Vệ sinh văn phòng nhỏ dưới 100m2: tự làm hay thuê ngoài lợi hơn?

Văn phòng 60, 80 mét vuông, chục người ngồi làm. Nghe thì nhỏ. Dọn thì chắc cũng nhanh thôi, ai rảnh thì quét, cuối tuần cả phòng xắn tay áo lên là xong.

Tuần đầu thì đúng là vậy. Sang tuần thứ ba, thùng rác bắt đầu đầy tràn, bồn rửa chén trong pantry có ba cái cốc nằm từ thứ hai, bàn phím bám một lớp bụi mỏng mà không ai để ý. Rồi một hôm khách tới, sếp đưa khách vào phòng họp, thấy vết cà phê khô trên mặt bàn. Lúc đó mới giật mình.

Câu hỏi "tự làm hay thuê ngoài" nghe như chuyện nhỏ, nhưng làm chủ một văn phòng nhỏ thì ai cũng từng đắn đo. Tự làm thì tiết kiệm, nhưng có thật là tiết kiệm không? Thuê ngoài thì sạch hơn, nhưng có đắt quá so với cái văn phòng bé tí không?

Bài này, Dịch vụ Nhà Sạch tính thẳng ra con số cho anh chị xem, kèm những kinh nghiệm hơn 15 năm làm vệ sinh cho đủ loại văn phòng, từ vài chục mét vuông tới cả tòa nhà.

Văn phòng dưới 100m2 thật ra cần dọn những gì?

Trước khi so sánh, phải biết mình đang so cái gì. Nhiều người nghĩ dọn văn phòng là quét nhà, lau sàn, đổ rác. Thật ra danh sách dài hơn thế nhiều.

Việc hằng ngày:

• Thu gom, đổ rác ở từng bàn và khu pantry, thay túi rác.
• Quét và lau sàn, nhất là lối đi, cửa ra vào, khu bếp.
• Lau mặt bàn làm việc, bàn họp, quầy lễ tân.
• Rửa cốc chén, lau bồn rửa, lau mặt bếp, lò vi sóng.
• Làm sạch nhà vệ sinh: bồn cầu, lavabo, gương, sàn, bổ sung giấy và nước rửa tay.

Việc hằng tuần:

• Lau bụi kệ tủ, tủ hồ sơ, bệ cửa sổ, chân bàn.
• Lau bàn phím, chuột, điện thoại bàn, tay nắm cửa, công tắc đèn.
• Lau kính cửa ra vào, vách kính phòng họp.
• Hút bụi thảm (nếu có), dọn tủ lạnh.

Việc hằng tháng hoặc vài tháng một lần:

• Vệ sinh máy lạnh, quạt, rèm.
• Giặt ghế nỉ, thảm.
• Lau kính mặt ngoài, đèn, quạt trần.
• Tổng vệ sinh, khử khuẩn toàn bộ.

Nhìn vào danh sách này, anh chị sẽ thấy ngay: việc hằng ngày thì ai cũng làm được. Còn việc hằng tháng thì thường là không ai làm cả. Và đó chính là chỗ văn phòng xuống cấp từ từ mà không ai nhận ra.

Tự dọn văn phòng: được gì?

Công bằng mà nói, tự dọn có cái lợi thật.

Không tốn tiền thuê. Đây là lý do số một. Văn phòng mới mở, đang tiết kiệm từng đồng, thì bỏ ra vài triệu mỗi tháng cho việc dọn dẹp nghe khá xót.

Chủ động giờ giấc. Muốn dọn lúc nào thì dọn, không phải chờ ai tới, không phải giao chìa khóa cho người lạ.

Yên tâm về tài sản và tài liệu. Có những văn phòng làm kế toán, luật, tài chính, giấy tờ để đầy bàn. Để người ngoài vào dọn, dù tin tưởng thì trong bụng vẫn hơi lấn cấn.

Tạo ý thức chung. Khi ai cũng phải dọn, người ta sẽ tự giác hơn, bớt vứt bừa, bớt để cốc bẩn lại.

Với một văn phòng 3, 4 người, ít khách tới, những cái lợi này là đủ để chọn tự làm. Nhưng từ khoảng 7, 8 người trở lên thì câu chuyện bắt đầu khác.

Tự dọn văn phòng: những cái giá ít ai tính

Cái bẫy của việc tự dọn là nó trông như miễn phí. Không có hóa đơn nào, không có khoản chi nào ghi "tiền vệ sinh". Nhưng không đâu, nó có tốn tiền. Chỉ là tốn ở chỗ khác.

