài giờ

Đây là phần tuyệt đối không nên làm qua loa.

Nhân viên vệ sinh làm việc khi phần lớn nhân viên doanh nghiệp đã về thì quy định phải rõ ngay từ đầu.

Doanh nghiệp nên thống nhất:

• Ai được phép vào văn phòng?
• Có danh sách nhân viên cố định hay không?
• Có được thay người tùy ý không?
• Thẻ từ do ai quản lý?
• Khu vực nào nhân viên vệ sinh không được vào?
• Phòng nào cần người của doanh nghiệp mở cửa?
• Có yêu cầu ký bàn giao không?

Những khu vực chứa hồ sơ, tiền, tài sản có giá trị nên có quy định riêng.

Và quan trọng nhất: đừng để nhân viên vệ sinh phải tự đoán.

Chỗ nào được làm, chỗ nào không, tốt nhất ghi rõ ngay trong checklist công việc.

13. Quy trình vệ sinh ngoài giờ nên tổ chức như thế nào?

Một ca làm tốt không phải cứ nhân viên đến rồi thấy đâu bẩn thì lau đó.

Trước ca

Nhân viên nhận bàn giao, kiểm tra dụng cụ, hóa chất và các khu vực cần xử lý.

Nếu trong ngày có sự cố như đổ cà phê, phòng họp vừa tổ chức sự kiện hoặc khu vực nào cần làm kỹ hơn thì nên được thông báo ngay.

Trong ca

Có thể thực hiện theo trình tự:

Thu gom rác trước, sau đó vệ sinh bàn ghế, phòng họp, pantry, toilet, hút bụi và cuối cùng mới xử lý sàn.

Làm như vậy sẽ hạn chế tình trạng vừa lau sàn xong lại phải đi qua để làm các khu vực khác.

Sau ca

Nhân viên nên kiểm tra lại toàn bộ khu vực, thu dọn dụng cụ, xử lý rác và báo cáo những bất thường.

Nếu doanh nghiệp yêu cầu, có thể bàn giao thông qua checklist hoặc hình ảnh.

Đây là cách Dịch vụ Nhà Sạch thường khuyến nghị vì người quản lý không nhất thiết phải ở lại đến cuối ca vẫn có thể kiểm soát công việc.

14. Nên vệ sinh hoàn toàn ngoài giờ hay kết hợp trong và ngoài giờ?

Nếu văn phòng đông người, tôi thường nghiêng về phương án kết hợp.

Ban ngày vẫn nên có người xử lý các công việc phát sinh như:

• Toilet.
• Pantry.
• Rác.
• Nước đổ.
• Khu vực lễ tân.
• Phòng họp sau khi sử dụng.

Đến cuối ngày mới thực hiện phần việc lớn:

• Hút bụi.
• Lau sàn.
• Chà sàn.
• Làm kính.
• Lau toàn bộ bàn ghế.
• Làm sạch sâu toilet.
• Thu gom rác cuối ngày.

Như vậy văn phòng không phải chờ tới tối mới được vệ sinh, nhưng những công việc gây ảnh hưởng vẫn được chuyển sang ngoài giờ.

Với tôi, đây là mô hình khá cân bằng và thực tế.

15. Vậy có nên chọn vệ sinh văn phòng ngoài giờ hành chính không?

Câu trả lời là có, nếu mô hình hoạt động của văn phòng phù hợp.

Nếu doanh nghiệp đông nhân viên, thường xuyên tiếp khách, có nhiều phòng họp hoặc cần sử dụng máy hút bụi, máy chà sàn thường xuyên thì vệ sinh ngoài giờ là phương án rất đáng cân nhắc.

Không gian trống giúp nhân viên vệ sinh làm nhanh hơn, kỹ hơn và đặc biệt là không gây ảnh hưởng tới công việc của nhân viên văn phòng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải chạy theo mô hình này.

Điều quan trọng nhất không phải “vệ sinh lúc mấy giờ” mà là bố trí đúng người, đúng thời gian và đúng khối lượng công việc.

Có văn phòng chỉ cần 2 giờ cuối ngày. Có nơi cần người trực xuyên suốt. Cũng có nơi tốt nhất là kết hợp cả hai.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên để đơn vị vệ sinh khảo sát thực tế rồi mới xác định ca làm và số lượng nhân viên. Làm nghề lâu tôi thấy rằng chỉ cần tính sai số giờ công ngay từ đầu thì sau này rất dễ xảy ra tình trạng nhân viên chạy không kịp việc hoặc doanh nghiệp phải trả tiền cho thời gian không thực sự cần thiết.

Nếu doanh nghiệp đang phân vân giữa tạp vụ trong giờ hành chính, vệ sinh ca tối hay phương án kết hợp, Dịch vụ Nhà Sạch có thể khảo sát thực tế mặt bằng và đề xuất lịch làm phù hợp với hoạt động của từng văn phòng.

Dịch vụ Nhà Sạch
Hotline Miền Bắc: 0943.165.678
Hotline Miền Nam: 0939.374.789