Bảy giờ sáng, nhóm Zalo cư dân có một tấm ảnh: phòng rác tầng 12 thùng tràn, túi rác rơi ra sàn, mùi bốc tới cửa thang máy. Kèm theo là một dòng: "Ban quản lý làm ăn kiểu gì vậy?"
Chưa tới 8 giờ đã có vài chục bình luận.
Ai làm quản lý chung cư chắc đều từng gặp cảnh này. Vệ sinh là dịch vụ cư dân nhìn thấy mỗi ngày, mỗi giờ. Sảnh sạch thì không ai khen, nhưng thang máy có vết bẩn là có người chụp ngay. Mà người bị hỏi đầu tiên không phải công ty vệ sinh, mà là ban quản lý.
Thuê một công ty vệ sinh làm cho chung cư thì dễ. Kiểm soát để họ làm đều, làm đúng, cả năm không để cư dân phàn nàn mới là chuyện khó.
Bài này Dịch vụ Nhà Sạch gom lại những gì ban quản lý nên kiểm soát, từ lúc ký hợp đồng tới lúc nghiệm thu hằng tháng, dựa trên cách làm của những tòa nhà vận hành ổn định.
Ai thuê, ai giám sát vệ sinh trong chung cư?
Trong một chung cư thường có hai bên: ban quản trị (đại diện cư dân, do hội nghị nhà chung cư bầu ra) và đơn vị quản lý vận hành (thường gọi là ban quản lý, có khi là công ty quản lý tòa nhà chuyên nghiệp).
Tùy mô hình, đơn vị quản lý vận hành có thể tự làm vệ sinh hoặc thuê một công ty vệ sinh bên ngoài. Trường hợp thuê ngoài, ban quản lý là bên trực tiếp ký hợp đồng và giám sát nhà thầu vệ sinh. Ban quản trị giám sát lại việc cung cấp dịch vụ của ban quản lý, trong đó có vệ sinh.
Nói nôm na: công ty vệ sinh làm, ban quản lý kiểm soát, ban quản trị và cư dân đánh giá. Vì vậy ban quản lý cần công cụ để chứng minh "chúng tôi có kiểm soát", chứ không chỉ nói miệng.
Kiểm soát phạm vi công việc ngay từ hợp đồng
Hầu hết tranh cãi với nhà thầu vệ sinh đều bắt đầu từ một câu: "Cái này không có trong hợp đồng."
Hợp đồng nên có phụ lục phạm vi công việc chi tiết, ghi rõ:
- Khu vực: sảnh các tháp, thang máy, hành lang từng tầng, cầu thang bộ, phòng rác, hầm xe, sân vườn, khu tiện ích (phòng gym, bể bơi, khu vui chơi trẻ em, phòng sinh hoạt cộng đồng), nhà vệ sinh công cộng, mặt kính tầng thấp.
- Công việc hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng, hằng quý ở từng khu vực.
- Khung giờ làm từng việc (ví dụ: lau sảnh trước 7h sáng, thu gom rác tầng 2 lần mỗi ngày).
- Những việc không thuộc phạm vi: lau kính mặt ngoài tòa nhà trên cao, vệ sinh bể nước ngầm, diệt côn trùng... hoặc tính riêng thế nào.
- Vật tư ai cấp: hóa chất, túi rác, giấy vệ sinh, nước rửa tay khu vực chung.
Càng cụ thể thì càng dễ kiểm tra, càng ít cãi nhau.
Định biên nhân sự và ca làm
"Bên em bố trí đủ người" là câu ai cũng nói. Cái cần là con số.
Hợp đồng nên ghi rõ:
- Số nhân viên mỗi ca, ca sáng, ca chiều, ca tối (nếu có).
- Số giờ làm thực tế mỗi ca.
- Có giám sát tại chỗ hay giám sát đi tuần. Tòa lớn thì nên có tổ trưởng tại chỗ.
- Người thay thế khi nhân viên nghỉ: báo trước bao lâu, bổ sung trong bao lâu.
- Cách kiểm tra quân số: chấm công, ký sổ ca, danh sách nhân viên có ảnh.