Tốn giờ công của nhân viên. Một nhân viên lương 12 triệu, tính ra mỗi giờ làm việc khoảng 55.000 - 60.000 đồng. Mỗi ngày cả văn phòng dành tổng cộng 45 phút cho việc dọn dẹp, một tháng là gần 20 giờ. Tức là anh chị đang trả hơn một triệu đồng mỗi tháng để nhân viên kế toán, nhân viên kinh doanh đi lau sàn. Mà họ lau có sạch không? Thường là không, vì đó không phải việc của họ.

Tốn dụng cụ, hóa chất. Cây lau nhà, xô, chổi, nước lau sàn, nước rửa chén, nước lau kính, giẻ, găng tay, túi rác... Mua lẻ ở siêu thị, mỗi tháng cũng vài trăm nghìn. Mua sai loại còn hỏng đồ: có văn phòng dùng nước tẩy mạnh lau mặt bàn gỗ công nghiệp, vài tháng là bong lớp phủ.

Chất lượng lên xuống thất thường. Tuần nào bận chạy dự án là tuần đó văn phòng bừa. Tháng cuối năm quyết toán thì khỏi nói.

Mâu thuẫn ngầm. Cái này nói ra thì hơi ngại, nhưng rất thật. Luôn có người dọn nhiều, người dọn ít, người không bao giờ rửa cốc của mình. Lâu dần thành chuyện. Có văn phòng phải lập hẳn bảng phân công trực nhật như hồi đi học, rồi bảng đó cũng bị bỏ quên sau hai tháng.

Phần việc sâu không ai làm. Máy lạnh một năm không vệ sinh, ghế nỉ ngả màu, kính ngoài mờ đục. Không ai làm vì không ai được giao, và cũng không ai biết cách làm.

Thuê tạp vụ cố định toàn thời gian: có đáng với văn phòng nhỏ?

Nhiều chủ văn phòng nghĩ tới phương án này đầu tiên: tuyển hẳn một cô tạp vụ, làm cả ngày, vừa dọn dẹp vừa pha trà, đi photo, nhận hàng.

Với văn phòng dưới 100m2, nói thật lòng, chúng tôi ít khi khuyên làm vậy.

Lý do đơn giản: khối lượng việc không đủ. Một văn phòng 80m2 dọn kỹ hằng ngày chỉ mất khoảng 1,5 đến 2 tiếng. Thuê người 8 tiếng thì 6 tiếng còn lại làm gì? Hoặc là ngồi chơi, hoặc là bị giao đủ thứ việc lặt vặt không tên, rồi đến lúc cần dọn thì lại bận.

Chi phí cũng không nhỏ. Lương tạp vụ toàn thời gian ở Hà Nội, TP.HCM hiện dao động khoảng 5 - 7 triệu đồng mỗi tháng. Cộng thêm phần bảo hiểm xã hội doanh nghiệp phải đóng (hơn 20% trên lương đóng bảo hiểm), rồi phép năm, lương tháng 13, dụng cụ, hóa chất. Tổng lại dễ vượt 7 - 8 triệu mỗi tháng.

Chưa kể chuyện quản lý: người nghỉ ốm thì ai dọn, người nghỉ việc thì lại phải tuyển. Văn phòng nhỏ thường không có phòng nhân sự riêng, mấy việc này đổ hết lên đầu chủ.

Phương án này chỉ hợp khi văn phòng thật sự cần một người hỗ trợ hành chính cả ngày, và việc dọn dẹp chỉ là một phần.

Thuê dịch vụ vệ sinh văn phòng theo giờ

Đây là cách mà phần lớn văn phòng nhỏ đang chọn, và có lý do của nó.

Cách làm rất đơn giản: công ty vệ sinh cử người tới vào khung giờ cố định, ví dụ 7h - 9h sáng trước giờ làm, hoặc 17h30 - 19h30 sau giờ làm. Làm xong thì về. Anh chị trả tiền theo số giờ.

Giá tham khảo trên thị trường hiện nay khoảng 50.000 - 90.000 đồng mỗi giờ mỗi người, tùy khu vực, khung giờ và việc có kèm dụng cụ, hóa chất hay không. Đa số đơn vị có mức tối thiểu 2 giờ mỗi lần. Làm ngoài giờ hành chính, cuối tuần hoặc ngày lễ thường cộng thêm phụ phí.

Cái lợi rõ nhất:

• Trả đúng cho số giờ cần dùng, không trả cho giờ ngồi chơi.
• Người làm có nghề, biết dùng hóa chất nào cho bề mặt nào, dọn nhanh hơn và sạch hơn nhân viên văn phòng tự làm.
• Không phải lo bảo hiểm, phép năm, tuyển dụng. Người nghỉ thì công ty dịch vụ tự cử người thay.
• Muốn tăng giảm số buổi thì báo là xong.

Cái cần cân nhắc:

• Phải giao chìa khóa hoặc có người mở cửa nếu làm ngoài giờ.
• Đổi người liên tục thì mỗi người mới lại phải làm quen văn phòng. Nên yêu cầu cố định người làm.
• Giá rẻ quá thì cẩn thận: thường là không kèm dụng cụ, hoặc người làm chưa qua đào tạo.

Thuê gói vệ sinh định kỳ theo tuần, theo tháng

Khác với thuê theo giờ lẻ, gói định kỳ là ký hợp đồng cố định: ví dụ 3 buổi mỗi tuần, mỗi buổi 2 tiếng, trả tiền theo tháng. Trong gói thường ghi rõ hạng mục nào làm hằng buổi, hạng mục nào làm hằng tuần, hằng tháng.

Gói định kỳ thường rẻ hơn thuê lẻ tính trên mỗi giờ, và ổn định hơn vì công ty sẽ xếp cố định người làm cho anh chị. Người làm quen văn phòng rồi thì biết chỗ nào hay bẩn, bàn ai hay để tài liệu không được đụng vào, cốc chén cất ở đâu.

Ở Dịch vụ Nhà Sạch, chúng tôi chia làm ba mức để khách dễ chọn: gói cơ bản Economy cho văn phòng cần giữ sạch ở mức vừa đủ, gói chuyên nghiệp Pro Clean làm kỹ hơn và có hạng mục định kỳ, gói cao cấp Luxury Clean cho văn phòng hay tiếp khách, cần luôn chỉn chu. Văn phòng dưới 100m2 phần lớn chọn gói cơ bản hoặc chuyên nghiệp là đủ.

Tính thử chi phí cho văn phòng 80m2, 10 người

Nói chung chung thì khó quyết. Thử tính ra con số cho một văn phòng cụ thể: 80m2, 10 nhân viên, một phòng họp nhỏ, một pantry, một nhà vệ sinh. Các con số dưới đây là mức tham khảo theo thị trường, mỗi nơi sẽ chênh một chút.

Cách 1: Tự dọn

• Giờ công nhân viên: khoảng 20 giờ mỗi tháng x 57.000 đồng = khoảng 1.100.000 đồng.
• Dụng cụ, hóa chất, túi rác: khoảng 300.000 - 500.000 đồng.
• Thuê làm sâu (máy lạnh, ghế, kính) vài lần mỗi năm, chia đều ra: khoảng 300.000 - 500.000 đồng.
• Tổng: khoảng 1,7 - 2,1 triệu đồng mỗi tháng, chưa tính chất lượng thất thường và chuyện ai dọn ai không.

Cách 2: Tạp vụ cố định

• Lương và bảo hiểm, phép, thưởng: khoảng 7 - 8,5 triệu đồng.
• Dụng cụ, hóa chất: khoảng 300.000 - 500.000 đồng.
• Tổng: khoảng 7,5 - 9 triệu đồng mỗi tháng.

Cách 3: Dịch vụ theo giờ, 3 buổi mỗi tuần, mỗi buổi 2 giờ

• Khoảng 26 giờ mỗi tháng x 60.000 - 70.000 đồng = khoảng 1,6 - 1,8 triệu đồng.
• Hai ngày không có người thì nhân viên tự đổ rác, rửa cốc của mình.
• Tổng: khoảng 1,6 - 1,8 triệu đồng mỗi tháng.

Nếu cần người tới mỗi ngày, 2 giờ mỗi buổi, thì con số lên khoảng 3 - 3,5 triệu đồng mỗi tháng. Vẫn chưa bằng một nửa tiền thuê tạp vụ cố định.

Thấy không? Tự dọn tưởng miễn phí mà thật ra tốn xấp xỉ thuê người theo giờ. Khác nhau là một bên nhân viên của anh chị cầm cây lau nhà, một bên là người có nghề làm, còn nhân viên thì ngồi làm đúng việc của mình.

Bảng so sánh nhanh ba cách làm

Văn phòng kiểu nào thì tự dọn vẫn ổn?

Không phải văn phòng nào cũng cần thuê. Tự dọn vẫn hợp lý nếu:

• Văn phòng chỉ 2 - 5 người, diện tích dưới 40 - 50m2.
• Gần như không có khách tới làm việc.
• Không có pantry nấu nướng, không có nhà vệ sinh riêng (dùng chung của tòa nhà, tòa nhà đã có người dọn).
• Mọi người có ý thức, tự dọn bàn mình, tự rửa cốc mình.
• Chấp nhận thuê làm sâu vài lần một năm cho máy lạnh, ghế, kính.