Ban quản lý nên đối chiếu quân số thực tế với hợp đồng, ít nhất vài lần mỗi tháng, vào những giờ khác nhau. Thiếu người là nguyên nhân phổ biến nhất khiến chất lượng tụt, mà nhà thầu thường không tự báo.
Checklist theo ca, theo khu vực
Một checklist tốt là thứ biến "sạch" từ cảm giác thành thứ kiểm tra được.
Sảnh, thang máy
- Lau sàn sảnh, thảm chùi chân, cửa kính ra vào, tay nắm.
- Lau vách thang máy, gương, bảng nút bấm, ray cửa thang (chỗ này hay kẹt rác, sỏi).
- Làm nhiều lần trong ngày vào giờ cao điểm sáng và chiều tối.
Hành lang, cầu thang bộ
- Quét lau hành lang, lau tay vịn cầu thang, bậc cầu thang.
- Lau cửa thoát hiểm, bình chữa cháy, biển chỉ dẫn (lau bên ngoài, không đụng thiết bị).
- Kiểm tra góc chết, gầm cầu thang, nơi cư dân hay để đồ.
Phòng rác, khu tập kết rác
- Thu gom rác từng tầng theo giờ cố định, không để tràn.
- Rửa thùng rác, sàn phòng rác, khử mùi định kỳ.
- Phân loại rác theo quy định của địa phương, phối hợp đơn vị thu gom.
Khu này là chỗ dễ bị phàn nàn nhất. Nên ưu tiên kiểm tra hằng ngày.
Hầm xe
- Quét hầm, xử lý vết dầu nhớt, lau biển báo, gờ giảm tốc.
- Cọ rửa định kỳ bằng máy chà sàn hoặc máy phun áp lực.
Khu tiện ích, sân vườn
- Khu vui chơi trẻ em: lau khử khuẩn đồ chơi, ghế ngồi.
- Phòng gym, bể bơi (phần sàn quanh bể, phòng thay đồ), phòng sinh hoạt chung.
- Sân vườn: quét lá, nhặt rác, lau ghế đá.
Mỗi khu có checklist riêng, nhân viên làm xong ký, giám sát kiểm tra ký, ban quản lý kiểm tra xác suất.
Tần suất công việc định kỳ
Ngoài việc hằng ngày, có những việc định kỳ mà nhà thầu hay "quên" nếu không ghi rõ:
- Hằng tuần: lau kính tầng trệt, lau cửa thoát hiểm, lau đèn hành lang tầm thấp.
- Hằng tháng: chà rửa hầm xe, chà sàn sảnh bằng máy, vệ sinh sâu phòng rác, lau quạt thông gió.
- Hằng quý: đánh bóng sàn đá sảnh, giặt thảm, lau kính khu vực chung tầm cao.
- Theo năm hoặc theo nhu cầu: lau kính mặt ngoài tòa nhà, vệ sinh sau sự kiện, tổng vệ sinh trước Tết.
Nên làm một lịch định kỳ cả năm, dán ở văn phòng ban quản lý, đánh dấu khi xong. Đến kỳ mà chưa làm thì nhắc ngay.
Giám sát chất lượng: làm sao cho thực chất?
Giám sát không phải là đi một vòng rồi ký. Vài cách làm thực chất hơn:
- Kiểm tra theo tuyến cố định mỗi ngày, cùng tổ trưởng của nhà thầu, ghi lỗi vào sổ hoặc phần mềm.
- Kiểm tra đột xuất vào giờ không báo trước, nhất là chiều tối và cuối tuần.
- Chụp ảnh trước và sau với các việc định kỳ lớn.
- Chấm điểm theo khu vực: mỗi tháng tổng hợp khu nào hay lỗi, lỗi gì.
- Họp định kỳ với nhà thầu, ít nhất mỗi tháng một lần, xem lại lỗi, cam kết khắc phục.