Nếu văn phòng anh chị đúng như vậy, cứ tự làm. Đầu tư một bộ dụng cụ tử tế (cây lau có vắt, khăn microfiber, vài loại hóa chất đúng công dụng) là đủ dùng cả năm.

6 dấu hiệu văn phòng đã đến lúc thuê ngoài

Còn nếu thấy văn phòng mình có từ hai, ba dấu hiệu dưới đây, thì nên tính chuyện thuê người:

1. Đã có từ 7 - 8 người trở lên. Người đông thì rác nhiều, cốc chén nhiều, nhà vệ sinh bẩn nhanh.
2. Khách tới thường xuyên. Khách ngồi phòng họp, đi nhà vệ sinh, và họ nhìn thấy hết.
3. Có người than phiền. Than ai không rửa cốc, than nhà vệ sinh bẩn, than phải trực nhật. Than là đã có vấn đề rồi.
4. Việc định kỳ bị bỏ quá lâu. Máy lạnh có mùi, ghế ố, kính mờ, gầm bàn đầy bụi.
5. Nhân viên chủ chốt phải đi dọn. Người giỏi nhất văn phòng mà ngày nào cũng mất nửa tiếng lau sàn thì phí lắm.
6. Hay có người ốm vặt cùng lúc. Văn phòng kín, máy lạnh chạy cả ngày, bề mặt không được lau khử khuẩn thì cảm cúm lây nhau rất nhanh.

Cách lợi nhất: tự giữ hằng ngày, thuê người làm sâu

Không nhất thiết phải chọn một trong hai. Kinh nghiệm của chúng tôi là văn phòng nhỏ thường lợi nhất khi kết hợp.

Cách chia việc thế này:

• Nhân viên tự làm những việc nhẹ, việc của riêng mình: dọn bàn mình cuối ngày, rửa cốc mình, bỏ rác đúng chỗ. Mỗi người mất 5 phút.
• Thuê người theo giờ 2 - 3 buổi mỗi tuần làm phần nặng hơn: lau sàn kỹ, nhà vệ sinh, pantry, kính, lau bụi toàn bộ.
• Thuê làm sâu theo quý hoặc nửa năm: vệ sinh máy lạnh, giặt ghế, lau kính ngoài, tổng vệ sinh.

Làm vậy, tiền bỏ ra không nhiều hơn tự dọn bao nhiêu, mà văn phòng lúc nào cũng tươm tất. Nhân viên cũng không thấy mình bị "biến thành lao công", chỉ giữ gìn chỗ ngồi của chính mình.

Lịch vệ sinh mẫu cho văn phòng nhỏ

Anh chị có thể in lịch này ra dán ở pantry, hoặc đưa cho đơn vị vệ sinh làm căn cứ nghiệm thu.

Hằng ngày (nhân viên tự làm hoặc tạp vụ):

• Đổ rác, thay túi rác.
• Rửa cốc chén, lau bồn rửa.
• Dọn mặt bàn cá nhân.

2 - 3 buổi mỗi tuần (người vệ sinh):

• Quét, lau sàn toàn bộ, chú ý góc và gầm bàn.
• Làm sạch nhà vệ sinh, bổ sung giấy, nước rửa tay.
• Lau bàn họp, quầy lễ tân, tay nắm cửa, công tắc.
• Lau pantry, lò vi sóng, mặt tủ lạnh.

Hằng tuần:

• Lau bụi kệ, tủ hồ sơ, bệ cửa sổ, chân bàn ghế.
• Lau kính cửa ra vào, vách kính.
• Dọn tủ lạnh, bỏ đồ quá hạn. Cái này nên chốt một ngày cố định, không thì tủ lạnh văn phòng nào cũng thành kho đồ bỏ quên!

Hằng tháng:

• Lau đèn, quạt, lá điều hòa.
• Vệ sinh bàn phím, điện thoại bằng dung dịch có cồn.
• Hút bụi ghế nỉ, thảm.

3 - 6 tháng một lần:

• Vệ sinh máy lạnh.
• Giặt ghế, thảm.
• Lau kính mặt ngoài.
• Tổng vệ sinh, khử khuẩn.

Những lưu ý khi thuê dịch vụ vệ sinh cho văn phòng nhỏ

Quyết thuê rồi thì cũng nên để ý vài điều, để khỏi thuê xong lại hối hận.