Có một cái bẫy mà nhiều ban quản lý rơi vào: checklist ký đủ mà khu vực vẫn bẩn. Nhân viên cuối ca ký một loạt cho xong, giám sát ký theo. Để tránh, nên kiểm tra xác suất: mỗi ngày chọn ngẫu nhiên vài ô trong checklist, ra tận nơi xem. Ô nào ký "đã làm" mà thực tế chưa làm thì ghi lại, đưa vào buổi họp tháng. Làm vài lần là checklist tự động thật hơn.
Một mẹo nhỏ: đi kiểm tra bằng mắt của cư dân. Đứng ở cửa thang máy tầng cao, đi thang bộ lúc 9 giờ tối, xuống hầm xe lúc tan tầm. Cư dân phàn nàn ở đâu thì kiểm tra ở đó.
Tiếp nhận và xử lý phản ánh của cư dân
Phản ánh của cư dân là thước đo thật nhất. Ban quản lý nên:
- Có một kênh chính thức nhận phản ánh (hotline, ứng dụng, sổ lễ tân), không để mọi thứ trôi trên nhóm Zalo.
- Quy định thời gian phản hồi: ví dụ rác tràn phải xử lý trong vòng 30 phút, vết bẩn thang máy trong 1 tiếng.
- Chuyển phản ánh cho tổ trưởng nhà thầu ngay, chụp ảnh sau khi xử lý gửi lại cư dân.
- Thống kê phản ánh hằng tháng, đưa vào đánh giá nhà thầu.
Với những phản ánh lặp lại, đừng chỉ xử lý từng lần. Ví dụ phòng rác tầng 12 tuần nào cũng tràn vào tối Chủ nhật, thì vấn đề không phải nhân viên lười, mà là lịch thu gom không khớp thói quen cư dân. Thêm một lượt thu gom tối Chủ nhật là hết chuyện. Nhìn phản ánh theo mẫu, theo giờ, theo khu vực sẽ thấy nguyên nhân gốc.
Cũng nên thông báo cho cư dân biết lịch làm vệ sinh định kỳ: ngày chà hầm xe, ngày lau kính, ngày phun khử khuẩn. Cư dân biết trước thì thông cảm hơn khi có biển cấm, có tiếng máy, và cũng thấy rõ ban quản lý đang làm việc.
Cư dân không đòi hỏi mọi thứ hoàn hảo. Họ cần thấy phản ánh được xử lý nhanh và có người nghe.
Hóa chất, máy móc và vật tư
Chỗ này ít được để ý nhưng ảnh hưởng lớn:
- Hóa chất phải có nhãn, nguồn gốc rõ ràng, có phiếu an toàn hóa chất. Không chấp nhận can không nhãn.
- Hóa chất đúng bề mặt: sàn đá sảnh mà lau bằng hóa chất có tính axit là xỉn mặt đá, phải mài phục hồi rất tốn.
- Kho chứa hóa chất riêng, có khóa, xa khu trẻ em.
- Máy móc đủ theo hợp đồng: máy chà sàn, máy hút bụi, máy hút nước, biển cảnh báo sàn ướt.
- Khu vực khu vui chơi trẻ em nên dùng hóa chất khử khuẩn an toàn, lau lại bằng nước sạch nếu cần.
An toàn lao động và an toàn cho cư dân
- Nhân viên có bảo hộ lao động: găng tay, ủng, khẩu trang khi dùng hóa chất.
- Biển cảnh báo sàn ướt mỗi khi lau. Cư dân trượt ngã ở sảnh là chuyện rắc rối lớn cho ban quản lý.
- Làm việc trên cao (lau kính, lau đèn) phải có thang đạt chuẩn, có người giữ, không đứng lên ghế.
- Việc treo dây ngoài tòa nhà chỉ giao cho đội có chứng chỉ làm việc trên cao, có phương án an toàn riêng.
- Nhà thầu phải đóng bảo hiểm cho nhân viên theo quy định. Ban quản lý nên yêu cầu xem danh sách.
Đồng phục, thái độ, bảo mật
Nhân viên vệ sinh là người cư dân gặp nhiều nhất trong ngày. Nên kiểm soát:
- Đồng phục, thẻ tên rõ ràng, để cư dân biết ai là nhân viên.