Yêu cầu khảo sát trước khi báo giá. Văn phòng 80m2 mà có pantry nấu ăn, có thảm, có vách kính khác hẳn văn phòng 80m2 chỉ có bàn ghế. Báo giá qua điện thoại mà không xem tận nơi thì dễ phát sinh.

Xin bảng hạng mục chi tiết. Mỗi buổi làm những gì, tuần làm thêm gì, tháng làm thêm gì. Có bảng này thì nghiệm thu mới có căn cứ.

Hỏi rõ giá đã gồm gì. Có kèm dụng cụ, hóa chất, túi rác, giấy vệ sinh không? Làm ngoài giờ, cuối tuần có tính thêm không?

Đề nghị cố định người làm. Người quen việc thì làm nhanh, làm kỹ, và anh chị cũng yên tâm hơn khi giao chìa khóa.

Dặn trước chỗ không được đụng. Bàn kế toán, tủ hồ sơ, máy chủ, bàn của sếp... Nói trước một lần là đỡ rắc rối về sau.

Làm thử vài buổi. Đơn vị tử tế thường sẵn sàng cho làm thử trước khi ký dài. Thấy ổn rồi mới ký hợp đồng tháng.

Chọn đơn vị có địa chỉ rõ ràng. Thuê qua người quen giới thiệu hay trên mạng thì cũng nên kiểm tra công ty có văn phòng, có hợp đồng, có hóa đơn. Rẻ mà không có ai chịu trách nhiệm khi mất đồ thì không đáng.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng 50m2 thuê dọn 2 tiếng có đủ không?
Với việc duy trì hằng ngày thì 1,5 - 2 tiếng là đủ cho văn phòng 50m2. Nếu là buổi tổng vệ sinh lần đầu, văn phòng lâu ngày không dọn kỹ, thì nên tính 4 - 6 tiếng hoặc làm theo gói.

Nên cho người vệ sinh làm trước hay sau giờ làm?
Tùy văn phòng. Làm trước giờ (sáng sớm) thì đầu ngày mọi thứ sạch sẽ, nhưng rác của hôm trước nằm qua đêm. Làm sau giờ thì dọn được triệt để vì không ai ngồi bàn, nhưng cần người ở lại hoặc giao chìa khóa. Nhiều văn phòng chọn chiều muộn, 17h30 trở đi.

Có cần mua dụng cụ cho người vệ sinh không?
Nếu thuê dịch vụ trọn gói thì công ty tự mang dụng cụ, hóa chất. Thuê theo giờ giá rẻ thì nên hỏi kỹ, có nơi chỉ tính công, dụng cụ khách tự lo.

Bao lâu nên tổng vệ sinh văn phòng một lần?
3 - 6 tháng một lần là hợp lý. Văn phòng đông người, ở mặt đường nhiều bụi, hay tiếp khách thì nên 3 tháng. Trước Tết thì gần như văn phòng nào cũng nên làm.

Thuê theo giờ có phải ký hợp đồng không?
Thuê lẻ một vài buổi thì không bắt buộc. Nhưng nếu dùng đều đặn hằng tuần thì nên ký hợp đồng, có bảng hạng mục và điều khoản khi mất mát, hư hỏng. Có giấy tờ thì hai bên đều yên tâm.

Kết luận

Với văn phòng dưới 100m2, không có câu trả lời đúng cho tất cả. Nhưng tính kỹ ra thì thấy khá rõ:

• Văn phòng 2 - 5 người, ít khách: tự dọn là được, thuê làm sâu vài lần một năm.
• Văn phòng từ 7 - 8 người trở lên, hay có khách: thuê dịch vụ theo giờ hoặc gói định kỳ, chi phí xấp xỉ tự dọn mà sạch hơn nhiều.
• Tạp vụ cố định toàn thời gian: chỉ đáng khi văn phòng cần thêm một người hỗ trợ hành chính cả ngày.

Và cách lợi nhất thường là kết hợp: nhân viên giữ gọn chỗ của mình, người có nghề làm phần còn lại.

Nếu anh chị đang cân nhắc thuê người dọn văn phòng mà chưa biết cần bao nhiêu buổi, bao nhiêu giờ, cứ gọi cho Dịch vụ Nhà Sạch. Chúng tôi sẽ tới xem văn phòng, gợi ý gói phù hợp và báo giá rõ ràng từng hạng mục. Hotline miền Bắc 0943.165.678, miền Nam 0939.374.789, hoặc xem thêm tại dichvunhasach.vn.

Dịch vụ Nhà Sạch - Làm sạch những gì bạn muốn!