- Thái độ: chào hỏi, nhường đường, không làm ồn giờ nghỉ trưa, không tụ tập nói chuyện ở sảnh.
- Không tự ý vào căn hộ khi không có yêu cầu và sự có mặt của chủ nhà.
- Không nhặt, giữ đồ của cư dân. Có quy định rõ về đồ nhặt được, giao lễ tân.
- Danh sách nhân viên có giấy tờ tùy thân, thay người thì báo ban quản lý.
Nghiệm thu, đánh giá và thanh toán hằng tháng
Cuối tháng, trước khi thanh toán, ban quản lý nên có một biên bản nghiệm thu gồm:
- Quân số thực tế so với hợp đồng.
- Công việc định kỳ đã làm, kèm ảnh.
- Điểm chấm chất lượng theo khu vực.
- Số phản ánh của cư dân và thời gian xử lý.
- Lỗi lặp lại và cam kết khắc phục.
Hợp đồng nên có điều khoản giảm trừ khi thiếu người, không làm việc định kỳ, hoặc lỗi lặp lại. Không phải để phạt cho vui, mà để cả hai bên có chung một thước đo.
Những dấu hiệu cho thấy nên đổi nhà thầu
- Thiếu người thường xuyên, nhân viên thay liên tục.
- Phản ánh cư dân tăng, xử lý chậm, lỗi cũ lặp lại.
- Việc định kỳ bị trễ, phải nhắc mới làm.
- Tổ trưởng, giám sát khó liên lạc, họp không có mặt.
- Hóa chất không rõ nguồn gốc, sàn đá, inox bắt đầu xuống cấp.
- Nhân viên không có bảo hiểm, không có bảo hộ.
Khi đổi nhà thầu, nên có thời gian bàn giao chồng lấn vài ngày, tránh để tòa nhà trống người. Nhà thầu mới cần được dẫn đi hết các khu vực, nhận bộ checklist cũ, danh sách lỗi hay gặp và lịch định kỳ còn dang dở. Làm kỹ bước này thì tháng đầu tiên đỡ bị cư dân phàn nàn hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Chung cư nên thuê công ty vệ sinh hay tự tuyển nhân viên?
Tòa nhỏ có thể tự tuyển. Tòa lớn, nhiều tiện ích thường thuê ngoài để có người thay, có máy móc, có chuyên môn và dễ kiểm soát theo hợp đồng.
Bao nhiêu nhân viên là đủ cho một tòa chung cư?
Tùy số tầng, số căn, diện tích khu chung và tiện ích. Nên để nhà thầu khảo sát và đưa định biên chi tiết theo khu vực, rồi đối chiếu giữa các báo giá.
Ai chịu trách nhiệm khi cư dân trượt ngã vì sàn ướt?
Tùy vụ việc và hợp đồng. Vì vậy biển cảnh báo sàn ướt và quy định khung giờ lau là bắt buộc, và nên ghi rõ trách nhiệm trong hợp đồng.
Có nên dùng phần mềm để giám sát vệ sinh không?
Nên, nếu tòa lớn. Checklist điện tử có ảnh, giờ giấc giúp minh bạch với ban quản trị và cư dân. Tòa nhỏ dùng sổ giấy vẫn được, miễn làm đều.
Kết luận
Thuê công ty vệ sinh cho chung cư thì dễ, giữ cho họ làm tốt cả năm mới khó. Ban quản lý nên kiểm soát ở năm điểm: phạm vi công việc rõ ràng, quân số thực tế, checklist và giám sát, phản ánh cư dân, nghiệm thu có số liệu. Làm được vậy thì cư dân yên tâm, ban quản lý đỡ áp lực, nhà thầu cũng biết rõ mình phải làm gì.
Nếu ban quản lý đang tìm đơn vị vệ sinh cho chung cư, Dịch vụ Nhà Sạch có thể khảo sát, đề xuất định biên, checklist theo từng khu vực và báo giá chi tiết. Hotline miền Bắc 0943.165.678, miền Nam 0939.374.789, hoặc xem thêm tại dichvunhasach.vn.
Dịch vụ Nhà Sạch - Làm sạch những gì bạn muốn!
